行政部管理实施细则
一、办公室
1、文书起草及各类文件的管理：
文书是指办公室所承办的文件、通知、信函、工作总结、申请报告、授权委托书、“三证”年检资料以及其他证明材料等的起草工作。文书的起草既要符合公司管理实际，又要符合当前法律法规的要求，文书起草人员应站在维护公司利益和形象的位置为公司开拓新思路，及时地宣传公司经营宗旨和对具体工作的目的及意见安排。不得无顾拖延文书的起草工作。
文件管理是指对各级行政主管部门以及公司下发的文件，包括各类传真文件、通知等，对所收到的各类文件应及时传递公司领导传阅登记，按照公司领导传阅意见立即付诸执行，对执行后的文件应妥善保管、及时存档，以备今后备查。
2、行政公章、合同章及企业各类证书的管理：
行政公章是公司对外的身份代表形式之一。它使用得正确如否，直接关系到公司的利益和形象声誉。所以正确使用管理公司的行政公章是件严肃的工作，根据公司的实际情况，对行政公章（包括法定代表人私章）作出具体的管理要求。
（1）行政公章和合同专用章（包括法定代表人私章）由办公室主任专管，任何人不得随意使用、任何人无权私自带出。若公章确需外出使用的，须由办公室主任或由办公室主任派专人前往使用，使用完后应登记并返还公章。
（2）对重要文件须使用行政公章和合同章的（包括法定代表人私章），办公室人员首先应请示领导批准，其程序是：请示领导批准—登记签字—使用—文件留底。
行政公章和合同章（包括法定代表人章）管理使用人员应有对公司高度负责的精神，严格审查、严格保管。切实维护好公司的根本利
益和良好形象。
企业各类证书包括有资质证书、营业执照、安全许可证以及税务登记证、组织机构代码证、三体系认证证书（质量管理、环境管理、职业健康安全管理）。还包括项目经理（建造师）证、五大员证、特殊工种证、技术职称证、各类荣誉证等。这些证书证件都是公司在生产经营过程中必不可少的，因此在平时的管理中，必须做到合理使用，妥善保管：①使用各类证件原件，必须首先予以登记签名，规定使用时间、使用地点、使用的工程名称；②使用各类证书复印件，必须加盖公司印章，予以登记后再发放使用。对损坏或丢失证书原件的，应视其情节作出相应的处罚或赔偿。
3、电话管理：
电话是公司对外联络的重要工具之一，利用其得当，能体现办事便捷、速度快、效益高、成本低，否则相反。因此，须对电话管理作出相关规定：①有重要的工程信息或办公业务使用电话时必须长话短讲，是市话的一般控制在5分钟之内，长途电话控制在3分钟之内；②属私人电话的原则上不得使用公司电话，确因事情紧急可用公司电话，但不得超出3分钟。③非本单位工作人员禁止使用公司电话。
办公室工作人员应及时传听电话，对接听的重要电话，应作好登记，并及时向领导作好汇报。
4、办公车辆管理：
办公车辆是公司领导外出处理重大公务、参加各类外务活动、办理紧急事务的专用交通工具，也是公司外部形象的具体象征，因此在平时使用过程中，应当做到管理得当、使用合理、维修及时、节支为本。
公司领导管理人员在使用办公车辆时应向办公室打招呼，由办公室统一安排司机出车，司机人员无权擅自出车。司机人员应当作好出车记录，并将出车里程、目的地、出车时间记录清楚。公司工作人员外出应自觉遵守公司管理制度，不在紧急情况下，不使用办公车辆。
司机人员应在公司办公室的安排下按时出车，安全到达目的地。
在行车过程中，应积极遵守交通规则，不得违章停车、超速行车和闯红灯，否则其罚款费用均由司机人员承担，出车任务完成后，应将车辆作一次例行检查，发现车况有异情，应及时向领导汇报，并予以维修，日常应保持车辆清洁，确保下次正常出车。
5、来客来访接待及日常事务管理：
公司办公室工作人员应有良好的精神风貌、文明办公、礼仪接待来访客人，并正确及时地处理日常事务。
① 工作人员应注意个人的仪表形象，须文明用语、礼貌待人。 ② 接待来访人员要主动热情，积极为来访人员介绍公司基本情况，宣传公司的经营方针和宗旨。
③ 对来访人员所需办理的业务要虑心诚恳、细致耐劳，让来访人员高兴而来，满意而归。
④ 处理日常事务要胆大心细，重大事务必须先请示领导，后作出处理。
⑤ 处理日常事务要正确及时，不得滥用职权，随意处置，不得拖拉推迟，否则所造成的损失则由个人负责。
6、办公设施管理：
办公设施是指办公用的桌、椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、扫描仪、饮水机、空调电扇等。为了正确使用并保护好这些设施，我们必须做到：
① 按照已作登记的各办公室办公用的桌椅及其他办公物品，各办公室负责人应积极爱护，不得随意损坏或丢失，对随意损坏丢失的应由其当事人负责进行维修或赔偿。
② 办公所用电脑、打印机、复印机、扫描仪等应由所在办公室负责人按照实际情况指派专人负责。采用专人使用、专人维修、专人负责的方法，确保机器的正常运转。禁止外单位人员使用电脑上网或打印文件。
③ 各科室使用空调电扇、饮水机，应本着节约用电的原则，合理使用空调，使用空调的时间可控制在上午10：00—11：20时、下
午2：30—5：00时之内。冷空调温度应控制在26℃以下，热空调在室外0℃以下时方可使用，温度控制在18－20℃之间。办公室外出办事时，应做到人走关机（包括饮水机在内），以确保节约用电。
7、环境卫生管理：
公司环境卫生是关系到机关工作人员身体健康的大事，也体现公司对外形象。因此，公司的院内及办公环境卫生不容忽视，为了创造一个良好的环境卫生条件，对公司大院及各办公室环境卫生作出如下具体要求：
① 公司大院内的卫生及花卉树木维护管理由门卫兼管负责，具体要求是院内卫生始终保持整洁卫生，停靠车辆整齐有序，花卉树木及时浇水，消灭杂草，保持花卉树木葱萃。
② 办公一楼及楼梯走道至二楼走道的上下（含董事长、总经理室、接待室、会议室）的卫生工作由门卫负责打扫，各科室的卫生均由各科室人员负责打扫。无人办公室的卫生均由工程部负责打扫。
③ 大院卫生以及接待室、会议室的卫生实行一天一检查，发现卫生死角要及时处理，各科室卫生实行一周一次检查评比。
④ 门卫人员负责的公厕卫生管理是一项十分敏感的问题，是企业卫生形象的第一直觉。因此做好本项工作必须要有不怕脏、不怕累的精神，认识要正确，思想要端正，要做到勤冲洗、勤打扫、勤喷洒消毒除臭药物。控制外埠人员来院内如厕，确保厕所每天的公众卫生。
8、水电管理：
水电是公司办公及职工日常生活必不可少的。为了管理好水电，必须遵照以下几点：
① 全体职工干部及居住院内的职工家属，应本着节约用水用电的原则，不随意浪费一滴水、一度电。
② 公司水、电实行有偿使用服务。水按水管部门人员每月抄得的表数。由公司财务科负责测算到各用户并收取水费。电按电管站每月抄表数，由办公室负责抄录各分户电表数，并按每度0.70元计算（印刷、电焊用电每度0.8元），由财务负责收取到各户。
③ 要加强对电线、用电设备的管理，定期检查电线、电器设备的使用完好性，做到防患于未然，切实保障用电安全。
9、作息时间管理：
为了切实遵守工作纪律，维护劳动者的合法权益，保证公司各项工作正常运转，对公司全年职工上班下班的时间作出以下规定：
公司机关职工每天上班实行指纹考勤签到方式，签到的记录一月完后，由办公室整理装订成册，作为年终考核依据。公司每年上班的作息时间分为两个时段。即2月1日—4月30日的上班时间为上午8：00—11：30分，下午2：00—5：30时， 5月1日起至9月30日止，上班时间为上午8：00—11：30时，下午2：30—6：00时，从10月1日起至1月31日上午8：00—11：30分，下午1：30—5：00时。
根据国家双休日制的有关规定，公司执行双休制度，星期六派人轮流值班，若遇重大的需要突击完成的工作，则可以调整休息日，确保公司的中心工作及时顺利地完成。在规定的上班时间内，工作人员不得随意缺岗离岗，不得迟到或早退。外出办事人员应及时向办公室说明去向，便于办公室日常的工作安排处理。
10、档案管理：
各类档案是公司全年生产经营过程的记录。管理好各类档案是领导制定方案、分析经营成果、处理全盘事务的需要，因此档案管理工作十分重要。
① 两部工作人员对各类文书、文件、合同、技术资料要认真地收集并分类整理，不得随意丢失或在文书、文件、合同资料上乱涂乱画。年度终了，应及时地分类装订成册，标明资料名称、编制档案号码，登记入册，及时归档，分类存放。
② 档案管理人员要对档案室、档案柜要及时清理，贴上标签，分类管理，搞好档案室的环境及卫生。室内要及时通风，保持干燥，以防霉烂受潮变质，影响查看效果。
③ 档案查看要严格实行借阅制度，查看任何档案资料要办理查
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