连云港市建设房屋、市政工程
竣工档案归档整理手册
连云港市城建档案馆编印
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目 录
1 城建档案馆工作职责及业务流程
1.1 档案馆工作职责 页 1.2 城建档案工作流程 页
2 各有关单位在编报竣工档案工作中的职责
2.1 建设单位 2.2 施工单位 2.3 设计单位 2.4 勘察、监理单位 2.5 城建档案馆
3 工程文件的具体归档范围及质量要求
3.1 工程文件的具体归档范围 3.2 归档文件的质量要求
4 工程文件的立卷及档案的移交
4.1 工程文件的立卷 4.2 工程档案的移交
5 竣工图的编制方法及注意事项
5.1 竣工图的编制方法 5.2 竣工图编制中的注意事项
6 城建档案馆业务指导内容及联系电话
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1 城建档案馆工作职责及业务流程
1.1 主要职责
1.1.1 认真贯彻执行党和国家关于城建档案工作的方针、政策、法律、法规和规章，制定并组织实施城建档案工作的具体业务标准和技术规范。
1.1.2 收集、整理、保管全市具有永久和长期保存价值的城市建设档案资料。 1.1.3 科学管理接收进馆的档案资料，积极开展档案利用工作，为城市各项工作服务。 1.1.4 监督、检查和指导全市城建档案工作。
1.1.5 根据城市规划、建设、管理和科研工作的需要开展编研工作，积极开发信息资源，拓展利用领域，使之成为城建档案资料的储存、利用、咨询和交流的服务中心。 1.1.6 编制并组织实施我市城建档案事业规划和工作计划。
1.1.7 组织并指导城建档案工作的理论研究和科研工作，负责城建档案工作人员的业务培训。
1.2 城建档案工作流程
1.2.1 连云港市建设工程档案工作流程图
1.2.2 流程详解
1 建设单位凭建设工程项目批文（立项批复或基本建设投资项目登记证）、建筑总平面布置图，到城建档案馆（审批中心窗口）办理《建设工程档案报送保证卡》，并签订《建设工程档案报送责任书》，交纳档案管理费用，（详见：连价服字〔2008〕55号文）。
2 建设单位凭《建设工程档案报送保证卡》办理《建设工程规划许可证》、《施工许可证》。 3 建设单位在与招标、勘察、设计、监理、施工等单位签订合同时，要明确各方在建立城建档案工作中的职责，及时收集和整理建设工程各阶段形成的文件，并进行立卷归档。
4 城建档案馆业务指导人员对相关单位进行业务培训、上门指导、电话咨询和现场督查。
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5 建设单位在组织竣工验收时，应有城建档案馆人员参加，验收工程竣工资料。
6 建设单位在工程通过竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套完整、准确、符合要求的工程竣工资料到业务指导科, 并办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。
7 业务指导科详细审核竣工档案后，在3～5个工作日内发出整改通知，建设单位根据整改通知要求，认真对竣工档案进行整改。
8 在工程档案符合要求后，城建档案馆出具《江苏省建设工程档案专项验收意见书》，建设单位凭《专项验收意见书》和其他相关材料到建设局办理竣工备案手续。
9 建设单位在工程备案完毕后将《竣工验收备案表》送至城建档案馆，城建档案馆出具《建设工程档案接收证明书》。
10 建设单位凭《建设工程档案接收证明书》及其他相关材料到市产权处办理产权。 11 城建档案馆对接收的竣工档案进行编审、整理、分类、编目、输入微机、入库上架。 12 对不按要求移交城建档案或不移交城建档案的单位按照有关法律、法规进行处罚。
2 各有关单位在编报竣工档案工作中的职责
2.1 建设单位
2.1.1 在与工程招标、勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件资料的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。
2.1.2 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档。
2.1.3 负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。 2.1.4 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
2.1.5 在组织工程竣工验收时，必须邀请城建档案馆参加。档案资料不符合要求的，不得通过竣工验收。
2.1.6 工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆移交一套符合规定的竣工档案。
2.2 施工单位
2.2.1 做好施工记录，收集保管好各类施工技术文件材料。待工程竣工验收后，将本单位形成的工程竣工文件立卷后向建设单位移交。
2.2.2 按照有关竣工图编制的规定，认真编制竣工图，竣工图的编制一定要与工程进度同步，并作为工程竣工验收的条件之一，竣工图未做，工程不得验收。
2.2.3 建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分保单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交。各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
2.3、设计单位
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2.3.1 及时向建设单位提供设计文件，保证施工顺利进行。
2.3.2 根据建设单位和施工单位的要求，视工程实际情况，出具的设计变更通知单应符合规范要求。
2.3.3 如因设计原因造成工程较大变更而不能局部修改设计施工图为竣工图时，应由设计单位负责编制竣工图。
2.4、勘察、监理单位
2.4.1 应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。监理单位应代表建设单位对照相关要求审核施工、设计、勘察单位形成的竣工资料，督促相关资料的形成。
2.5、城建档案馆
2.5.1 对工程文件归档工作进行监督、检查、指导。
3 工程文件的具体归档范围及质量要求
3.1 工程文件的归档范围
3.1.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
3.1.2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录的要求。（见附录A、B）
3.2 归档文件的质量要求
3.2.1 所有归档的文件必须是原件。
3.2.2 所有的工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和要求。
3.2.3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。如签名等部分，必须是本人签名，不得代签。用软件做出的档案，其签名必须手写，不得打印。
3.2.4 工程文件必须保持完整。日期、签名、意见等栏目必须按要求填写齐全。要求盖章之处必须加盖公章。
3.2.5 书写必须规范。工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
3.2.6 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表，签字盖章手续完备。。不得随意修改、涂画。 3.2.7 文件用纸应采用便于长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
3.2.8 工程文件材料幅面应为A4规格（297mm×210mm）。图纸宜应采用国家标准图幅。 3.2.9 档案纸张、图纸如有破损，请用普通浆糊和纸张粘贴，不得使用不干胶、双面胶及透明胶等。
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