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会议运营管理复习资料
1、各类会议的英文表达、特征、本质属性、会场布置风格（做的笔记）。P2~6 各类会议的英文表达：
Congress—指普通大会、政治性的代表大会或专业人员代表大会。Convention—大型会议。Conference—专业性会议。Symposium—专题研讨性会议。Forum—论坛。Session—届会议。Workshop—专题讨论会（工作坊）。Seminar—研修会。Panel—专题研讨会。Colloquium—非正式研讨会。Training courses—培训课程。Lecture—讲座。Meeting—会议。Summit—峰会Fair—集市，展览会Exhibition—展览会Exposition—博览会Plenary—全体会议 会议的特征:（1）有明确的目的。（2）明确主题和议题。（3）有一定结果。（4）至少3人。（5）有主持人。（6）遵循一定规则。（7）短暂性行为。 会议的本质属性：（1）信息性（2）社会性（3）积聚性 会场布置风格（模式）：（1）礼堂式（剧院式）（2）教室式（3）全围式（4）半围式（5）分散式
2、会议产业的特征。（做的笔记）（1）属朝阳产业（2）以文化为其基本内涵（3）与旅游业密切相关（4）具有带动性
3、PCO含义、收费方式、作用。P112
PCO含义：专业会议组织者，英文全称Professional Conference Organizer，是指通过为客户组织、经办会议而获取收入的专业的会议组织机构。 收费方式：（1）包价式 （2）基本费+参会者人头费 （3）参会者人头费 （4）按小时收费 作用：会议主办者的顾问/参谋（专业）；会议主办者的助手（专业）；会议业的龙头。 4、会议申办机构、申办时费用。P148~150 会议申办机构：（1）组织委员会（organizing committee），是申办活动中的最高组织形式，是会议最重要的领导机构。（2）程序委员会（program committee） 负责申办活动中的全部专业问题（3）会议秘书处。是申办活动的常设机构（4）PCO。 申办会议的主要支出部分：（1）申办文件制作费用。（2）出国费用。（3）活动费用。（4）接待费用。（5）其他费用。
会议申办时费用：办公费用、申办材料的制作费用、公关费用、申办人员的国际旅费和在国外的食宿费用以及接待国际组织人员来我国考察的费用。 不可预见费用比例为多少。
这个只知道预计外支出费用比例：10%——20% 5、会议收入。P155
会议收入：主要来自注册费的收入，还包括会议附设展览会的收入、企业赞助和广告收入三部分。
6、不切实效会议的危害。（做的笔记） （1）会议目标无法实现，以目标为导向。（2）会议所承担的机会成本相当可观。（会议成本：时间成本、直接会议成本、效率损失）（3）与会者对会议不满。 7、会议的社会活动。P103 （1）会议开幕式（opening ceremony）。—最重要的活动（2）欢迎招待会（welcome reception）。（3）“茶歇”/咖歇（tea/coffee break）。（4）鸡尾酒会（cocktail party）。（5）体育、休闲活动。（6）参观、游览活动。（7）欢送/闭幕宴会（farewell/closing banquet）。 8、会议餐饮。P96~102 （1）餐饮种类
①早餐。②茶歇/咖歇。茶；茶和咖啡；茶、咖啡和点心。③会议午餐。④招待宴（酒）会
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⑤服务式晚餐。⑥自助式晚餐。⑦主题宴会。 （2）会议餐饮活动安排须知
①餐饮活动与会议预算的关系。一般情况下，餐饮活动总是在预算的严格控制下进行的，不能超出预算。②明确负责餐饮的人员。会议组织方：在会议组织委员会主席的领导下，由会议秘书长亲自负责与餐饮经理商谈，确定每个餐饮活动的细节，大原则确定后，会前的确认可委托秘书长的某个工作人员具体负责。会议餐饮服务方：应安排一个主管以上的管理人员作为餐饮负责人，全面负责会议的餐饮服务。③餐饮活动预订事项。日期（举办活动的日期、时间和场地）；时间（一经公布，没特殊原因，不得更改）；场地（提前于预订，一般在活动前的3个月才能得到有效确认）；形式（自助餐和桌餐）；价格；菜单（男女有别、饮食禁忌、饮食营养与健康）；酒水（确定酒水种类；酒水的付款方式：按实际消费付费，按餐饮活动价格的比例付费）；预订人数（人数调整的比例在5%左右）；主桌；音响设备；付款方式（一般都要求用支票现付）；签字负责人。 9、国际会议社团文件。P136
（1）该国际社团的章程 （2）举办该社团会议时对东道国的要求 10、征文通知书印刷的原因。P189
（1）征文通知书的发放是宣传推广会议的最重要和最直接的手段 （2）征文通知书的体积小、重量轻，印刷和邮寄费都不会太贵
（3）大多数的与会代表要从征文通知书上了解到会议网页，才有肯呢过今后通过会议网站获取会议信息
11、会议注册方式、注册工作的内容。P225~228 会议注册方式：预先注册和现场注册。
预先注册：指潜在观众在会展开始前办理注册手续，并交纳注册费，表示要参会。作用：提高展会宣传效果；减轻现场登记工作压力；提前掌握人数和名单，也便于客房和餐饮安排。方式：电邮、互联网、传真、邮寄
现场注册的工作：为观众（与会者）办理现场登记和为预先登记的打印入场证。作用：增加现场观众的补救环节；预先注册的确认环节。 会议注册工作的内容：（1）预先注册（pre-registration）（2）现场注册（on-site registration）（3）旅游和票证服务（tour and ticket service）（4）领取会议文件（documents pick-up）（5）会议专业服务（scientific information）（6）会议管理组 12、会议成本费用控制方法。P280
（1）制定会议成本费用标准 方法：分解法、定额法、预算法
（2）成本费用控制的方法 ①建立成本费用控制信息系统 ②实行责任成本费用制 ③成本费用控制的监督和检查
13、会议财务管理内容、费用包括哪些。P255
会议财务管理：指会议活动的组织者组织财务活动、处理会议活动中财务关系的管理工作。 会议财务管理内容：
（1）会议财务计划管理。首先是从财务计划管理开始的，在资金运动规律的基础上正确地编制会议预算。会议预算是会议财务计划管理的重要依据。
（2）会议日常财务管理。包括会议资金管理、费用管理和会议余款的处理。
（3）会议财务分析。是对会议财务状况的分析和研究，在对流动资金的应用和费用开支的分析中，检查会议的财务状况和存在的问题，提出切实可行的改进意见。最终目的是要保证实现会议的财务目标。盈利能力指标、运营、偿债、发展能力指标。
会议财务管理费用：是付给为会议提供会计服务工作的机构的财务服务费。 14、会议管理流程。（百度的）
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确定会议主题、审核、会议准备、会议服务、会议评估、会议跟进 会议策划——准备——实施——总结/评估（策划书上的笔迹） 15、公司和社团会议选择场地的偏好（因素）。P24 （1）会议室的数量、大小、质量（场地）（2）可协商的餐饮与房间价格（食宿价格）（3）食品服务质量（服务）
16、国际社团会议审批权限和时限。P134 国际社团会议审批的权限：（1）省、部级以下部门无权批准举办国际会议。（2）举办大型国际社团会议，须经外交部同意，报国务院批准。（3）需要国家财政经费支持的国际会议都必须先经财政部同意后方能开始办理会议的其他审批手续。 国际社团会议审批的时限：（1）由省、部级审批的国际会议，一般应提前8至12个月申请报批。（2）需上报国务院批准的国际会议，应提前12个月提出申请报批。（3）需国家财政经费支持，申请报告应在会议举办前一年的3月份以前提出，以便纳入年度计划和预算。 17、会议附设展览与商业性展览的区别。P107
（1）观众面不同。会议附设展览会主要面向会议参加者；商业性展览会面向整个行业甚至整个社会有兴趣的人。（2）组织观众所花工夫不同。会议附设展览会基本不需要做面向行业或社会展览的营销宣传活动，只需对与会者做些宣传工作即可；商业性展览会需要进行展览的营销宣传活动，以争取尽可能多的观众参观展览。（3）展览主办者收入来源不同。会议附设展览主办者的展览收入只有来自参展商的展位费，观众参观通常都是免费的，主办者没有门票收入；商业性展览主办者的展览收入有来自参展商的展位费和向参观者收取门票费。 18、会议论文征集阶段主要工作。P183~197
（1）确定会议的专业内容（确定会议主题和相关的议题、确定会议的初步日程、确定征文的形式）
（2）编辑印刷征文通知书（征文通知书的封面；征文通知书的主页—大会主席的邀请信、组织机构、学术题目、征文要求、会议初步日程、初步旅游线路、联系方法、重要日期；表格—论文摘要表、反馈表、；征文通知书的印刷）
（3）征文通知书的发放—宣传推广会议的最重要和最直接的手段 （4）论文和表格的接受
（5）论文的评审和录取（评审标准：内容切题、篇幅按规定、格式符合标准、语言；方式：集中开会、邮寄和网上评审；接受比例：特邀演讲和一般演讲、大会演讲和分组会演讲—1:3，最多1:2；口头演讲和张贴论文：按论文数量定；国外代表演讲和国内代表演讲：2:1） （6）编辑出版论文集（主要内容：欢迎词、组织机构、学术日程、论文、作者索引） 19、申办会议预算有哪些、编制预算的先后顺序。P261、P263
会议预算主要由会议收入和支出两部分组成，支出部分又分为固定支出和可变支出两部分。 编制预算的先后顺序：依次为编制会议的固定支出、可变支出、会议的收入和预算总结。 20、会议初期筹办的主要内容。P173~183 （1）会议组织机构的建立。（2）制定会议工作计划。（3）公关宣传工作。（4）选择PCO。（5）编制会议预算和落实会议筹备经费。（6）初步挑选会议场所和会议住宿、餐饮场所等供应机构。 会议筹备内容：（1）会议初期筹备（2）会议论文征集（3）会议预先注册 21、会议重要日期确定的具体内容。P179~180 （1）开始征集论文的时间。大型会议一般应在会议召开的前20个月左右开始启动，中小型会议一般应在会议召开前的1到半年左右开始启动。（国内 1年） （2）论文投稿的截止时间。若是上半年举办的会议，投稿截止时间可定在前一年的10月份；若是在下半年举办的会议，可放到前一年的年底或当年的年初。国内一般为1个月。
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（3）论文录取通知书发出的时间。一般应在注册通知发放之前或同时发出。邮件形式。 （4）注册通知的发放时间。寄出的时间最好是在会前6个月以上。
（5）预先注册的截止时间。视会议规模大小而定，大型会议的时间可以提前一些，可以订在会前3到4个月。
（6）宾馆和旅游预订的截止时间。规模在上千人的会议要求截止时间在会前的3至4个月；几百人的会议2个月左右就可以。国内一般为15天。 22、安排会议附设展览的作用P106 对参展商的好处：
（1）市场导向，直接接触目标市场。（2）可以在短时间内与潜在的顾客进行信息交流。（3）获得向潜在的顾客进行产品展示的机会，从而获得商机。（4）可以通过得到的会议论文了解本专业领域内世界上最新技术和未来发展动向。（5）参展商还可以了解到同领域竞争者的产品性能和销售方式，以便及时调整自己企业的生产和销售策略。 对会议主办者的好处：
（1）增加会议收入 （2）可以增加预先筹款 （3）增加会议产品的价值 （4）有助于会议产品的促销，增加参会人数 对与会者的好处：
（1）看到新产品，了解专业、行业的产品发展情况 （2）与专业、行业产品生产商直接交流，提高直接的研究水平 （3）比较各家参展商产品的质量、价格、服务，利于对未来的购买作出正确的决策 （4）享受到丰富多彩的会议内容 23、会议财务活动的特点。P254（两入两出一分配） （1）会议筹备初期。筹措资金。（2）会议启动资金的消耗，形成了会议的筹备成本。（3）会议的收入。（4）会议举行期间会资金的支出。（5）会议结束后剩余资金的分配。
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