Access - 2007实用教程

(Currency)、自动编号(Auto Number)、 (Number)、日期/时间(Date/Time)、货币(Currency)、自动编号(Auto Number)、 是/否(Yes/No)、超级链接(Hyperlink)、OLE对象(OLE Object)、查询向导(Lookup (Yes/No)、超级链接(Hyperlink)、OLE对象(OLE Object)、查询向导(Lookup Wizard)。 Wizard)。 2.5.2 表达式

表达式是各种数据、运算符、函数、控件和属性的任意组合，其运算结果 为单个确定类型的值。表达式具有计算、判断和数据类型转换等作用。在以后 的学习中我们将会看到，许多操作像筛选条件、有效性规则、查询、测试数据 等都要用到表达式。 Access中的运算符 Access中的运算符 运算符的优先级 2.5.3 函数

与其他高级编程语言一样，Access也支持使用函数。函数由事先定义好的 与其他高级编程语言一样，Access也支持使用函数。函数由事先定义好的 一系列确定功能的语句组成，它们实现特定的功能并返回一个值。有时，我们 也可以将一些用于实现特殊计算的表达式抽象出来组成自定义函数，调用时， 只需输入相应的参数即可实现相应的功能。 函数的组成 函数的类型

第03章 数据库的创建与维护 03章

在Access数据库管理系统中，数据库是一个容器，存储数据库应用系统中 Access数据库管理系统中，数据库是一个容器，存储数据库应用系统中 的其他数据库对象，也就是说，构成数据库应用系统的其他对象都存储在数据 库中。本章将向读者介绍创建和打开Access数据库、在导航窗格中自定义组、 库中。本章将向读者介绍创建和打开Access数据库、在导航窗格中自定义组、 打开与搜索数据库对象、复制与删除数据库对象以及备份数据库的方法。

教学重点与难点

创建与打开数据库 设置数据库的保存格式 使用数据库对象 备份数据库 3.1 创建数据库

在Access中创建数据库，有两种方法：一是使用模板创建，模板数据库可 Access中创建数据库，有两种方法：一是使用模板创建，模板数据库可 以原样使用，也可以对它们进行自定义，以便更好地满足需要；二是先建立一 个空数据库，然后再添加表、窗体、报表等其他对象，这种方法较为灵活，但 需要分别定义每个数据库元素。无论采用哪种方法，都可以随时修改或扩展数 据库。 使用模板创建数据库 直接创建空数据库

3.1.1 使用模板创建数据库

Access提供了种类繁多的模板，使用它们可以加快数据库创建过程。模板 Access提供了种类繁多的模板，使用它们可以加快数据库创建过程。模板 是随即可用的数据库，其中包含执行特定任务时所需的所有表、窗体和报表。 通过对模板的修改，可以使其符合自己的需要。

3.1.2 直接创建空数据库

通常情况下，用户都是先创建数据表等组件之后才创建数据库，或者先创 建一个空数据库，然后再在此空数据库中添加表、查询、窗体等组件。 3.2 打开数据库

对于已创建的数据库，Access 2007提供了4 对于已创建的数据库，Access 2007提供了4种打开方式：以共享方式打开、 以独占方式打开、以只读方式打开和以独占只读方式打开。 以共享方式打开：选择这种方式打开数据库，即以共享模式打开数据库， 允许在同一时间能够有多位用户同时读取与写入数据库。 以独占方式打开： 选择这种方式打开数据库时，当有一个用户读取和写入 数据库期间，其他用户都无法使用该数据库。 以只读方式打

开：选择这种方式打开数据库，只能查看而无法编辑数据库。 以独占只读方式打开：如果想要以只读且独占的模式来打开数据库，则选 择该选项。所谓的“独占只读方式”指在一个用户以此模式打开某一个数据库 之后，其他用户将只能以只读模式打开此数据库，而并非限制其他用户都不能 打开此数据库。 打开此数据库 3.3 转换数据库格式

新建的数据库采用的是Access 2002-2003文件格式，如果用户希望将其转换 新建的数据库采用的是Access 2002-2003文件格式，如果用户希望将其转换 为Access 2007文件格式，则可以使用Office菜单中的“转换”命令来实现。 2007文件格式，则可以使用Office菜单中的“转换”命令来实现。 3.4 导航窗格与数据库对象

Access数据库的创建和管理，是通过对Access数据库对象的操作实现的。导 Access数据库的创建和管理，是通过对Access数据库对象的操作实现的。导 航窗格是Access文件的组织和命令中心，在导航窗格中可以创建和使用Access 航窗格是Access文件的组织和命令中心，在导航窗格中可以创建和使用Access 数据库对象，本节以导航窗格为中心，简要介绍如何在数据库窗口中使用数据 库对象。 导航窗格 使用导航窗格中的对象 3.4.1 导航窗格

默认情况下，当在Office 默认情况下，当在Office Access 2007中打开数据库时，将出现导航窗格。 2007中打开数据库时，将出现导航窗格。 该窗格替代了早期版本的Access所使用的数据库窗口。图3 13是“资产管理系 该窗格替代了早期版本的Access所使用的数据库窗口。图3-13是“资产管理系 统”数据库中的导航窗格，数据库中的对象（表、窗体、报表、查询、宏等） 出现在导航窗格中。 导航窗格的功能和组成 在导航窗格中为对象分组 阻止导航窗格的默认显示

3.4.2 使用导航窗格中的对象

本节将说明如何使用导航窗格管理数据库中的对象，如在导航窗格中打开 数据库对象，使用搜索栏搜索数据库对象，复制与隐藏数据库对象等。 打开数据库对象 搜索数据库对象 复制、剪切与粘贴数据库对象 重命名与删除数据库对象 显示与隐藏数据库对象 查看数据库对象的属性

3.5 备份数据库

对于数据库文件，应该经常定期备份，以防止在硬件故障或出现意外事故 时丢失数据。这样，一旦发生意外，用户就可以利用创建数据时制作的备份， 还原这些数据。同时，备份和还原还可以备份并还原Access项目(.adp)，该项目 还原这些数据。同时，备份和还原还可以备份并还原Access项目(.adp)，该项目 独立于但链接到SQL Server数据库。 独立于但链接到SQL Server数据库。 第04章 创建与使用表 04章

创建数据库后，可以在表中存储数据，表就是由行和列组成的基于主题的 列表。例如，可以创建“联系人”表来存储包含姓名、地址和电话号码的列表， 或者创建“产品”表来存储有关产品的信息。设计数据库时，应在创建任何其 他数据库对象之前先创建数据库的表。本章将介绍3 他数据库对象之前先创建数据库的表。本章将介绍3种创建表的方法，以及编 辑数据表、设置字段类型和设置字段属性的方法。

教学重点与难点

创建表 设置字段的数据类型 输入掩码 设置有效性规则和有效性文本 设置主键和索引 4.1 创建表

表是关系型数据库系统的基本结构，是关于特定主题数据的集合。与其他 数据库管理系统一样，Access中的表也是由结构和数据两部分组成。 数据库管理系统一样，Access中的

表也是由结构和数据两部分组成。 输入数据创建表 使用模板创建表 使用表设计器创建表 4.1.1 输入数据创建表

输入数据创建表是指在空白数据表中添加字段名和数据，同时Access会根 输入数据创建表是指在空白数据表中添加字段名和数据，同时Access会根 据输入的记录自动地指定字段类型。

4.1.2 使用模板创建表

使用模板创建表是一种快速建表的方式，这是由于Access在模板中内置了 使用模板创建表是一种快速建表的方式，这是由于Access在模板中内置了 一些常见的示例表，这些表中都包含了足够多的字段名，用户可以根据需要在 数据表中添加和删除字段。 4.1.3 使用表设计器创建表

表设计器是一种可视化工具，用于设计和编辑数据库中的表。该方法以设 计器所提供的设计视图为界面，引导用户通过人机交互来完成对表的定义。利 用表向导创建的数据表在修改时也需要使用表设计器。 4.2 设置字段属性

使用设计视图创建表是Access中最常用的方法之一，在设计视图中，用户 使用设计视图创建表是Access中最常用的方法之一，在设计视图中，用户 可以为字段设置属性。在Access数据表中，每一个字段的可用属性取决于为该 可以为字段设置属性。在Access数据表中，每一个字段的可用属性取决于为该 字段选择的数据类型。本节将详细地讲述字段属性的设置方法，以及如何在设 计视图中修改数据表。 字段数据类型 选择数据格式 改变字段大小 输入掩码 设置有效性规则和有效性文本 设定表的索引 字段的其他属性 4.2.1 字段数据类型

Access 2007定义了11种数据类型，在表设计窗口“数据类型”单元格的下 2007定义了11种数据类型，在表设计窗口“数据类型”单元格的下 拉列表中显示了11种数据类型。有关数据类型的详细说明如表所示。 拉列表中显示了11种数据类型。有关数据类型的详细说明如表所示。

数据类型 文本(Text) 使用说明 文本类型或文本与数字类型的结合，与数字类型一样，都不需要 计算，例如姓名 长文本类型或文本与数字类型的组合 用于数学计算中的数值数据。关于如何设定特殊数字类型，可以 查看FieldSize属性的说明 日期/时间数值得设定范围为100~9999年 用于数学计算的货币数值与数值数据，包含小数点后1~4位。整 数位最多有15位 字段大小 最多可用255个字符或是由FieldSize属 性设置长度。Microsoft Access不会为 文本字段中未用的部分保留空格 最多可用640000个字符 1、2、4或8个字节 备注(Memo) 数字(Number) 日期/时间(Date/Time) 货币(Currency) 8个字节 8个字节 (续表)

自动编号(Auto Number) 是/否(Yes/No) 超级链接(Hyperlink) OLE对象(OLE Object) 查询向导(Lookup Wizard) 每当向表中添加一条新的记录时，由Access指定的一个惟一的 顺序号(每次递增1)或随机数。自动编号字段不能更新 “是”和“否”的数值与字段只包含两个数值(True/False或 On/Off)中的一个 保存超级链接的字段。超级链接可以是某个文件的路径UNC 路径或URL 联接或内嵌于Access数据表中的对象，可以是Excel电子表、 Word文件、图形、声音或其他二进制数据 创建字段，该字段将允许使用组合框来选择另一个表或一个列 表中的值。从数据类型列表中选择此选项，将打开向导以进行 定义 可以将多个文件存储在单个字段之中，也可以将多种类型的文 件存储在单个字段之中 4个字节 1位 最长为64000个字节 最多可用10亿字节，受限于所用的磁 盘空间 通常为4个字节 附件

最多可以附加2GB的数据，单个文件 的大小不得超过256MB

4.2.2 选择数据格式

Access允许为字段数据选择一种格式，“数字”、“日期/时间”和“是/ Access允许为字段数据选择一种格式，“数字”、“日期/时间”和“是/否” 字段都可以选择数据格式。选择数据格式可以确保数据表示方式的一致性。

4.2.3 改变自动大小

Access允许更改字段默认的字符数。改变字段大小可以保证字符数目不超 Access允许更改字段默认的字符数。改变字段大小可以保证字符数目不超 过特定限制，从而减少数据输入错误。

4.2.4 输入掩码

“输入掩码”属性用于设置字段、文本框以及组合框中的数据格式，并可对 允许输入的数值类型进行控制。要设置字段的“输入掩码”属性，可以使用 Access自带的“输入掩码向导”来完成。例如设置电话号码字段时，可以使用 Access自带的“输入掩码向导”来完成。例如设置电话号码字段时，可以使用 掩码引导用户准确地输入格式为( )掩码引导用户准确地输入格式为( )- 。

4.2.5 设置有效性规则和有效性文本

当输入数据时，有时会将数据输入错误，如将薪资多输入一个0 当输入数据时，有时会将数据输入错误，如将薪资多输入一个0，或输入一 个不合理的日期。事实上，这些错误可以利用“有效性规则”和“有效性文本” 两个属性来避免。 “有效性规则”属性可输入公式(可以是比较或逻辑运算组成的表达式) “有效性规则”属性可输入公式(可以是比较或逻辑运算组成的表达式)， 用在将来输入数据时，对该字段上的数据进行查核工作，如查核是否输入数据、 数据是否超过范围等；“有效性文本”属性可以输入一些要通知使用者的提示 信息，当输入的数据有错误或不符合公式时，自动弹出提示信息。 4.2.6 设置表的索引

简单的说，索引就是搜索或排序的根据。也就是说，当为某一字段建立了 索引，可以显著加快以该字段为依据的查找、排序和查询等操作。但是，并不 是将所有字段都建立索引，搜索的速度就会达到最快。这是因为，索引建立的 越多，占用的内存空间就会越大，这样会减慢添加、删除和更新记录的速度。 设置表的主键 创建索引 4.2.7 字段的其他属性 在表设计视图窗口的“字段属性”选项区域中，还有多种属性可以设置， 如“必填字段”属性、“允许空字符串”属性、“标题”属性等。本节将对这 些属性进行介绍。 “必填字段”和“允许空字符串”属性 “标题”属性

第05章 表的高级操作 05章

表是Access数据库中最常用的对象之一，Access中的所有数据都保存在表对 表是Access数据库中最常用的对象之一，Access中的所有数据都保存在表对 象中。因此对表之间的关系以及表中数据的操作成为数据库中最基本的操作。 本章将介绍格式化数据表、查找、替换和筛选数据，创建子数据表以及创建表 之间关系的方法。

教学重点与难点

格式化数据表 编辑数据 建立子数据表 创建表之间的关系 建立查阅字段

5.1 格式化数据表

在数据表视图中，可以根据字段的大小调整表的行高和列宽、改变字段的 前后顺序、隐藏、显示与冻结列和设置数据的字体格式等。 调整表的行高和列宽 调整字段顺序 隐藏和显示字段 设置网格属性 设置字体格式 冻结列 删除和添加字段 5.1.1 调整表的行高和列宽

数据库视图中，Access 2007以默认的行高和列宽属性显示所有的行和列， 数据库视图中，Access 2007以默认的行高和列宽属性显示所有的行和列， 用户可以改变行高和列宽属性来满足实际操作的需要。调整行高和列宽主要有 两种方法：通过“开始”选项卡的“记录”组设置，另一种是通过鼠标直接调 整。 5.1.2 调整字段顺序

字段在数据表中的显示顺序是以用户输入的先后顺序决定的。在表的编辑 过程中，用户可以根据需要调整字段的显示位置，尤其是在字段较多的表中， 调整字段顺序可以方便浏览到最常用的字段信息。

5.1.3 隐藏和显示字段

在数据表视图中，Access会显示数据表中的所有字段。当表中的字段较多 在数据表视图中，Access会显示数据表中的所有字段。当表中的字段较多 或者数据较长时，需要单击字段滚动条才能浏览到全部字段，这时，可以将不 重要的字段隐藏，当需要查看这些数据时再将它们显示出来。

5.1.4 设置网格属性

在数据表视图中，通常会在行和列之间显示网格，用户可以通过设置数据 表的网格和背景来更好地区分记录。

5.1.5 设置字体格式

在数据表视图中，用户同样可以为表中的数据设置字体格式，在“开始” 选项卡的“字体”组中进行设置即可。

5.1.6 冻结列

当表中的字段比较多时，由于屏幕宽度的限制无法在窗口上显示所有的字 段，但又希望有的列留在窗口上，可以使用冻结列命令实现这个功能。 5.1.7 删除和添加字段

在数据库的实际操作过程中，有时需要将多余的字段的删除，有时又需要 添加字段来描述新的信息。删除和添加字段在Access中的操作非常简单，下面 添加字段来描述新的信息。删除和添加字段在Access中的操作非常简单，下面 通过一个实例进行说明。 5.2 数据的编辑

在表创建完成后，可以对表中的数据进行查找、替换、排序和筛选等操作， 以便更有效地查看数据记录。 数据的查找与替换 数据排序 数据筛选 数据的导出和导入 5.2.1 数据的查找与替换

当需要在数据库中查找所需要的特定信息，或替换某个数据时，就可以使 用Access提供的查找和替换功能实现。下图分别为“查找和替换”对话框的 Access提供的查找和替换功能实现。下图分别为“查找和替换”对话框的 “查找”选项卡和“替换”选项卡。 5.2.2 数据排序

表中的数据有两种排列方式，一种是升序排序，另一种是降序排序。升序 排序就是将数据从小到大排列，而降序排列是将数据从大到小排列。下图所示 分别为将“职员信息表”的“年龄”字段按升序和降序排列。

5.2.3 数据筛选

要在窗体中查找一个或多个特定记录，或者要打印报表、表或查询中的特 定记录，可以使用筛选。筛选可以将数据视图局限于特定记录。Access提供了 定记录，可以使用筛选。筛选可以将数据视图局限于特定记录。Access提供了 使用筛选器筛选、基于选定内容、使用窗体筛选和使用高级筛选等筛选方式。 本节将分别介绍这几种筛选方式，其中高级筛选方式将穿插在各种筛选方式中 介绍。 使用筛选器筛选 基于选定内容筛选 按窗体筛选 5.2.4 数据的导出和导入