材料纸不够装订边的，要进行加边或包边处理。打孔装订不能压文字。必须拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。
第二步 分类
档案材料的分类有几点说明： 1、第四类、第九类材料的二级分类
今后，凡新建的干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。
2、内容交叉材料的分类：1、学生鉴定表，如果档案第四类中有毕业生登记表，则毕业生鉴定表归第三类；如无，归第四类第一层次。
2、招工政审表或招工登记表，后面有同意招工的审批意见和公章，而九二类无招工审批表，则招工政审表或招工登记表归九二类。
3、参加培训的，比如参加党校培训等，学员鉴定表归第四类的第四小层次培训材料类别去。一般归2个月以上的培训材料，不过建议只要是有完整材料的都收录。
第三步 排序
1.按材料形成的时间排序：
第一、二、三、七、十类；第九类每一小层次按形成时间排序。第四类基本也是按时间顺序排，但第四类的第一小层次中，注意要将同一个学历的材料放在一起，比如读大专的时
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候又去报考大学本科，那么大学本科的报考表按时间可能是在大专毕业登记表的前面，我们整理的时候不要把它插在大专材料中间，先排完大专的材料再排大学的材料。 2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序：
第五、八类材料按材料内容的主次及内在联系排列：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第八类要把解除处分的材料放在处分材料前面。第六类材料按共青团、共产党、民主党派的材料顺序排列，入团志愿书应排在入团的其它材料之前；入党志愿书应排在入党的其它材料之前。其它材料按时间先后依次排序。 3、特殊情况下的排列方法：
第五类、第八类材料，有时遇到特殊情况，即多次审查材料。主要有两种情况：
第一种是同一问题的多次审查材料。如同一个问题经过三次审查的材料，其排列方法是：把最后一次审查的材料放在前面，接着是第二次审查材料、第一次审查材料。
第二种是非同一问题的多次审查材料。其排列方法是先按问题性质排列，再按上述方法排列。 注意：
1、每类材料的第一份材料的右上角贴角标号。
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2、凡是有文字、表格的材料都应编页码，包括封面和有字的封底及扉页的填表说明。页码用铅笔写，位置：材料下边距居中。
3、每份材料要在右上角标注类号和顺序号。
不分小层次的类的标法如下：1-1，1-2，1-3，1-4??前面的1是指第一类的标识；破折号是指联接标识，后面的1、2、3、4??是指第几份材料的标识。其它类的依此类推，如第二类的，编为2-1，2-2，2-3，2-4?? 分小层次的类（第四、第九类）的标法如下：
第四类：4-1-1，4-1-2，4-1-3??前面的4是指第四类的标识；破折号是指联接标识，中间的1是指第一小层次的标识，后面的1、2、3、4??是指第几份材料的标识。其它小层次的依此类推，如第二类的，编为4-2-1，4-2-2，4-2-3，4-2-4??
第九类：同第四类编法。9-1-1，9-1-2，9-1-3??9-2-1，9-2-2，9-2-3，9-2-4??
第四步 编目（具体请参照新目录版式）
目录修订思路
1. “类号”改为“序号”；
2. “材料制成时间”改为“材料形成时间”； 3. 删除“份数”栏。 编目的具体要求
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1. 档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。
2. 每类目录之前应注明材料类号和类别名称。 3. “序号”填写材料类号和排列顺序号。
4．“材料名称”根据材料题目填写，必须名符其实。材料题目不长的应登记全称；无题目的应按材料内容拟定题目；材料题目过长的，可适当简化；凡材料题目不符合实际内容的应在《干部人事档案目录》备注栏注明。填写证明材料的名称要简明扼要，但不能简单地写成“证明”或“证明材料”几个字。可写成“XXX同志写的证明”、“XX单位写的证明”。 5. “材料形成时间”一般采用材料落款的时间。复制材料，采用原材料形成的时间。无形成时间的应尽量查明注明；若实在查不清的可空着不填写。 6. “页数”填写材料的页数。 7．“备注”填写需要说明的情况。
8. 每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
第五步 装订
1、为了妥善保管并利用档案材料，档案材料应采取活页装放，不再使用缝纫、裱糊等装订方式。
2、干部人事档案材料用纸规格、档案卷夹及打孔样式请按组通字[2012]28号文的要求进行。
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3、对一卷装不下的档案材料，要进行分卷。但应保持干部人事档案上下有机联系、连贯，不得将同一类别的材料分成两半，分别作两卷。一般应以材料较多的那一类另立卷。比如：把第五类分出独立成为正本（二），留下的成为正本（一）。正本（一）的目录的第五类只填写“五、政审材料” 即可，不必逐份逐页登记目录，但要在备注栏注明“详见正本（二）”，并留出空格备用。而另立的正本（二），则必须写上第五类标题并逐份逐页登记目录，其他各类的标题不必写，也不留各类的空格。
四、干部人事档案的保管和保护 （具体按《干部档案工作条例》执行。）
每千卷需20至25平方米；铁质档案柜；设置空调、去湿、灭火器等设备；防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温（温度14至24度；相对湿度45-65%）。
每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。 五、干部人事档案的提供利用和转递 （具体按《干部档案工作条例》执行。）
新提拔的处级干部，档案要按新标准整理装订，2个月内上报。
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干部人事档案整理工作实务
