Access - 2007实用教程

在实际操作过程中，时常需要将Access表中的数据转换成其他的文件格式， 在实际操作过程中，时常需要将Access表中的数据转换成其他的文件格式， 如文本文件(.txt)、Excel文档(.xls)、dBase(.dbf)、HTML文件(.html)等，相反， 如文本文件(.txt)、Excel文档(.xls)、dBase(.dbf)、HTML文件(.html)等，相反， Access也可以通过“导入”的方法，直接应用其他应用软件中的数据。 Access也可以通过“导入”的方法，直接应用其他应用软件中的数据。 数据的导出 数据的导入 5.3 建立子数据表

Access 2007允许用户在数据表中插入子数据表。子数据表可以帮助用户浏 2007允许用户在数据表中插入子数据表。子数据表可以帮助用户浏 览与数据源中某条记录相关的数据记录，而不是只查看数据源中的单条记录信 息。 5.4 创建表之间的关系

Access是一个关系型数据库，用户创建了所需要的表后，还要建立表之间 Access是一个关系型数据库，用户创建了所需要的表后，还要建立表之间 的关系，Access就是凭借这些关系来连接表或查询表中的数据的。 的关系，Access就是凭借这些关系来连接表或查询表中的数据的。 创建关系 设置参照完整性 5.4.1 创建关系

在表之间创建关系，可以确保Access将某一表中的改动反映到相关联的表 在表之间创建关系，可以确保Access将某一表中的改动反映到相关联的表 中。一个表可以和多个其他表相关联，而不是只能与另一个表组成关系对。

5.4.2 设置参照完整性

参照完整性是一种系统规则，Access可以用它来确保关系表中的记录是有 参照完整性是一种系统规则，Access可以用它来确保关系表中的记录是有 效的，并且确保用户不会在无意间删除或改变重要的相关数据。

复选框选项 实施参照完整性 级联更新相关字段 级联删除相关字段 关系字段的数据关系 两表中关系字段的内容都不允许更改或删除 √ √ √ √ √ √ √ √

当更改主表中关系字段的内容时，子表的关系字段会自动更改。但仍然拒绝直 接更改子表的关系字段内容 当删除主表中关系字段的内容时，子表的相关记录会一起被删除。但直接删除 子表中的记录时，主表不受其影响 当更改或删除主表中关系字段的内容时，子表的关系字段会自动更改或删除 第06章 选择查询 06章

查询是数据库最重要和最常见的应用，它作为Access数据库中的一个重要 查询是数据库最重要和最常见的应用，它作为Access数据库中的一个重要 对象，可以让用户根据指定条件对数据库进行检索，筛选出符合条件的记录， 构成一个新的数据集合，从而方便用户对数据库进行查看和分析。本章将介绍 选择查询的创建方法和使用技巧。 教学重点与难点

使用设计视图创建查询 使用向导创建查询 设置查询字段和查询条件 嵌套查询 参数式查询

6.1 单表查询

选择查询是最常用的查询类型，它从一个或多个相关联的表中检索数据， 并且用数据视图显示结果。用户也可以使用选择查询来对记录进行分组，或对 记录进行总计、计数、平均值以及其他类型的计算，本节介绍单表查询。 创建简单单表查询 设置查询条件 设置查询字段 在单表中应用总计查询

6.1.1 创建简单单表查询

单表查询就是在一个数据表中完成查询操作，不需要引用其他表中的数据。 打开“创建”选项卡，“其他”组提供了“查询向导”和“查询设计”两种创 建查询的方法，如下图所示。 6.1.2 设置查询条件

查询条件是一种限制查询范围的方法，主要用来筛选出符合某种特殊条件 的记录。查询条件可以在查询设计视图窗口的“条件”文本框中进行设置。 6.1.3 设置查询字段

用户可以在查询中引用某些对象的值、使用Access提供的函数计算字段的 用户可以在查询中引用某些对象的值、使用Access提供的函数计算字段的 值，或者使用运算符处理字段的显示格式。 对象参照 使用函数查询 使用运算符查询 6.1.4 在单表中应用总计查询

总计查询可以对表中的记录进行求和、求平均值等操作。总计查询是选择 查询中的一种，在单表查询和连接查询中都可以使用。 6.2 连接查询

在实际操作过程中，查询的数据大都来自多个表，因此要建立基于多个表 的查询。查询时使用两个或两个以上的表时，称之为连接查询。 创建简单连接查询 设置联接属性创建查询 嵌套查询 使用查询向导创建查询 设置参数式查询 6.2.1 创建简单连接查询

连接查询是关系数据库中最重要的查询，下面使用“简单查询向导”的方 法创建查询。 6.2.2 设置联接属性创建查询

当要通过查询将两个相关联的表合并时，可以通过“联接属性”来设置。 在查询设计视图窗口中双击表之间的连接线，即可打开“联接属性”对话框， 如下图所示。 6.2.3 嵌套查询 在查询设计视图中，将一个查询作为另一个查询的数据源，从而达到使用 多个表创建查询的效果，这样的查询称为“嵌套查询”。 6.2.4 使用查询向导创建查询

我们在6.2.1节中学习了使用简单查询向导来创建查询。除此之外，Access 我们在6.2.1节中学习了使用简单查询向导来创建查询。除此之外，Access 还提供了“交叉表查询向导”、“查找重复项查询向导”和“查找不匹配项查 询向导”3 询向导”3种方法。 使用交叉表查询向导 查找重复项查询向导 查找不匹配项查询向导

使用交叉表查询向导 使用交叉表查询计算和重构数据，可以简化数据分析。交叉表查询将用于 查询的字段分成两组，一组以行标题的方式显示在表格的左边；一组以列标题 的方式显示在表格的顶端，在行和列交叉的地方对数据进行总合、平均、计数 或者是其他类型的计算，并显示在交叉点上。

查找重复项查询向导 根据重复项查询向导创建的查询结果，可以确定在表中是否有重复的记录， 或确定记录在表中是否共享相同的值。例如，可以搜索“姓名”字段中的重复 值来确定公司中是否有重名的员工记录。

查找不匹配项查询向导 查找不匹配项查询的作用是供用户在一个表中找出另一个表中所没有的相 关记录。在具有一对多关系的两个数据表中，对于“一”方的表中的每一条记 录，在“多”方的表中可能有一条或多条甚至没有记录与之对应，使用不匹配 项查询向导，就可以查找出那些在“多”方中没有对应记录的“一”方数据表 中的记录。

6.2.5 设置参数式查询 在执行查询的过程中，在对话框中输入指定参数，即可查询与该参数相关 的整条记录(不显示其他记录) 的整条记录(不显示其他记录)，我们把这种查询称之为参数式查询。

第07章 操作查询和SQL查询 07章 操作查询和SQL查询

操作查询是Microsoft 操作查询是Microsoft Access 2007查询中的重要组成部分，利用它可以对数 2007查询中的重要组成部分，利用它可以对数 据库中的数据进行简单的检索、显示和统计，而且可以根据需要对数据库进行 修改。SQL是一种结构化查询语言，也是一种功能极其强大的关系数据库语言。 修改。SQL是一种结构化查询语言，也是一种功能极其强大的关系数据库语言。 本章将介绍在Access中创建操作查询和SQL查询。 本章将介绍在Access中创建操作查询和SQL查询。

教学重点与难点

更新查询 生成表查询 追加查询和删除查询 SELECT和INSERT语句 SELECT和INSERT语句 UPDATE和Delete语句 UPDATE和Delete语句 SELECT?INTO语句 SELECT?INTO语句 7.1 操作查询

操作查询用于对数据库进行复杂的数据管理操作，它能够通过一次操作完 成多个记录的修改。操作查询包含以下几种类型： 更新查询 生成表查询 追加查询 删除查询 7.1.1 更新查询

更新查询就是对一个或者多个数据表中的一组记录做全局的更改。这样用 户就可以通过添加某些特定的条件来批量更新数据库中的记录。

7.1.2 设置查询条件

在Access的许多场合中，查询可以与表一样使用。与表一样，查询虽然也 Access的许多场合中，查询可以与表一样使用。与表一样，查询虽然也 有设计视图和数据表视图，但是查询毕竟不同于表。例如不能导出到其他数据 库。 7.1.3 追加查询

追加查询用于将一个或多个表中的一组记录添加到另一个表的结尾，但是， 当两个表之间的字段定义不相同时，追加查询只添加相互匹配的字段内容，不 匹配的字段将被忽略。追加查询以查询设计视图中添加的表为数据源，以在 “追加”对话框中选定的表为目标表。 7.1.4 删除查询

删除查询是将符合删除条件的整条记录删除而不是只删除字段。删除查询 可以删除一个表内的记录，也可以在多个表内利用表间关系删除相互关联的表 间记录。

7.2 SQL查询 SQL查询

从以上几节的介绍可见，Access的交互查询不仅功能多样，而且操作简便。 从以上几节的介绍可见，Access的交互查询不仅功能多样，而且操作简便。 事实上，这些交互查询功能都有相应的SQL语句与之对应，当在查询设计视图 事实上，这些交互查询功能都有相应的SQL语句与之对应，当在查询设计视图 中创建查询时，Access将自动在后台生成等效的SQL语句。当查询设计完成后， 中创建查询时，Access将自动在后台生成等效的SQL语句。当查询设计完成后， 就可以通过“SQL视图”查看对应的SQL语句。 就可以通过“SQL视图”查看对应的SQL语句。 SQL视图 SQL视图 SELECT查询 SELECT查询 INSERT语句 INSERT语句 UPDATE语句 UPDATE语句 DELETE语句 DELETE语句 SELECT?INTO语句 语句 7.2.1 SQL视图 SQL视图

SQL视图是用于显示和编辑SQL查询的窗口，主要用于以下两种场合： SQL视图是用于显示和编辑SQL查询的窗口，主要用于以下两种场合： 查看或修改已创建的查询 通过SQL语句直接创建查询 通过SQL语句直接创建查询 7.2.2 SELECT查询 SELECT查询

SQL查询是使用SQL语句创建的查询。在SQL视图窗口中，用户可以通过直 SQL查询是使用SQL语句创建的查询。在SQL视图窗口中，用户可以通过直 接编写SQL语句来实现查询功能。在每个SQL语句里面，最基本的语法结构是 接编写SQL语句来实现查询功能。在每个

SQL语句里面，最基本的语法结构是 “SELECT?FROM?[WHERE]?”，其中SELECT表示要选择显示哪些字段，FROM表 SELECT?FROM?[WHERE]?”，其中SELECT表示要选择显示哪些字段，FROM表 示从哪些表中查询，WHERE说明查询的条件。 示从哪些表中查询，WHERE说明查询的条件。

SELECT语句的一般格式： SELECT[谓词]{*|表名.*|[表名.]字段1[AS别名1][,[表名.]字段2[AS别名2][,??]]} FROM 表的表达式[,??][IN外部数据库] [WHERE??] [GROUP BY??] [HAVING??] [ORDER BY??] [WITH OWNERACCESS OPTION]

7.2.3 INSERT语句 INSERT语句

使用SQL语言中的INSERT语句可以向数据表中追加新的数据记录。 使用SQL语言中的INSERT语句可以向数据表中追加新的数据记录。 7.2.4 UPDATE语句 UPDATE语句

UPDATE语句用来修改数据表中已经1 UPDATE语句用来修改数据表中已经1存在的数据记录。它的基本语法格式 如下：

UPDATE 表名 SET 字段1 = 值1,?, 字段N = 值N, ［WHERE<条件>］

7.2.5 DELETE语句 DELETE语句

DELETE语句用来删除数据表中的记录，基本语法格式如下： DELETE语句用来删除数据表中的记录，基本语法格式如下：

DELETE 字段 FROM 表名 [WHERE<条件>]

7.2.6 SELECT?INTO.语句 SELECT?INTO.语句

SELECT?INTO语句用于从一个查询结果中创建新表，基本语法格式如下： SELECT?INTO语句用于从一个查询结果中创建新表，基本语法格式如下：

SELECT 字段1,字段2,? INTO 新表 FROM 表 [WHERE <条件>] 7.3 SQL特定查询 SQL特定查询

不是所有的SQL查询都能转化成查询设计视图，我们将这一类查询称为SQL 不是所有的SQL查询都能转化成查询设计视图，我们将这一类查询称为SQL 特定查询。如联合查询、传递查询和数据定义查询等不能在设计视图中创建， 只能通过在SQL视图中输入SQL语句来创建。 只能通过在SQL视图中输入SQL语句来创建。 联合查询 传递查询 数据定义查询 7.3.1 联合查询

联合查询使用UNION语句来合并两个或更多选择查询( 联合查询使用UNION语句来合并两个或更多选择查询(表)的结果。

7.3.2 传递查询

传递查询使用服务器能接受的命令直接将命令发送到ODBC数据库，如 传递查询使用服务器能接受的命令直接将命令发送到ODBC数据库，如 Microsoft FoxPro。例如，用户可以使用传递查询来检索记录或更改数据。使用 FoxPro。例如，用户可以使用传递查询来检索记录或更改数据。使用 传递查询，可以不必链接到服务器上的表而直接使用它们。传递查询对于在 ODBC服务器上运行存储过程也很有用。 ODBC服务器上运行存储过程也很有用。 7.3.3 数据定义查询

SELECT语句是SQL语言的核心。除此之外，SQL还能提供用来定义和维护表 SELECT语句是SQL语言的核心。除此之外，SQL还能提供用来定义和维护表 结构的“数据定义”语句和用于维护数据的“数据操作”语句。 创建数据表 修改表结构 第08章 创建窗体 08章

前面章节介绍通过数据表视图来浏览、新增、修改和删除数据记录。除了 数据表视图外，Access还提供了主要的人机交互界面—— 数据表视图外，Access还提供了主要的人机交互界面—— 窗体。事实上，在 Access应用程序中，所有操作都是在各种各样的窗体内进行的。

因此，窗体设 Access应用程序中，所有操作都是在各种各样的窗体内进行的。因此，窗体设 计的好坏直接影响Access应用程序的友好性和可操作性。本章将介绍窗体的有 计的好坏直接影响Access应用程序的友好性和可操作性。本章将介绍窗体的有 关内容，包括窗体的类型、窗体视图、创建各种窗体的一般方法等知识。 教学重点与难点

窗体类型 窗体视图 创建窗体的常用方法 在窗体中使用简单控件 创建子窗体 8.1 窗体类型和窗体视图

窗体是主要用于输入和显示数据的数据库对象，也可以将窗体用作切换面 板来打开数据库中的其他窗体和报表，或者用作自定义对话框来接收输入及根 据输入执行操作。 窗体类型 窗体视图 8.1.1 窗体类型

窗体主要有命令选择型窗体和数据交互式窗体两种。左图所示的就是一种 命令选择型窗体，主要用于信息系统控制界面设计。例如，可以在窗体中设置 一些命令按钮，单击这些按钮时，可以调用相应的功能。左图显示了5 一些命令按钮，单击这些按钮时，可以调用相应的功能。左图显示了5个功能， 分别是“客户记录”、“员工记录”、“销售记录”、“奖惩记录”和“退 出”，在应用系统开发中可以根据实际要求进行相应的设计。右图所示的窗体 是一种数据交互式的窗体，主要用于显示信息和输入数据，这种形式的窗体应 用最广泛。 8.1.2 窗体视图

为了能够以各种不同的角度与层面来查看窗体的数据源，Access为窗体提 为了能够以各种不同的角度与层面来查看窗体的数据源，Access为窗体提 供了多种视图，不同的视图的窗体以不同的布局形式来显示数据源。在Access 供了多种视图，不同的视图的窗体以不同的布局形式来显示数据源。在Access 2007环境下，窗体具有下列6 2007环境下，窗体具有下列6种视图类型。 窗体视图 数据表视图 设计视图 数据透视表视图 数据透视图视图 布局视图

窗体视图 如果要查看当前数据库中的所有窗体列表，可以在导航窗格的窗体列表中双击 某个对象，即可打开该窗体的窗体视图，如图所示。

数据表视图 窗体的数据表视图和普通数据表的数据视图几乎完全相同。窗体的数据表 视图采用行、列的二维表格方式显示数据表中的数据记录，如图所示 。

设计视图 窗体的设计视图如图所示。在设计视图中，可以编辑窗体中需要显示的任 何元素，包括需要显示的文本及其样式、控件的添加和删除及图片的插入等； 还可以编辑窗体的页眉和页脚，以及页面的页眉和页脚等。另外，还可以绑定 数据源和控件。 数据透视表视表 窗体的透视表视图如左图所示，从设计界面来看，和在前面章节中学习过 的交叉表类似。通过指定视图的行字段、列字段和汇总字段来形成新的显示数 据记录。例如，在右图中，最左端一列显示资产编号，顶端按从左到右的顺序 依次显示资产名称，与资产编号和资产名称对应的资产折旧率显示在中间的单 元格中。 数据透视表视图 窗体的数据透视图视图如下图所示，在该视图以更直观的图形方式来显示 数据，下图以柱形图的方式显示各资产购买价格和当前价值的比。

布局视图 布局视图是用于修改窗体的最直观的视图，可用于在Access 2007中对窗体 布局视图是用于修改窗体的最直观的视图，可用于在Access 2007中对窗体 进行几乎所有需要的更改。在布局视图中，窗体实际正在运行，因此，用户看 到的数据与它们在窗体视图中的显示外观非常相似，如图所示。

8.2 创建窗体

窗体的创建方法与前面章节中介绍的其他数据库对象的创建方法相同，可 以使用向导创建，也可以直接在设计视图中创建。在本节中，将全面地介绍使 用各种方法创建各种类型的