公式的使用
1． 输入公式。在单元格或编辑栏中直接输入。 2．编辑公式
编辑公式通常编辑栏中进行。公式编辑完毕，应按Enter键或单击编辑栏中的“输入”按钮。
3．公式中的运算符
Excel的运算符有：算术运算符、文本运算符、比较运算符和引用运算符。
单元格引用 1．相对引用
1）相对地址的格式为：<列标><行号>，如B2。
2）当包含相对地址的公式被复制到一个新的位置时，公式中的单元格地址也随之发生相应的改变而保持相对位置不变，即公式中的参数与公式所在单元格的相对位置保持不变。这种引用称为相对引用。 2．绝对引用
1）绝对地址的格式为：$<列标>$<行号>，如$B$2。
2）当把含有单元格绝对地址的公式复制到一个新的位置时，公式中的单元格地址不发生改变，这种引用称为绝对引用。绝对地址不随公式所在位置的改变而改变。 3．混合引用
1）混合地址的格式为：<列标>$<行号>或者$<列标><行号>，如B$2或$E4。
函数的使用
选定要输入函数的单元格，单击编辑栏上的“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，在“选择函数”列表框中选择所需的函数，然后单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框。此时对话框引用栏的“Number1”文本框中显示的参数。若对此参数不满意，可单击“Number1”参数框右端的“收缩对话框”按钮，将对话框收缩为一行而显现出工作表，在工作表中选择单元格区域作为参数，再单击“Number1”参数框右端的“展开对话框”按钮。单击“确定”按钮入，函数计算的结果显示于单元格中。 求和”、“平均值”、“计数”、“最大”、“最小”
图表的使用 创建图表：选定图表所依据的数据所在的单元格区域，单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮
，打开“图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框，在“图表类型”列表框中选择
一种图表类型，在“子图表类型”列表框中选择一种合适的子类型，单击“下一步”按钮，打开“图表向导—4步骤之2—图表源数据”对话框，在“数据区域”选项卡的“数据区域”文本框内显示当前工作表所选择的数据区域。在“系列”选项卡中，显示Excel自动设置的图表的系列（包括名称和取值）和分类（X）轴标志的取值。若不满意，可以重新设定。单击“下一步”按钮，打开“图表向导—4步骤之3—图表选项”对话框，设定：“标题” “坐标轴” “网格线”等，单击“下一步”按钮，打开“图表向导—4步骤之4—图表位置”对话框，选择“新工作表”或“插入图”，点击完成。
数据的排序
单击数据清单中作为排序关键字段的任意一个单元格，选择“数据”菜单中的“排序”命令，
打开“排序”对话框，单击“主要关键字”列表框右端的下拉按钮，从下拉列表中选择作为主要关键字的字段名，并选中“升序”或“降序”， ）以同样的方法设置“次要关键字”和“第三关键字”。 为了避免数据清单标题也参加排序，应选中“有标题行”单选项。单击“确定”按钮。
数据的筛选 1． 自动筛选
[例]在“人事档案”数据清单中，筛选出满足“性别”为“男”且“学历”为“大专”条件的记录。操作步骤如下：
单击数据清单中的任一单元格，选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”子命令。此时，在每个字段名右侧出现一个下拉按钮。单击“性别”字段的下拉按钮，在下拉菜单中列出了“全部”、“前10个”、“自定义”、“男”和“女”5个选项。其中“全部”选项为当前状态。选择“性别”字段的下拉菜单中的“男”选项，则数据清单中仅显示性别为男的记录，选择“学历”字段的下拉菜单中的“大专”选项。由于男性且大专学历的人只有二个，所以屏幕上仅显示这两个人的记录。 2． 自定义筛选条件
在“人事档案”数据清单中，使用“自定义”选项，筛选出年龄在30至40岁之间的记录。操作步骤如下：
（1）单击数据清单中的任一单元格。
（2）选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”子命令。 （3）单击“年龄”字段的下拉按钮，弹出下拉菜单。
（4）选择“年龄”下拉菜单中的“自定义”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框，
（5）在“年龄”下方的列表框中选择“大于或等于”，并在其右边的文本框中输入30；在“年龄”下方的列表框中选择“小于或等于”，并在其右边的文本框中输入40；在上下关系表达式框之间是逻辑运算单选按钮“与”和“或”，本例选用“与”。 （6）单击“确定”按钮。数据清单中仅显示年龄在30到40之间的记录。
数据的分类汇总
[例]将“人事档案”数据清单按部门进行分类汇总。
（1）单击单元格F9，单击“常用”工具栏中的“升序”按钮
。数据清单按“部门”
字段值升序排列，使同一部门的记录集中在一起。
（2）选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，（3）在“分类字段”列表框中，选择“部门”作为分类汇总的关键字。
在“汇总方式”列表框中选用“求和”。
求和只能对数据清单中所有数值型字段进行汇总。本例选用“工资”字段。（4）单击“确定”按钮。
数据透视表
建立数据透视表：（1）选择数据清单中的任一单元格。
（2）选择“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1”对话框，（3）选中“Microsoft Excel数据清单或数据库”选项，以指定产生数据透视表的源数据；选中“数据透视表”选项，以指定所要创建透视表的类型。
（4）单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之2”对话框。此时，对话框中的“选定区域”输入框中已自动指定了整个数据清单区域，
（5）单击“下一步”按钮，打开“数据透视表和表格透视图向导－3步骤之3“对话框，选用“现有工作表”或“新建工作表”。
（6）单击“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导－布局”对话框，
1）“页”字段区：用于放置按页显示的字段，该字段用来筛选显示数据。 2）“行”字段区：用于放置作为行标题的字段。 3）“列”字段区：用于放置作为列标题的字段。 4）“数据”字段区：用于放置数据透视表中显示的数据，相当于选择了用于分类汇总的数据。
（7）将对话框右边的字段名“**”拖放到“页”字段区，其它类似。
PowerPoint演示文稿
创建新的演示文稿
选择“视图”菜单中“任务窗格”命令，在窗口的右侧打开“任务窗格”的“新建演示文稿”主题页，单击“空演示文稿”超链接，“任务窗格”即切换到“幻灯片版式”主题页，其中提供了32种幻灯片版式，鼠标指向某一种版式，即显示该版式的名称，选定幻灯片版式。
保存打开演示文稿的方法与打开其他Office XP文档的方法相似。
添加幻灯片
选择“插入”菜单中的“新幻灯片”命令。所添加新幻灯片总是插在当前幻灯片之后。
使用母版
选择“视图”菜单中“母版”命令的“幻灯片母版”子命令，打开“幻灯片母板视图”，同时激活“幻灯片母板视图”工具栏。
配色方案
幻灯片的配色方案包括“背景”、“文本和线条”、“阴影”、“标题文本”、“填充”、“强调”和“超链接”8项对象的颜色。配色方案的调整操作如下。 （1）在“幻灯片视图”下，选定要调整配色方案的幻灯片。
（2）在“任务窗格”的“幻灯片设计”主题页中，单击“配色方案”超链接，如图所示。
（3）在“应用配色方案”列表框中，显示系统的12种配色方案。单击列表框中某种配色方案，就将该配色方案施加于选定的幻灯片。
使用设计模板
（1）在“幻灯片窗格”选定要使用设计模板的幻灯片。 （2）单击“任务窗格”左上角的按钮，将“任务窗格”切换到“幻灯片设计”主题页。 （3）在“任务窗格”的“幻灯片设计”主题页的“应用设计模板”列表中，选择一个模板，如选择“crayons”模板，单击其右侧的下拉按钮，弹出下拉菜单，如图5-29所示。
图5-29 设计模板及其下拉菜单
（4）若选择下拉菜单中的“应用于所有幻灯片”选项，则将该模板应用于演示文稿的所有幻灯片；若选择“应用于选定幻灯片”选项，则将该模板应用于演示文稿中选定的幻灯片。
选定幻灯片
（1）选定一张幻灯片：单击幻灯片，其四周出现蓝色的粗线框，表示该幻灯片被选定。 （2）选定连续的多张幻灯片：单击要选定的第一张幻灯片，按住Shift键，再单击最后一张幻灯片。
（3）选定不连续的多张幻灯片：按住Ctrl键，单击要选定的各张幻灯片。
复制幻灯片
1）在普通视图下，选定要复制的一张或多张幻灯片。 2）单击“常用”工具栏中的“复制”按钮。 3）单击拟插入位置的前一张幻灯片。
4）单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮，所选定的幻灯片就复制到选定位置的后面。
删除幻灯片
（1）在普通视图下，选定要删除的一张或多张幻灯片。
（2）单击“编辑”菜单中的“删除幻灯片”命令，或直接按“Delete”键。
更改幻灯片顺序
（1）在“大纲视图”、“幻灯片视图”或“幻灯片浏览视图”中，选中一个或多个幻灯片图标或缩略图。
（2）按下左键将其拖动到新位置，然后松开鼠标左键。
添加图表
（1）在幻灯片中添加图表
1）单击“常用”工具栏中的“插入图表”按钮，即显示一个样板图表和相关的“数据表”
窗口。
2）在“数据表”窗口中，提供了示范的行与列标签和数据的信息。用户可以在数据表中输入实际的数据，然后单击表以外的任意位置，输入的实际数据即替代数据表中的示范数据。
插入声音
①打开演示文稿，在“幻灯片视图”窗格中，单击选定要插入音乐或声音的幻灯片。
②选择“插入”菜单中的“影片和声音”命令的“文件中的声音”子命令，打开“插入声音”对话框。
③找到包含此声音文件的文件夹，再双击所需的声音文件，即在所需位置插入此声音，此时幻灯片上会出现一个声音图标
，同时屏幕将显示一个提示对话框。
插入影片
1）打开演示文稿，在“幻灯片视图”窗格中，单击选定要插入音乐或声音的幻灯片。 2）选择“插入”菜单中的“影片和声音”命令的“剪辑库中的影片”子命令，“任务窗格”即切换到“插入剪贴画”主题页。
3）在“结果”列表框中，找到所需要的视频文件，单击其右侧的下拉按钮，弹出下拉菜单，单击下拉菜单中的“插入”命令，在幻灯片中插入一个视频文件。
设置动画效果
（1）打开要添加动画的演示文稿，切换到“幻灯片浏览”视图下。 （2）选定幻灯片。
（3）选择“幻灯片放映”菜单中的“动画方案”命令，“任务窗格”即切换到“幻灯片”主题页的“动画方案”， 在“应用于所选幻灯片”列表框中，单击“**”选项。
自定义动画
（1）打开要添加动画的演示文稿，切换到“幻灯片”视图下。 （2）选定要设置自定义动画效果的幻灯片。
（3）在此幻灯片中，选定要要设置自定义动画效果的对象。 （4）选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命令，“任务窗格”即切换到“自定义动画”主题页。
（5）选择“添加效果”下拉菜单中“强调”命令的“陀螺旋”子命令。
“任务窗格”中，在“开始”下拉列表中，可设置动画开始的时刻；在“数量”下拉列表中，可设置对象旋转的角度；在“速度”下拉列表中，可设置对象旋转的速度。
超链接
（1）打开演示文稿，并选择第2张幻灯片。 （2）选定第一个副标题作为链接点。
（3）选择“插入”菜单中的“超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。在“链接到”选项组中，选择“本文档中的位置”选项。
（4）在“请选择文档中的位置”列表框中，选择第3张幻灯片作为链接的目标。在其右侧的“幻灯片预览”框中即显示目标幻灯片的缩略图。
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