中央广播电视大学2009-2010学年度第二学期“开放专科”期末考试
行政管理专业 办公室管理试题
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分) 1. 在办公室的布置方面，( )的位置是上座。 A. 离入口最远
2; 在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜?( ) B. 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 3. 文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?( ) C. 每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力
4. 为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进?( ) A. 工作人员工作尽可能专门化、单一化 5.以下哪些接打电话的行为是不正确的?( ) A. 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击
6.在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用( ) D.“台安”、“钧安”
7.按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM-120CM，应 该是( ) A.个人区
8.文员做会议记录时，可以在会议记录中( )。 C. 与发言者用词不一致但意思完全一致
9.上司决定参加某个会议时，文员不应该( )。 D. 只在便笺上写好会议名称
10. 在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点:一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急;另一是具有( )，了解要求约会者的心理。 B.说话的技巧
二、判断题(正确打“丫”。错误打“X\。每小题1分，共10分) 1. 办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。( X )
2. 办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。(X ) 3. 同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。(Y ) 4. 文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。(X )
5. 文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。(X ) 6. 日常交往中的上下级角色关系不应淡化。( X)
7. 如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如 果这一时间有空，就可答应下来。( X )
8.女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。（ Y）
9.要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。( X) 10.列人保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保 密期限的变更和解密。(Y )
三、简答题(每小题10分。共20分)
1.简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用?形式是怎样的?
会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基 础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。(2分)
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指异工作的作用。(2分)
可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。(2分)
有两种形式:
(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。(2分)
(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。(2分) 2.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(4分)
(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。(2分)
(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。(2分) (3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。(2分) 四、设计题(每小题15分，共30分)
1.某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打人市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做? (1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者;(3分) (2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜;(3分) (3) 座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合;(2分) (4) 主持人负责引导、组织，可不做记录;(2分)
(5) 详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;(1分) (6) 座谈会的时间不必严格规定，可长可短;(2分)
(7) 会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。(2分) 2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(3分) (2) 回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。(3分)
(3) 尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。(3分)
(4) 把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(3分)
(5 )对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。(3分) 五、案例分析题(每小题15分，共30分) 1.请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之
内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任:“未在冰箱使用说明书上写明:冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?
(1 )信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到 社会上的反馈。(5分)
(2 )有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。(5分)
(3) 文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。(5分)
2.A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16:00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。经询问，当初A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没有最后确定。当时大堂负责人说:“若B公司换了时间，则包房由A公司用，不用再通知了”，事后由于总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时，最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场，大家扫兴而归。 (1 )为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?
(1) A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。(2分)
(2) 如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动? （2)应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责。(1分)
（3)由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。(3分)
(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。（1分)
（5)在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决。(2分) (3 )如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理?
(6) 如果发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。(1分) (7) 应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。(2分) (8) 可在活动项目上增加一些内容予以补救。(2分) (9) 有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。(1分)
2009—2010学年度第二学期期末考试试题
