__________________________________________________
邮件礼仪
目录
一、关于标题——电子邮件的灵魂所在 二、关于称呼与问候——细节中体现尊重 三、正文——关乎成败的主干部分 四、结尾签名——彰显你的职业化 五、正确使用发送、抄送、密送
一、关于标题——电子邮件的灵魂所在
主题要提纲挈领,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。
1. 一定不要空白标题,这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键,
也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。
2. 标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3. 附上邮件出处。对外邮件,最好写上来自**公司的邮件,如:分点渠道陈节雷,以便对
方一目了然又便于留存;对内邮件,要加上部门和姓名,如:运营管理部陈节雷。 4. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。也
不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”。
5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。 6. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。
7. 主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
示例:
有错别字
标题太长
乱码 无主题 无发件人
空白
无发件人
?
主题简短明了 有发件人
收集于网络,如有侵权请联系管理员删除
__________________________________________________
二、关于称呼与问候——细节中体现尊重
1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度
1) 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,
要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼如:“各位同事”、“各位领导”……
2) 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的
“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。 3) 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也
是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。 4) 称呼是第一行顶格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
1) 最简单的开头写一个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。 2) 结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。注意,
在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
示例:
无任何内容 称呼没有顶格,问候语没有换行空两格
无称呼和开头问候语 无问候语
收集于网络,如有侵权请联系管理员删除
__________________________________________________
落款没有空两格
三、正文——关乎成败的主干部分
1. Email正文要简明扼要,行文通顺 1) 若对方不认识你,第一件应当说明自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以
示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 2) Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,
然后单独写个文件作为附件进行详细描述
3) 正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语
句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。 2. 注意Email的论述语气
1) 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当
的语气进行论述,以免引起对方不适。
2) 尊重对方,请、谢谢之类的敬语要经常出现。
3) 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论 4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感
5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度 6. 选择合适的语言和字体
中文用宋体或新宋体,英文用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对商务邮件。
7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。
8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻。 9. 附件
收集于网络,如有侵权请联系管理员删除