阿拉善SEE生态协会/北京市企业家环保基金会
行政管理制度
合同管理办法
（SEEAD2011V1-03）
制度编号：SEEAD2011V1-03 编制部门：综合部 批准人：秘书长
生效日期：2011年04月07日 修订日期：2011年07月30日
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第一章 总则
第一条 总则
为规范合同签署流程、相关权限，明确合同保管的具体职责，特制定本管理办法。
第二条 合同定义（本管理办法适用范围）
阿拉善SEE生态协会（SEE协会）、北京市企业家环保基金会（SEE基金会）与平等主体的自然人、法人、其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第二章 合同签署
第三条 合同类型签署规定 1. 供应商类型的合同
依据供应商管理办法，行政人员在供应商选择过程中，针对具体需求面向市场进行性、价比较，并在合同审核单上签署书面意见。其它类型合同，行政人员不介入合同签署流程。 2. 劳务类型的合同
依据劳务费相关管理规定，由具有相关财务权限的主管总监、秘书长审批，由财务部进行法务审核、财务审核。 3. 其它类型的合同
依据合同审核流程签署，即部门经理（总监）确认---财务部进行法务审核、财务审核----秘书长审批。
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4、金额在2000元（含）以下的各类对外合作，可以不签署相关合同，依据发
票结算。
第四条 合同签署流程
1、各类合同由有关人员进行复核，部门经理或主管总监进行业务审核，财务部进行法务审核、财务审核，最终由秘书长审批签署、盖章。
2、所有合同签署时，需使用《合同审核单》（见附件一）, 并依据相关流程进行签署及审批。 3、 合同签署流程：
【特别说明：以下第一步只针对供应商类型的合同，其余类型的合同签署均从第二步开始】
） 第一步：进入供应商行政管理流程（参照《供应商管理办法》
第三步：经办人员提交合同至财务部进行法务审核、财务审核
第四步：经办人员提交合同至秘书长签署、盖章 第二步：经办人员提交合同至部门经理、主管总监审核
第三章 合同存档管理
第六条 合同存档
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1. 北京办公室的各类合同一式两份，签署、盖章完毕后，一份原件送行政人员
存档保管，同时填写《合同登记表》（见附件二）；一份原件送交合同当事人。行政人员将最终签署的合同原件扫描成pdf文件进行电子文件归档。阿拉善项目办公室的各类合同一式两份，签署、盖章完毕后，一份原件送交项目办行政人员存档保管，同时填写《合同登记表》（见附件二），复印件随相关财务结算申请送交财务工作人员保管，一份原件送交合同当事人。项目办行政人员需将最终签署的合同原件扫描成pdf文件，每季度随同《合同登记表》（复印件）一同发送综合部行政人员。纸质合同用于实物保管，电子版合同用于日常借阅。 第七条 合同归档
1. 北京办公室的合同由综合部行政人员负责统一编号、整理、保管；阿拉善项
目办的合同由项目办行政人员负责统一编号、整理、保管。
2. 合同编号方法：SEE协会（基金会）＋部门＋年份＋序号，每年年初的档案
号从01开始编起，如项目办编号为：SEEXHXMB2011001，SEE基金会资助项目编号为SEEJJH2011001；如果采用当事人的合同文本，也需在合同审核单中注明我方合同编号。
3. 编号后的合同由行政人员按部门分别进行纸质及电子版的整理、保管，并编
制年度登记表。
4. 合同执行过程中发生的变更，依据上述合同签署流程完成签署，并作为原合
同附件按照以上要求，进行相关的存档及保管。 第八条 合同借阅
1. 员工因工作需要可借阅本机构各项合同电子版。
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2. 因特殊情况借阅合同原件时，需与合同管理人员办理书面借阅手续。 3. 因机构审计、评估、年检等法定事务需要借阅合同原件时，由该项事务所属
部门经理作为经手人办理书面借阅手续。
4. 非机构人员借阅合同原件，需经秘书长签署同意，方可借阅。
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