建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范

(2009-8-22)

1 总则

1、0、1 为加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件与电子档案的安全保管与有效开发利用,制定本规范。

1、0、2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件与建设工程电子文件的归档与管理。 1、0、3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。 2 术语

2、0、1 建设电子文件electronic construction records

在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件与建设工程电子文件两大类。

2、0、2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration

建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理与业务技术活动中通过数字设备及环境生成的,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

2、0、3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering

在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件与竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。

2、0、4 建设电子档案electronic construction archives

具有参考与利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数与其她相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案与建设工程电子档案。 2、0、5 真实性 authenticity

电子文件的内容、结构与背景信息等与形成时的原始状况一致。 2、0、6 完整性 integrity

电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。 2、0、7 有效性 utility

电子文件的可理解性与可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性与兼容性等。

2、0、8 元数据metadata

描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。 2、0、9 在线式归档on-line filing

通过计算机网络,将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。 2、0、10 离线式归档off-line filing

建设电子文件与电子档案管理规范

将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程。 2、0、11 固化fixing

为避免电子文件因动态因素造成信息缺损的现象,而将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。

2、0、12 迁移migration

将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。

2、0、13 建设电子文件归档与管理系统 filing and management system of electronic construction records

对建设电子文件进行整理归档及管理的信息系统,具有确定归档范围与保管期限、登记、分类、著录、存储、保管、利用及数据交换等功能。该系统包括两个类型,即建设系统业务管理电子文件归档与管理系统与建设工程电子文件归档与管理系统。

3 基本规定

3、0、1 建设系统业务管理电子文件形成单位与建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理,将电子文件的形成、收集、积累、整理与归档纳入文件管理工作程序,明确责任岗位,指定专人管理。

3、0、2 建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门负责监督与指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理与归档,并定期向当地城建档案馆(室)移交建设系统业务管理电子档案。 3、0、3 在建设工程电子文件的整理归档与电子档案的验收移交工作中,建设单位应履行下列职责:

1 在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求;

2收集与积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件,并进行整理归档;

3组织、监督与检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累与整理归档工作;

4 收集与汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案;

5在组织工程竣工验收前,提请当地建设(城建)档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时,应同时提请对工程电子档案进行预验收;

6 对列入城建档案馆(室)接收范围的工程,按规定向当地城建档案馆(室)移交工程电子档案。

3、0、4 勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。建设(城建)档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导与预验收。

3、0、5 对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件,建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品,并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致,且二者之间必须建立关联。 3、0、6 建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归档与管理系统,实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据的连续管理。 3、0、7 建设电子文件形成单位与建设电子档案保管单位应采取措施,保证建设电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性,并应符合以下规定:

1 应建立规范的制度与工作程序并结合相应的技术措施,从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记,保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。

2应采取安全防护技术措施,保证建设电子文件的真实性。

建设电子文件与电子档案管理规范

3应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息与元数据。

4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

5建设电子文件的处理与保存应符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全与保密等级要求相符的防范对策。

3、0、8 建设电子文件形成单位与建设(城建)档案管理机构应对建设电子文件加强前端控制,实行全过程的管理与监控,保证管理工作的连续性。 3、0、9 建设(城建)档案管理机构应根据建设行业信息化现状,及时提出建设电子文件归档的技术性指导意见。建设电子文件形成单位据此明确规定各类建设电子文件归档的具体要求,保证归档质量。

4 电子文件的代码标识、格式与载体

4、0、1 电子文件的代码应包括稿本代码与类别代码。

1 稿本代码应按表4、0、1-1标识。 表4、0、1-1 稿本代码

稿本 草稿性电子文件 非正式电子文件 正式电子文件 2 类别代码应按表4、0、1-2标识。 表4、0、1-2 类别代码

文件类别 文本文件(Text) 图像文件(Image) 图形文件(Graphics) 影像文件(Video) 声音文件(Audio) 程序文件(Program) 数据文件(Data) 代码 T I G V A P D 代码 M U F 4、0、2 各种不同类别电子文件的存储应采用通用格式。通用格式应符合表4、0、2的规定。

表4、0、2 各类电子文件的通用格式 文件类别 文本文件 表格文件 图像文件 图形文件 影像文件 声音文件 通用格式 XML、DOC、TXT、RTF XLS、ET JPEG、TIFF DWG MPEG、AVI WAV、MP3 4、0、3 各种不同类别电子文件的存储亦可采用国务院建设行政主管部门与信息化主管部门认可的,能兼容各种电子文件的通用文档格式。

4、0、4 脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。