曹妃甸工业区规划建设管理局 建设工程档案归档整理管理规定
一、建设工程文件的归档要求
建设项目文件的形成应符合国家相关的法律、法规、标准要求。建设项目档案必须真实反映工程竣工后的实际情况，具有归档保存价值的文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。各个程序要有责任者的签字或盖章手续，并必须齐全，具有法律效用。归档的项目建设文件，应做到书写材料符合档案保管要求、字迹工整、图像清晰，有利于保存。 归档时间应符合下列规定：
根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。
施工单位城建档案一般做三套，一套（原件）移交曹妃甸工业区住建分局城建档案馆（室），一套移交建设单位，一套施工单位自己保存；建设单位需向档案馆（室）移交工程综合资料（前期开工手续及后期验收手续）；监理单位需向城建档案馆（室）移交一套完整的监理资料。城建档案馆（室）只对建设单位办理移交手续，建设单位填写城建档案交接目录、接收和移交证明书、鉴定表（一式两份），需在交接书上双方签字，盖章。 二、工程资料分类
根据《建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2001》和《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）规定，将工程资料分为四个部分。
（一）工程准备阶段和竣工验收资料，包括工程可研、立项、审批、
征地、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、概预算及工程竣工验收等阶段的项目建设文件与资料，由建设单位整理提供。
（二）监理资料，包括监理规划、进度控制、质量控制、监理通知、工程总结、合同、勘察、设计、施工等实施过程的监理资料，由监理单位整理提供。
（三）施工资料,包括工程质量验收、工程质量控制、工程安全与功能检验、观感质量检查和竣工图等资料，由施工单位负责整理提供。
（四）工程档案资料,包括工程档案立卷及移交等，由建设单位整理提供。
三、工程资料归档范围、质量要求、立卷原则及方法
（一）工程文件归档范围
对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。凡在曹妃甸工业区内，新建、改建、扩建投资额在20万元或建筑面积在500平方米及其以上的建筑工程资料均应归档。
（二）归档文件的质量要求 归档的工程文件应为原件。
工程文件的内容及其深度必须符合国家有关文件工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。工程竣工报告、验收证书、合同、协议等履行双方签字手续，合同、协议等应为正本归档，不应是副本或者复印件归档。应归档的文件材料是传真件（热敏纸）的必须复印，与原件一同归档。水泥钢材等原材料实验报告，要求报告字迹清楚、内容规范、数据准确，并
做好跟踪记录。隐蔽工程记录齐全、完整,数据准确。
工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等，不应使用热敏纸。
工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，统一采用A4幅面。
（三）立卷的原则和方法
立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
立卷可采用如下方法：
工程文件可按建设程序划分为工程准备的阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；
工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷； 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 竣工图可按单位工程、专业等组卷； 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 （四）卷内文件的排列 卷内档案组卷顺序及格式要求
顺序要求：“竣工资料封面”、“案卷封面”、“卷内目录”、“卷内资料”、“卷内备考表”。
格式要求：
文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。外文材料应译文在前，原文在后。
图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 （五）案卷的编目
档案盒和案卷封面的编制应符合下列规定：
档号：应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写； 档案馆代号：应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写；
案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；字数不超过50字。
编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者；几个单位合卷的,则填写牵头单位名称并加盖立档单位的公章。
编制日期：本卷文件资料形成的最早至最晚日期，用阿拉伯数字填写。 保管期限：分为永久（永久保存）、长期（同该工程的使用寿命）、短期（20年以下）三种期限。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
密级：分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级；具有技术专利的工程项目为绝密，较大工程项目为机密，一般工程项目为秘密。
共几卷：立卷单位工程档案的总卷数（包括文字资料及图纸卷数）； 第几卷：该卷的顺序号。
盒脊背: 档号：同封面档号，档案保管单位填写；案卷题名：同封面案卷题名，填写形式为竖排右起不空格。
卷内文件页号编写位置：卷内文件均按有书写内容的页面编号。应使用阿拉伯数字，从“1”起标注本卷内项目文件材料的序号。档案馆认定通过后，打码机打印。单面书写的文件右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。每个建设项目应设总目录卷，按卷顺序号登记排列。
卷内目录的编制应符合下列规定：填写的目录顺序应与案卷内容相符，不能用工程设计图目录代替。
序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注；
责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；
文件编号：指项目文件材料的文号或图号。
文件题名：填写文件标题的全称；检验、记录、实验、合格证等表格应准确提示文件内容（如：规格、型号等）。
日期：填写文件形成的日期（竣工图填写盖竣工图章时的日期）省略年、月、日字样，六位数中间用“.”联系，如。
页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号如：26-30
卷内目录排列卷内文件首页之前。
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