Access - 2007实用教程

本文由王贝斯贡献

ppt文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。 第01章 数据库基础知识 01章

数据库技术和系统已经成为信息基础设施的核心技术和重要基础。数据库 技术作为数据管理的最有效的手段，极大的促进了计算机应用的发展。本章将 介绍数据库、数据库系统、数据管理系统、数据模型等基础理论知识，为后面 各章的学习打下基础。 教学重点与难点

数据库基本知识 数据库系统的组成与分类 数据库管理系统的概念和类型 常用的数据模型

1.1 数据库简介

数据库(Data Base)是计算机应用系统中的一种专门管理数据资源的系统。 数据库(Data Base)是计算机应用系统中的一种专门管理数据资源的系统。 数据有多种形式，如文字、数码、符号、图形、图像以及声音等。 数据库的概念 数据处理 1.1.1 数据库的概念 1.1.1

数据库就是数据的集合，例如，日常生活中，公司记录了每个员工的姓名、 地址、电话、学号等信息，这个员工记录就是一个简单的“数据库”( 地址、电话、学号等信息，这个员工记录就是一个简单的“数据库”(如下图 所示) 所示)。每个员工的姓名、员工编号、性别等信息就是这个数据库中的“数 据”，我们可以在这个“数据库”中添加新员工的信息，也可以由于某个员工 的离职或联系方式变动而删除或修改该数据。

1.1.2 数据处理 1.1.2

数据处理就是将数据转换为信息的过程，它包括对数据库中的数据进行收 集、存储、传播、检索、分类、加工或计算、打印和输出等操作，如向“员工 信息表”数据表中增加一条记录，或者从中查找某学生的出生日期等都是数据 处理。 1.2 数据库系统简介 数据库系统，从根本上说是计算机化的记录保持系统，它的目的是存储和 产生所需要的有用信息。这些有用的信息可以是使用该系统的个人或组织的有 意义的任何事情，是对某个人或组织辅助决策过程中不可少的事情。 数据库系统的概念 数据库系统的特点 数据库系统的分类

1.2.1 数据库系统的概念 1.2.1

狭义地讲，数据库系统是由数据库、数据库管理系统和用户构成。广义地 讲，数据库系统是指采用了数据库技术的计算机系统，它包括数据库、数据库 管理系统、操作系统、硬件、应用程序、数据库管理员及终端用户，如下图所 示。 用户 应用程序 数据库、数据库管理系统 操作系统 硬件 1.2.2 数据库系统的特点 1.2.2

面向文件的系统存在着严重的局限性，随着信息需求的不断扩大，克服这 些局限性就显得愈加迫切。下图是传统的文件管理系统的示意图。

学生数据 学籍数据 学籍管理应用程序 文 件 文 件 文 件 学生数据 学籍数据

文 成绩管理应用程序 件 文 财务管理应用程序 件 文 件 文 件 文 件 文 件

学生数据 学籍数据

与传统的文件管理系统相比，数据库系统具有以下优点： 数据结构化 数据存储灵活 数据共享性强 数据冗余度低 数据独立性高

1.2.3 数据库系统的分类 1.2.3

在信息高速发展的时代，数据信息同样是宝贵的资产，应该妥善地使用、 管理并加以保护。根据数据库存放位置的不同，数据库系统可以分为集中式数 据库和分布式数据库。 集中式数据库 分布式数据库 1.3 数据库系统管理

数据库管理系统(Database 数据库管理系统(Database Management System)是从图书馆的管理方法改进 System)是从图书馆的管理方法改进 而来的。人们将越来越多的资料存入计算机中，并通过一些编制好的计算机程 序对这些资料进行管理，这些程序后来就被称为“数据库管理系统”，它们可 以帮我们管理输入到计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员。 数据库管理系统的概念 数据库管理系统的组成 1.3.1 数据库管理系统的概念 1.3.1

数据库管理系统由一个互相关联的数据的集合和一组访问这些数据的程序 组成，它负责对数据库的存储数据进行管理、维护和使用，因此，DBMS是一 组成，它负责对数据库的存储数据进行管理、维护和使用，因此，DBMS是一 种非常复杂的、综合性的、在数据库系统中对数据进行管理的大型系统软件， 它是数据库系统的核心组成部分。 1.3.2 数据库管理系统的组成 1.3.2

DBMS大多是由许多系统程序所组成的一个集合。每个程序都有各自的功能， DBMS大多是由许多系统程序所组成的一个集合。每个程序都有各自的功能， 一个或几个程序一起协调完成DBMS的一件或几件工作任务。各种DBMS的组成 一个或几个程序一起协调完成DBMS的一件或几件工作任务。各种DBMS的组成 因系统而异，一般来说，它由以下几个部分组成。 语言编译处理程序 系统运行控制程序 系统建立、维护程序 数据字典

1.4 数据库设计的一般步骤

数据库设计是指对于一个给定的应用环境，构造最优的数据库模式，建立 数据库及其应用系统，使之能够有效地存储数据，满足各种用户的应用需求。 需求分析 逻辑设计结构 物理设计结构 数据库的实施 数据库的运行与维护

1.4.1 需求分析 1.4.1

整个数据库开发活动从对系统的需求分析开始。系统需求包括对数据的需 求和对应用功能的需求两方面内容。该阶段应与系统用户相互交流，了解他们 对数据的要求及已有的业务流程，并把这些信息用数据流图或文字等形式记录 下来，最终获得处理需求。 1.4.2 逻辑设计结构 1.4.2

由于逻辑设计与具体的数据库管理系统有关。以Microsoft 由于逻辑设计与具体的数据库管理系统有关。以Microsoft Office Access为例， Access为例， 逻辑结构设计主要完成两个任务： 按照一定的原则将数据组织成一个或多个数据库，指明每个数据库中包含 哪几个表，并指出每个表包含的字段。 确定表间关系。通俗地说，就是设计一种逻辑结构，通过该逻辑结构能够 导出与用户需求一致的结果。如果不能达到用户的需求，就要反复修正或重新 设计。

1.4.3 物理设计结构 1.4.3

物理结构设计同样依赖于具体的数据库管理系统。对Access来说，物理结 物理结构设计同样依赖于具体的数据库管理系统。对Access来说，物理结 构的设计过程通常包括以下步骤： 创建数据库 创建表 创建表之间的关系 1.4.4 数据库的实施 1.4.4

该阶段是建立数据库的实质性阶段，需要完成装入数据、完成编码、进行 测试等工作。完成以上工作后，即可投入试运行，即把数据库连同有关的应用 程序一起装入计算机，从而考察他们在各种应用中能否达到预定的功能和性能 要求。

1.4.5 数据库的运行与维护 1.4.5

完成了部署数据库系统，用户也开始使用系统，但这并不标志着数据库开 发周期的结束。要保持数据库持续稳定地运行，需要数据库管理员具备特殊的 技能，同时要付出更多的劳动。而且，由于数据库环境是动态的，随着时间的 推移，用户数量和数据库事务不断扩大，数据库系统必然增加。因此，数据库 管理员必须持续关注数据库管理，并在必要的时候对数据库进行升级。

1.5 关系数据库

关系模型是用二维表格结构来表示实体与实体之间联系的数据模型。关系 模型的数据结构是一个二维表框架组成的集合，而每个二维表又可称为关系， 每个二维表都有一个名字。目前大多数数据库管理系统都是关系型的，如 Access就是一种关系型的数据库管理系统。在这一小节中，将为读者介绍关系 Access就是一种关系型的数据库管理系统。在这一小节中，将为读者介绍关系 数据模型最基本的术语概念和常见的关系运算。 非规范化的关系 第一范式1NF 第一范式1NF 第二范式2NF 第二范式2NF 第三范式3NF 第三范式3NF 1.5.1 非规范化的关系 1.5.1

一般而言，关系数据库设计的目标是生成一组关系模式，使我们既不必存 储不必要的重复信息，又可以方便地获取信息。方法之一就是设计满足适当范 式的模式。在学习范式前，首先来了解非规范化的表格。 当一个关系中的所有字段都是不可分割的数据项时，称该关系是规范化 的。 当表格中含有多值数据项时，该表格同样为不规范化的表格 。 1.5.2 第一范式1NF 1.5.2 第一范式1NF

如果关系模式R的所有属性的值域中每个值都是不可再分解的值，则称R 如果关系模式R的所有属性的值域中每个值都是不可再分解的值，则称R是 属于第一范式(1NF)。第一范式的模式要求属性值不可再分成更小的部分，即 属于第一范式(1NF)。第一范式的模式要求属性值不可再分成更小的部分，即 属性项不能是属性组合或组属性组成。 1.5.3 第二范式2NF 1.5.3 第二范式2NF

满足第一范式并且关系模式R 满足第一范式并且关系模式R中的所有非主属性都完全依赖于任意一个候选 关键字，则称关系R 关键字，则称关系R是属于第二范式。 1.5.4 第三范式3NF 1.5.4 第三范式3NF

如果关系模式R满足第一、第二范式，且R 如果关系模式R满足第一、第二范式，且R中的所有非主属性对任何候选关 键字都不存在传递信赖，则称关系R是属于第三范式的。3NF是一个可用的关系 键字都不存在传递信赖，则称关系R是属于第三范式的。3NF是一个可用的关系 模式应满足的最低范式，也就是说，如果一个关系不服从3NF，这个关系其实 模式应满足的最低范式，也就是说，如果一个关系不服从3NF，这个关系其实 是不能使用的。 第02章 初识Access 2007 02章 初识Access

Access是美国Microsoft公司推出的关系型数据库管理系统(RDBMS)，它作 Access是美国Microsoft公司推出的关系型数据库管理系统(RDBMS)，它作 为Office的一部分，具有与Word、Excel和PowerPoint等相同的操作界面和使用 Office的一部分，具有与Word、Excel和PowerPoint等相同的操作界面和使用 环境，深受广大用户的喜爱。本章主要介绍Access 2007的工作界面、数据库对 环境，深受广大用户的喜爱。本章主要介绍Access 2007的工作界面、数据库对 象及它们之间的关系、Access数据库中使用的数据类型以及表达式和函数。 象及它们之间的关系、Access数据库中使用的数据类型以及表达式和函数。 教学重点与难点

Access 2007的工作界面 2007的工作界面 Access中的数据 Access中的数据 Access中的对象 Access中的对象 Access中的函数 Access中的函数 2.1 启动Access 2007 启动Access

当用户安装完Office 2007(典型安装)之后，Access 2007也将成功安装到系统 当用户安装完Office 2007(典型安装)之后，Access 2007也将成功安装到系统 中，这时启动Access就可以使用它来创建数据库。 中，这时启动Access就可以使用它来创建数据库。 2.2 Access 2007的工作界面 2007的工作界面 Access 2007是Microsoft Office 2007的组成部分，Office 2007展现了一个开放 2007是 2007的组成部分，Office 2007展现了一个开放 式的、充满活力的新外观，如图所示。 2.2.1 标题栏

“标题栏”位于窗口的顶端，是Access应用程序窗口的组成部分，用来显示 标题栏”位于窗口的顶端，是Access应用程序窗口的组成部分，用来显示 当前应用程序名称、编辑的数据库名称和数据库保存的格式。标题栏最右端有 3个按钮，分别用来控制窗口的最大化/还原、最小化和关闭应用程序，如图所 个按钮，分别用来控制窗口的最大化/ 示。 2.2.2 功能区

Access 2007取消了菜单命令，将菜单栏转换为相应的选项卡，并且每个选 2007取消了菜单命令，将菜单栏转换为相应的选项卡，并且每个选 项卡的下方都列出了不同功能的组。如“开始”选项卡中包含“字体”、“格 式文本”、“排序和筛选”等组，如图所示。 2.2.3 导航窗格

导航窗格位于窗口左侧的区域，用来显示数据库对象的名称，如图2 导航窗格位于窗口左侧的区域，用来显示数据库对象的名称，如图2-7所示。 导航窗格取代了Access早期版本中的数据库窗口，如图所示。 导航窗格取代了Access早期版本中的数据库窗口，如图所示。

2.2.4 功作区

工作区是Access 2007工作界面中最大的部分，它用来显示数据库中的各种 工作区是Access 2007工作界面中最大的部分，它用来显示数据库中的各种 对象，是使用Access进行数据库操作的主要工作区域。 对象，是使用Access进行数据库操作的主要工作区域。 2.2.5 状态栏

状态栏位于程序窗口的底部，用于显示状态信息，并包括可用于更改视图 的按钮，如图所示。

2.2.6 其他界面元素 Access 2007界面还包含了其他元素，这些元素的共同点是：新增元素，且 2007界面还包含了其他元素，这些元素的共同点是：新增元素，且 能够帮助用户便捷地执行命令。 Office按钮 Office按钮 快速访问工具栏 2.3 自定义工作界面

Access 2007支持自定义设置工作环境功能，用户可以根据自己的喜好安排 2007支持自定义设置工作环境功能，用户可以根据自己的喜好安排 Access的界面元素，从而使Access的工作界面趋于人性化。 Access的界面元素，从而使Access的工作界面趋于人性化。 自定义快速访问工具栏 自定义工作环境 2.3.1 自定义快速访问工具栏

单击快速访问工具栏右侧的下拉箭头，将弹出常用命令列表。选择需要的 命令后，与该命令对应的按钮将自动添加到快速访问工具栏中。 添加命令按钮 快速访问工具栏位置的调整

2.3.2 自定义工作环境

在Access 2007中，用户可以对工作环境进行设置。单击Office按钮，在弹出 2007中，用户可以对工作环境进行设置。单击Office按钮，在弹出 的菜单中单击“Access 2007选项”按钮，在打开的“Access选项”对话框中进 的菜单中单击“Access 2007选项”按钮，

在打开的“Access选项”对话框中进 行设置即可，如图所示。

2.4 Access中的对象 Access中的对象

表是Access数据库的对象，除此之外，Access 2007数据库的对象还包括查询、 表是Access数据库的对象，除此之外，Access 2007数据库的对象还包括查询、 窗体、报表、宏以及模块等。 “表”对象 “查询”对象 “窗体”对象 “报表”对象 “宏”对象 “模块”对象

2.4.1 “表”对象 “表

表是同一类数据的集合体，也是Access数据库中保存数据的地方，如图左 表是同一类数据的集合体，也是Access数据库中保存数据的地方，如图左 图所示。一个数据库中可以包含一个或多个表，表与表之间可以根据需要创建 关系，如右图所示。 2.4.2 “查询”对象 “查询” 查询

我们把使用一些限制条件来选取表中的数据（记录）称之为“查询”。例 如，查询所有技术员的基本数据、查询2000年之后工作的员工等。用户可以将 如，查询所有技术员的基本数据、查询2000年之后工作的员工等。用户可以将 查询保存，成为数据库中的“查询”对象，在实际操作过程中，就可以随时打 开既有的查询察看，提高工作的效率。左图和右图所示分别为基本工资大于 4500元和所有生产部员工信息的查询。 4500元和所有生产部员工信息的查询。

2.4.3 “窗体”对象 “窗体” 窗体

窗体是用户与Access数据库应用程序进行数据传递的桥梁，其功能在于建 窗体是用户与Access数据库应用程序进行数据传递的桥梁，其功能在于建 立一个可以查询、输入、修改、删除数据的操作界面，以便让用户能够在最舒 适的环境中输入或查阅数据。

2.4.4 “报表”对象 “报表” 报表

报表用于将选定的数据以特定的版式显示或打印，是表现用户数据的一种 有效方式，其内容可以来自某一个表也可来自某个查询，如图所示。在Access 有效方式，其内容可以来自某一个表也可来自某个查询，如图所示。在Access 中，报表能对数据进行多重的数据分组并可将分组的结果作为另一个分组的依 据，报表还支持对数据的各种统计操作，如求和、求平均值或汇总等。

2.4.5 “宏”对象 “宏

宏是一个或多个命令的集合，其中每个命令都可以实现特定的功能，通过 将这些命令组合起来，可以自动完成某些经常重复或复杂的操作，如图所示。

2.4.6 “模块”对象 “模块” 模块 模块就是所谓的“程序”，Access虽然在不需要撰写任何程序的情况下就 模块就是所谓的“程序”，Access虽然在不需要撰写任何程序的情况下就 可以满足大部分用户的需求，但对于较复杂的应用系统而言，只靠Access的向 可以满足大部分用户的需求，但对于较复杂的应用系统而言，只靠Access的向 导及宏仍然稍显不足。所以Access提供VBA（ 导及宏仍然稍显不足。所以Access提供VBA（Visual Basic for Application）程序 Application）程序 命令，可以自如地控制细微或较复杂的操作。

2.5 Access中的数据 Access中的数据

作为数据库管理系统，Access与常见的高级编程语言一样，相应的字段必 作为数据库管理系统，Access与常见的高级编程语言一样，相应的字段必 须使用明确的数据类型，同时支持在数据库及应用程序中使用表达式和函数。 可用的字段数据类型 表达式 函数 2.5.1 可用的字段数据类型

Access 2007定义了10种数据类型：文本(Text)、备注(Memo)、数字 2007定义了10种数据类型：文本(Text)、备注(Memo)、数字 (Number)、日期/时间(Date/Time)、货币