关于进一步加强项目竣工档案资料管理的规定
智达竣工资料管字[2011]第01号
各项目部、有关部门：
为规范公司承监工程监理资料管理工作，确保公司监理业绩的完整性、可追溯性，现将公司对项目部监理竣工资料的收集、整理、移交、归档等工作要求明确如下：
一、对于竣工项目监理资料移交工作，总监（总代）为第一责任人，各项目部应高度重视，确保归档资料的完整性、真实性，不得出现工程完工后监理资料的拖延、零乱、散失、无人过问等现象。该项工作完成情况将纳入公司对项目部及总监（总代）的重要考核内容。
二、监理竣工资料移交公司的程序、内容和要求：
1、工程竣工后，各项目部应按照《工程监理归档资料一览表》（附件一）的要求，收集整理相关资料移交给公司档案室（国家相关行业部门、工程所在地档案部门、建设单位资料归档按其要求执行），移交工作由项目部资料负责人与公司档案室管理人员进行，运营部、总师室参与，移交后公司档案室按要求分类立卷。
2、为确保监理业绩归档完整，以下工程验收资料应确保按要求提供： （1）分项、分部工程质量验收证明书(盖章原件)；
（2）单位（子单位）工程质量竣工验收记录表或单位工程竣工验收证明书(设计、施工、监理、建设单位等盖章原件)；
（3）建设工程竣工验收报告(复印件)； （4）竣工验收备案表(复印件)；
（5）监理业务手册（原件），具体表式详见附件二。
3、项目监理机构向公司档案室移交监理资料时，应同时对在监理过程中形成的监理文件（如监理规划、监理细则、通知单、联系单、监理月报、例会纪要、监理工作总结、质量评估报告、影像资料等）汇总整理电子文件一份交公司档案室，移交的监理资料（包括纸质和电子文件）应及时、清晰、完整无缺。
4、公司档案室按《工程监理归档资料一览表》中内容对移交资料进行查验，做好检查记录，最后交总师室进行审核，总师室需在《项目监理机构工作验收单》中对“项目资料移交情况”提出明确的审核意见。
二、资料移交结束，公司档案室按项目将资料集中归档保管。 三、本规定自2011年5月1日起执行。 附件：
附件一：《工程监理归档资料一览表》 附件二：《监理业务手册》
二0一一年四月十八日
附件一 工程监理归档资料一览表
项目名称：
序号 1★ 2★ 文 件 名 称 项目监理机构进场确认函 有 无 备注 3★ 4★ 5★ 6★ 7★ 8★ 9★ 10★ 11★ 12★ 13★ 14★ 15★ 16★ 17★ 18★ 19★ 20★ 项目监理机构人员任命、资格证明文件（附： 总监任命书、总监代表委托书原件，监理人员相应上岗资格证明文件复印件） 人员调配单（明确人员进、出项目时间）及人 员考勤表 监理业务手册 建设工程竣工验收报告 单位（子单位）工程质量竣工验收记录或单位 工程竣工验收证明书 竣工验收备案表 监理规划 监理细则 工程开工/复工审批表 工程暂停令 监理通知单（关于质量、进度、投资、安全） 及回复单 建设主管部门下发的整改单及回复单、建设单 位的相关函件 工程延期报告及审批 费用索赔、洽商报告及审批 合同争议、违约报告以及处理意见 合同变更 监理日记 工程项目施工阶段质量评估（价）报告 监理工作总结（月度总结、专题总结、工程竣 工总结）
监理资料移交管理规定
