纸质科技档案页码编制方法与策略探析
作者：车建 武 田煜
来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第1期
文/中国联通河南省分公司办公室 车建武 田煜
【摘要】纸质科技档案页码编制的科学性和质量高低对科技档案整理、保管、统计、利用、数字化等工作具有重要影响。文章以科技档案整理业务规范为依据，系统梳理实际操作工作经验，探讨分析科技档案页码编制的原则、要求、方法及特殊情况的处置手段，为提升页码编制质量提供借鉴。
【关键词】科技档案；页码；方法；技术
纸质科技档案页码编制是固化科技档案分类和排序成果的重要手段。在科技档案整理工作中，页码编制是确保科技档案系统性的基础和前提；在多套制管理中，可以通过不同套内相同文件页码的相互印证判断页码编制的准确性；在借阅管理中，可以通过核对档案页码编制的连续性，为检查文件是否散失提供重要线索；在纸质档案数字化处理工作中，纸质档案的总页数是核对数字化图像是否漏扫与重扫的重要参照物。上述例子不胜枚举，科技档案页码编制在科技档案整理、保管、统计、利用、数字化等工作中发挥的作用毋庸置疑，其重要性不言而喻。因此，尽管页码编制繁杂琐碎，令人劳心伤神，但它仍是科技档案工作者的一项基本功和科技档案整理工作不可逾越的重要环节。笔者以科技档案整理业务规范中的页码编制要求为基础，结合页码编制中积累的实际操作经验，借鉴被档案工作者普遍认可的编制技巧，系统探讨科技档案页码编制的方法与策略。
一、科技档案页码编制的原则
（一）有法必依原则。即页码编制的方式、方法、工具、位置、字符等要求应严格遵循归档时现行的科技档案业务规范和技术标准，编写页码不能随心所欲、别出心裁，不同档案类型间的规范不能张冠李戴，切实做到有法必依，真实、准确体现归档时的科技档案管理现状、要求、规范和时代特征。
（二）区别对待原则。根据科技档案保管期限的划分结果，在选用页码编制工具时可区别对待；根据归档文件所属档案类型，在确定页码编制位置时应区别对待；根据需要修正的页码错误原因，在选择对错误修正方式时应区别对待；根据待编页码档案所属历史分期，页码编制规范的选择应区别对待；根据归档文件的规格、性质、特点和原页码编制基础，页码编制的方式、方法应区别对待。
（三）利旧原则。亦称为最大不干预原则，是在保证不影响科技档案页码作用正常发挥的基础上，保护档案原件和提高工作效率的客观需要和现实选择。常见于案卷内每份文件都独立进行了正确的页码编制，每份文件页数相加后，可在最后一页直接标注案卷总页数。或案卷内的文件，已经进行了连续的页码编制，但存在文件封面、原始目录页、文件封底等处未进行页码编制，方便计算出整卷文件的总页数，并能在备考表内进行准确说明和描述。
（四）稳定性原则。页码编制应在科学性的基础上，保持相对稳定，不因个人习惯、人员变化、时间变迁等随意变更，在新的代替性标准和业务规范实施前，应保持页码编制位置、方式、方法等的一致性和稳定性。
二、科技档案页码编制要求
（一）页码编制位置。1990年7月1日实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》
（GB/T?11822-89）5.1.2款规定“页号编写位置：单面书写的科技文件材料在右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在右下角背面在左下角编写页号。”2001年5月1日实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T?11822-2000）5.1.2款规定“单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号，双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。”而2009年5月1日实施的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T?11822-2008）6.1款，未明确指定编页的具体位置，笔者认为这表明编号具体位置的选择应视文件应当编号处的批示、批注、页边距等情况而定，不是为了给档案工作者留下自由发挥的空间，而是给以前未按国家标准执行的单位获得认可的机会，免于耗费大量人力物力进行纠错。在现行科技档案整理规范执行中，根据页码编制稳定性的原则，延续以前的编页位置为最佳策略。
（二）有效页的判断标准。1989、2000年的国家标准均提出案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。而2008年的国家标准明确页码应编制在“有效页”面，这显然是认知上的一种进步，但正确判断“有效页”应把握好以下几点：一是待编页面应有文字、数字、图表等内容，空白页为无效页，不编制页码。二是待编页码的页面内容与本项目和本卷内容相关，采用已经单面使用过的纸张制作文件的，与本卷内容无关的页面为无效页，不编制页码。三是扉页、目录页、封底等不带页码或未连续编制页码的内容为文件的有机组成部分，应作为有效页连续编制页码。四是为便于查找文件在文件章节中间插入的白色或彩色隔页或导引页，无论有无内容均为无效页，不应编制页码。五是文件自带的原始目录，作为文件自身的组成部分，整理时应予以保留并编制页码。
（三）非档案成分的界定。袁向阳等在《档案管理》2015年第4期《科技档案页码编制技巧》中谈到“档案封面确实不是档案内容本身，为了美观未在封面印刷页码，但要计算页码。”这显然与页码编制要求不相符，因为：1.页码编制是为待归档文件进行页码编制，而档案封面、目录、备考表等是文件之外为著录文件相关信息而附加的内容，既然不是档案内容本身，就不应该计算页码。2.从科技档案整理环节看，页码编制在先，只有对文件页码进行编制后才能形成卷内文件目录、封面、备考表等相关信息，而不是先形成上述内容再去为档案编制页码。3.案卷页码编制是用阿拉伯数字从1开始流水编制，而不是从其他数字开始的，即便在纸质档案数字化时便于总页数的统计和计算，也可以通过每卷文件的总页数加上案卷封面等的页数进行计算，而不是在案卷整理时就为档案封面计算了页数。4.从备考表登记内容来看，一般包括本卷共多少件，多少页，其中文字材料多少页，图纸多少页等内容，封面、封底、备考表显然都不能作为1件文件对待，总页数也就不应该将其计算在内。因此，记录档案内容信息的封面、卷内文件目录、备考表不属于档案，不应编制页码。
三、档案页码编制工具
（一）钢笔或毛笔。档案页码编制应选择碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁等耐久字迹材料，利用钢笔或毛笔进行编写。特别是需要永久保管的科技档案，不应选择圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的字迹材料。
（二）铅笔。铅笔是库藏档案中使用最广泛的页码编制工具，用铅笔编写页码的优点：首先出错易改，因为编写页码本身比较枯燥，人很容易分神，页码容易出错。其次是出于长远考虑，如果要用水笔之类的不易擦去的书写工具，档案经过鉴定，重新组卷时就会出现多个页码，这样不易分辨、不整洁而且有损档案的寿命。其缺点由于铅笔与纸张的结合方式为黏附，容易模糊、擦拭、修改等，特别是对于永久保管的档案材料，不宜选择铅笔进行编写。另外，严禁使用彩色铅笔进行科技档案页码的编制。
（三）打号机。打号机使用方便，选择质量高的色带，整齐美观，但容易出现故障，导致重号、漏号等情况，未及时发现将会出现连续的错误，并且不容易修改。
（四）打印机。对于文件形成具有控制手段的，可通过招标文件、合同等对参建单位提出项目档案页码编制的质量要求和技术规范，要求其按照档案管理要求对形成文件从首页开始利用阿拉伯数字在相应位置直接打印页号，既减轻页码编制工作的繁重劳动，提高工作效率，又清晰美观，减少人为误差。在文件形成时直接按照科技档案页码编制要求打印页码将是今后的发展方向。
四、档案页码编制的方法
（一）装订案卷。需要装订的案卷，根据保管期限划分选用合适的编制工具，单面书写的文件在右下角，双面书写的正面在右下角，背面在左下角，使用阿拉伯数字，从1开始流水编制到归档文件最后1页，确保页码编制的连续性，做到不重不漏，数字清晰、端正，不压档案内容，与原页码清楚区分。在填写卷内文件目录页数时，每份文件页数的计算方法为文件尾页页码减去首页页码加1。
（二）不装订案卷。不需要装订的案卷以件为单位编写页码，每份文件均从1流水编制到该文件最后一页，并在文件首页右上角空白处加盖归档章，收文笺一般放在文件首页、发文笺和底稿一般放在正文之后，都是广义上的归档文件不可分割的组成部分，应进行页码编制，类似于文书档案的整理方式，案卷的总页数为各件文件总页数之和。其他编制要求同装订案卷一致。
（三）其他情况。对于幅面较大的一号、二号、三号图纸，应采用手风琴式折叠整齐后，在右下角标题栏外空白处编写页码，并翻折向外；单面书写的筒子页按1页计算，在右下角空白处编写页码后，经过折叠将页码翻折向外；双面书写的筒子页，按2页计算，正面在右下角略向左编写，背面在左下角也略向左编写，将右下角向上翻折后，两面页码均显示在外；不规则的小型号归档文件如产品合格证、检测证等黏贴在空白A4纸上归档，按一页计算，比如在第50页粘贴了10张合格证，可在每张合格证上分别编写50—1，50—2……50—10，在备考表注明该页黏贴的个数；折子页档案是一种折叠的长条形文件，它从封面至封底是一个折叠形的整体，开开相接，版版相连，一折一件，无须装订，页码按1页编写。
五、特殊问题的技术处理方式
（一）空白页。在不损毁档案的前提下，能移除的空白页尽量移除，不能移除的空白页应加盖“此页空白”章进行标识，不编页码。
（二）无效页。在与本卷内容无关的页面加盖“此页无效”印章与归档文件进行区分，不编写页码。
（三）漏编。如果第35页和36页之间漏编了1页，可以把35修改为35—1，把漏编的一页编为35—2，备考表注明第35页为两页，并将本卷总页数增加1页。
（四）重编。如果第20页编了两次，可以修改为20—1，
20—2，并在备考表注明第20页为2页，总页数增加1页。
（五）错编。如果第49页后的页码应为50，却错编成了60，可以把49修改为49—59，备考表注明第49—59页为1页，总页数为最后一页的页码减10。
纸质科技档案页码编制方法与策略探析
