档案的作用与价值略论
作者：王建华
来源：《办公室业务》 2016年第12期
文/辽宁省凌源市采供血办公室 王建华
【摘要】档案是人类文明的伴生物，本文论述了档案的作用、档案的价值概念，最后总结了发挥档案作用与价值的有效途径。
【关键词】档案的作用；档案的价值；凭证价值；情报价值
在人类漫长的文明史中，无论各个国家的政权性质如何、发达程度如何，都无一例外日积月累地形成和保存档案，并将其流传于后世。档案具有广泛的社会作用和社会价值。档案的作用和利用价值主要表现在以下六个方面：
一、行政管理的查考凭据
档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称为资治作用或行政作用。大量事实证明，大至制定党和国家的方针政策，小到处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。
二、生产建设的参考依据
档案作为历史的记录，在每一个业务领域中都可发挥重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件。这是因为：第一，人类的生产、经营等各种业务活动与行政管理一样都是一个连续的过程，是以部分地继承前人的成果、经验为条件的。没有这种连续和继承，社会生产力就难以发展，各项业务就失去了根基。因此，在各项业务活动中经常需要查阅以往的记录作为继续工作的依据。第二，在业务活动中，利用前人的记录常常需要精确的记录，这是人脑记忆和口头传达难以满足的。
档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及经营管理和生产技术等各方面的信息，都可能作为工农业生产和经济管理的参考材料。无论普通档案，还是科学技术等专门档案，在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，能够为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制定经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。大量实践证明，充分利用档案，对加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。
三、政治斗争的必要工具
档案中记载了社会阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。今后，政治斗争还将在一定范围内长期存在，仍须正确地发挥档案的政治作用。
四、科学研究的可靠资料
档案与科学研究紧密相连，档案是人类文明的产物，是历史文化遗产中必不可少的组成部分。社会文化的发展是具有历史连续性的，社会物质生产发展的连续性是文化发展历史连续性的基础，而档案的存在和发展是文化发展连续性的重要条件之一。无论是自然科学还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。所以人们常常比喻说，档案是从事科学研究不可缺少的“食粮”；自古以来，编史修志更离不开档案，历史实践证明，历史研究不能只靠一些间接的材料，必须以可靠的资料，特别是以档案为依据，才能准确地阐明事实，科学地总结发展规律。
五、宣传教育的生动素材
古人立档有直接或间接的目的，一方面反映了中央集权制的封建政权在政治方面的需要，另一方面也是所谓文化——“文治教化”的需要。教育指的是按照一定的社会要求，对受教育者的身心施以影响的一种有目的、有计划的活动。档案翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋进的足迹，它既反映了人类同大自然和社会邪恶势力搏斗的胜利，也反映了国家和民族、党和人民历经危难而不屈的民族精神。档案之所以成为宣传教育的生动素材，是因为它以历史性、直观性和原始性等特点而见长。在我国，档案的教育作用大多通过展览的形式发挥出来。利用档案举办展览、开展演讲报告等多项宣传教育活动，可以突破各种限制，尽可能多地扩大受众面，让更多的人了解真相、接受历史教育。
六、维护国家、集体和个人权益的法律书证
档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。法律作用是档案凭证价值的重要体现。为此，从古到今，各国政府都把档案作为一种斗争的武器。在奴隶社会、资本主义社会中，统治阶级把档案看作“插入鞘中的剑”“社会的甲胄”。在我国大量的档案中，记载着国内外不同时期和各个方面的活动以及我国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。档案能够以其内容、涵义和外型特征如实地说明历史上的某些事件，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。
档案之所以需要保存，并且能够世代流传，是因为它具备特有的作用和价值。档案的作用和价值确实相当广泛，而人们又往往从不同的角度来说明档案的作用和价值。正确地认识档案的作用和价值，对于理解档案的性质、科学地管理档案和充分发挥档案的社会效益和效益，具有重要意义。
【参考文献】
[1]冯惠玲,张辑哲主编.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社,2001.
[2]陈兆祦，和宝荣，王英玮主编.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社,2005.
档案的作用与价值略论
