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会议室使用管理制度

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会议室使用管理制度

第一章 总 则

为了规范公司的会议管理,加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好,提高会议管理工作效率、会议质量,确保公司各项目会议的顺利召开,特制定本管理办法。

第二章 适用范围

第一条 会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。

第二条 本管理办法适用于公司各级、各类会议的组织和管理。

第三章 会议的类型及使用原则

第三条 公司会议类型有公司办公例会、日常工作会议、重要来宾接待会议、专题会议、培训会议和临时会议等。

第四条 会议室使用原则:

一、会议室使用需遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;临时情况使用各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商调整使用,但不可影响后续其他预约情况;

二、会议组织部门根据会议类型、参会人员级别和参会人数提前到前台填写《会议室预约登记表》预约会议室;涉及接待重要来宾或专题会议等重大会议时,应填写《会议接待需求表》;

三、如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政部负责人,根据实际

情况协调会议室使用,事后补办有关登记;

四、部门应在所预约时间到达会议室,并开始使用。若长时间未到,则会议室使用权由行政部另作安排;

五、如部门临时取消申请,再需使用时,需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用,超时部门必须离开会议室,终止使用该会议室。

第四章 会议准备

第五条 会议组织部门应根据会议类型、与会人员级别等内容,提前到行政部指定人员进行登记预约,涉及重大会议时,应填写《会议接待需求表》,经行政部审批。

第六条 所有会议的主持人、召集部门、与会人员及与会领导都应该做好充分准备工作,以便会议高效、有序进行。

第七条 会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容: 一、明确会议主题、会议主持人、会议时间、明确参会人员,准备会议议程表、会议资料及签到表,并且指定人员进行会议纪要;

二、涉及接待重要领导或贵宾的会议,需要提前与行政部确认该贵宾或领导的住宿、行程、用餐等安排及相关费用等事项;

三、会议通知由会议组织方或人员发布。

第八条 行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求,需要准备以下内容:

一、应于会议前10分钟,准备好茶水、茶歇(水果、点心)、会场布置(包括会议电脑、视频会议链接、音响、投影、条幅标语、座位及名牌、照明、笔、信纸、鲜花等)工作;

二、涉及接待重要来宾的行政工作,包括酒店住宿、来宾用车、用餐预定等。

第五章 会中服务和会议要求

第九条 会场服务

会场服务主要由行政部负责。

一、引导座位:会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位名牌,可引导与会人员 尽快就座,特别要注意主要领导人员和重要贵宾人员的座次位置;

二、茶水服务:会议开始后,人力行政人员应指定前台工作人员,每隔15-20分钟添加茶水,根据与会人员饮水情况,自行调整添加茶水间隔时间;

三、维护会场秩序:保证会场内外安静,注意会场周围无关人员大声喧哗或闯入会场内,影响会议正常进行;

四、内外联系、传递信息:做好内外联系及信息传递工作,包括会议进行中领导对外要办的事项、外来人员电话接听、重要日程安排及接待等事项。

第十条 会议要求

一、 请与会人员严格遵守会议时间,切勿迟到或无故早退; 二、会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告

知与会人员;

三、会中,与会人员应及时关闭手机铃声,打开震动;请勿随意打断他人发言;急需接听电话,须到场外接听。

第六章 会后工作

第十一条 会议结束后,各部门应做好收尾工作。

一、会场清理:各部门使用后要及时关闭投影仪,视频等设备,椅子及时归位。行政部会后检查并整理会场,保持会场清洁。清点会场设备,保证会场内设备完好。会议室使用完毕后,随时关闭门、窗和全部设施、设备、电源,其实做好防火、防盗及其他安全工作;

二、会议纪要:由会议组织部门指定人员做好会议纪要,并成文由与会人员签字确认;

三、贵宾接待工作:涉及会后接待用餐或接待用车,由责任部门陪同,行政部协助安排用餐及行程用车,直至接待工作结束。

第七章 会议室的管理

第十二条 会议室由行政部指定专人管理,各部门在使用会议室过程中,要保持卫生,禁止吸烟,爱护室内设备。会议室内的设备、工具、办公用品未征得公司同意,任何人不得随意拿出会议室或挪作他用。

第十三条 会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫,要做好日常清洁工作。为保持公司形象,公司员工切勿将私人物品摆放于会议室。

第十四条 如遇下班或节假日,会议室管理人员应做到门窗关闭、

电源关闭,遥控器等小件物品应及时收纳,做好防火、防盗安全工作。

第八章 附 则

第十五条 本制度由行政部指定,经区域总经理审批,报批集团通过后生效。

第十六条 本办法的解释权和修改权归行政部所有。 第十七条 其他内容

附件一:《会议室预约使用登记表》 附件二:《会议接待需求表》

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会议室使用管理制度

会议室使用管理制度第一章总则为了规范公司的会议管理,加强会议室的合理利用并对其进行有效管理、保证会议室的整洁及各类设施的完好,提高会议管理工作效率、会议质量,确保公司各项目会议的顺利召开,特制定本管理办法。第二章适用范围第一条会议室仅限于本公司用于举行各类会议、开展各部门培训及重要来宾接待等工作使用。
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