规范档案管理 促进学校可持续发展
—天河区员村小学省档案综合管理特级单位复评报告
我校一贯重视档案管理工作，在2006年7月被评为广东省档案综合管理特级单位的基础上，我校档案管理工作坚持以科学发展观为指导，在天河区档案局和天河区教育局的领导下，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及《广州市中小学、幼儿园档案工作管理规范》，以科学、规范、有序的方式管理学校档案，充分发挥了其为学校科学发展服务的功能，促进了学校整体办学水平的提升。下面向各位领导汇报我校的档案管理工作的情况： 一、加强档案意识，提高管理水平
随着教育事业改革的不断深入发展，依法治校、规范管理是学校可持续发展的保证，档案管理作为学校管理工作中的一项重要内容，更需要进一步规范化。为加强档案的综合管理，全面提升档案管理与利用水平，适应新形势下学校档案综合管理工作的要求，我校注意加强了对学校档案工作的领导，始终坚持把规范和完善档案管理工作列入学校建设的重要议事日程中，做到常议常抓，实现了层级管理、培训到位、责任到人。
思想认识是一切行动的先导，在档案管理工作中，我校坚持把加强学校教职工的档案意识放在重要位置。主要是抓好档案法律法规的学习教育，不断加大对《档案法》及相关法律法规的学习、宣传力度，将其列入年度学习教育的重要内容。学校利用教师大会及校本培训组
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织教师认真学习了《中华人民共和国档案法》、《广州市中小学、幼儿园档案工作管理规范》、《中华人民共和国保守国家秘密保密法》和《关于加强新时期档案工作的意见》等文件，通过广泛深入学习宣传，全体教职工档案工作意识普遍增强，对档案工作重要性认识大大提高，都能自觉遵守学校档案管理的各项规定，为档案管理工作营造了良好的氛围。
在实际工作中，我校通过专家引领，领导带头，各部门分工协作的方式来提高档案工作管理水平，学校每学年制定了档案管理计划，落实档案管理专项经费，设置科学合理的档案工作机构网络，学校党、政、教学、基建、设备、财会、声像、实物等各门类的档案管理均有相关人员负责落实，大家在专家的引领下通过边做边学，不断熟悉业务，并在实际操作的过程中及时发现问题，逐步修改、并进一步完善了档案综合管理的规章制度。学校还选派责任心强、有一定业务能力的年轻教师参加市、区档案局组织的各种档案业务培训，考取档案人员上岗资格证书，目前持有档案人员上岗资格证的老师共有7人。通过学习进一步提高了档案工作人员的业务能力。由于学校的档案管理工作有计划、有制度、落实到位，为学校档案管理工作有序开展奠定了良好基础。
二、规范档案程序、有序开展工作
在档案管理工作中，我们严格规范档案管理的收集、整理、立卷、归档、保管和利用等六大环节，按收集齐全、分类合理、立卷科学、归档及时、保管安全、使用方便的原则有序开展工作。
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1、注重方法，广泛收集
档案的收集就是档案工作的源头，是整个档案工作的基础。由于平时工作的需要，学校的材料都分散在各个部门和经办人手中，只有做好材料的收集工作，才能确保档案的完整、准确、系统和齐全，更好地为教育教学服务。
为此，我们的档案负责人每学期都提前立好案卷类目，以书面通知的形式发给各个领导，教研组、年级组长及有关人员，每学期开学初，我们都向学校每位教师派发一个档案袋，要求大家对具有保存、查考、利用价值的各种文字、图表、声像材料进行及时收集，做好预立卷工作，使整个收集过程做到随时随地，贯穿学期始末。
2、细致整理、及时归档
对于收集到的材料，我们的档案管理人员能够做到随时分门别类上架归卷。文件归卷后，归卷类目就固定了文件暂时存放的位置，也就同时指示出文件保存的地点，能起到检索工具的作用，方便了当年文件的查找利用工作。同时把立卷的工作量化整为零随时办理，可以减轻年终或学年度立卷归档的工作量，又可以集中精力进一步就文件内容进行鉴定整理，从而保证了案卷的质量。
在整理这一中心环节，学校档案管理人员以认真负责的工作态度，细致耐心地对各种材料进行梳理，把各种文件材料根据问题特征、名称特征、作者特征等特点进行系统的整理排列，尽量做到一事一卷，保持卷内文件材料之间的有机联系，不使其材料割裂分散，在确定材料有否保存价值、保管年限长短等问题的过程中，互相探讨，认真鉴
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定，合理地决定材料的存留，科学地确定材料的保管期限。在整理过程中，我们的档案工作人员就是细心的穿针引线人，他们认真的工作态度，大大提高了我校档案信息资源的质量和价值，也正因为这样，才使学校的档案管理做到立卷科学，归档及时，为学校档案资料的有效利用打下了基础。
在学校档案工作管理人员的共同努力下，截止到今年10月份，我校综合档案室共归档案3230卷，比2006年7月接受达标检查时共增加了文书类档案1085卷。其中：党群行政类1001卷；教育教学类1085卷；教师业务档案446卷；会计档案446 卷，基建类档案30卷；仪器设备50卷；声像档案光盘159卷，照片档案52册，实物档案334件，保管资料293册，做到了组卷合理，保管期限划分准确，卷内文件排列有序，目录清晰，案卷标题明确，装订规范整齐。同时，我们还组织续写了学校组织沿革、大事记、全宗指南、综合实践教育成果集等文件汇编和专题资料，为促进学校工作起到了积极的作用。 三、 发挥档案效能，服务学校发展
2006年7月我校被评为省特档案综合管理单位时，学校的发展正面临新的机遇，同年的12月我校申报了广东省绿色级学校的评估，根据省绿色学校评审标准的要求，评估组需要对我校在办学条件、宣传教育、教育特色、教育成果等各方面近三百项的材料内容进行考察，这是对我们综合档案管理工作的巨大考验，由于档案小组日常对资料的收集、整理、核对及归档做得细致周密，在申报省绿色学校过程中，我们通过档案检索系统迅速查找、调出相关档案材料，不仅做到了准
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确、快速、高效，而且各类资料详实充分，得到了评估专家的好评，圆满地完成了此次评估任务，为学校成功通过广东省省绿色级学校评估发挥了积极的作用。像这样成功开发利用的事例还有很多，如：学校2007年11月广州省安全文明校园评估、2008年广州市综合实践样本学校、天河区书香校园、2009年广东省安全文明校园安全文明校园评审及广州市规范化学校的中期评估，区党政领导班子履行基础教育职责考核等工作，还有广州市创文创卫、区安全卫生、计划生育、财务审计等专项检查，档案室都发挥了极其重要的作用。此外，学校内的各类评优评先工作，教师个人评先评奖、职务晋升等工作，还有最近的奖励性绩效工资的计发等工作也体现了学校综合档案室先进的服务功能。
学校综合档案管理工作的有效开展，不仅促进了学校的发展，也在社区和谐发展中起到了一定带动作用。2008年12月员村街美林海岸社区申报广州市绿色社区，需要我校提供社区内学校开展环境教育的档案资料，因我校档案资料详实具体，广州市绿色社区评估考核小组对学校的教育给予高度评价，员村街美林海岸社区顺利通过了广州市绿色社区的评审。2010年7月广州市天河区迎接全国未成年人思想道德建设测评，需要区内各小学提供相关的档案资料，我校是区内所有学校中资料做得最规范、最齐全的学校，收到了区教育局的表扬。
四、改善工作环境，立足长远发展
2010年7月前我校综合档案室在员村三横路15号总校区，总
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省一级档案综合管理单位复评报告
