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低值易耗品的费用，月初需由各部门负责人制定相应的月支出计划；非常规费用是指高值保管品和公共用品的，高值管理品不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置。
第五条 低值易耗品（A类）由人事行政部根据实际需要，经部门负责人审批后采购，以不影响工作、适量储备为原则。高值保管品（B类）由使用部门填写《办公用品请购单》，部门负责人签字，并由总经理批准后人事行政部方可购买和发放。公共用品（C类）由人事行政部负责人填写《办公用品请购单》，总经理签字审批后、由人事行政部购买和发放。
第六条 办公用品由人事行政部统一采购。禁止其他部门自主采购，否则产生的费用一律不报销。
第七条 各部门应在每季度最后一个月15日前将下季度《办公用品请购单》（须有部门负责人签字）报人事行政部，以便定制计划统一采购，逾期不报视为无需求，届时办公用品管理人员有权拒发。
第八条 A类办公用品为定量领用，每季度领一次，领取时填写办公用品《办公用品领用单》，标明领用日期、数量、规格，领用人。
B类办公用品领用时，填写《办公用品领用单》，标明领用日期、数量、规格，领用人和部门负责人签字。
C类办公用品由行政部负责人填写《办公用品领用单》，并由其承担保管责任。
第九条 损坏赔偿责任。
1、低值易耗品（A类）办公用品的丢失、损坏由个人承担。
2、高值保管品（B类)办公用品：发生损坏的，由公司统一维修，发生的费用由相关责任人和公司各承担50%；发生丢失的，由相关责任人承担相应费用，费用的计算公式为：赔偿费用=物品原价*（10-X）/10，X为实际使用年数，如果X的数值大于或等于10，赔偿费用最高以原价的10%计算。
3、公共用品（C类）办公用品：发生损坏的，由公司统一维修，发生的费用由公司、部门负责人、实际责任人共同承担，承担的比例为公司30%、部门负责人30%、实际责任人40%。
4、高值保管品（B类)和公共用品（C类）办公用品发生丢失的，相关费用
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由相应责任人承担，费用的计算参照本条第2款执行。
第十条 公司对高值管理品的报废实行审批管理。各部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。
1、对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。
2、可维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至人事行政部统一进行处理。
3、对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在提交过维修申请，并经过维修但无法修好的情况下，或者是无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该物品的保管人填写《办公用品报废申请单》，经人事行政部会同财务部审核同意后方可进行报废处理。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司主管副总经理的批准；原购买价值单件超过3000元的，须报请公司总经理的批准。
3、高值保管品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。
4、高值管理品在完成报废程序后，应当从《高值管理品登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请单》。
第十一条 新进人员到职时由其所任职的部门通知，向人事行政部领用办公物品；人员离职时，必须在办理完办公物品归还手续后，方可为其办理离职手续、领取工资等事项。
六、会议管理制度
第一条 为了规范公司会议管理、提高会议质量、降低会议成本，特制订本制度。
第二条 本制度对公司内部各种会议和我公司人员参加的外部会议均有约束力。
第三条 会议通知工作：
（一）除例会外，其他会议由会议组织部门或人事行政部通过电子邮件、电话等形式进行通知；
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（二）若会议（含例会）不能按计划召开，应及时通知各相关部门和人员。 第四条 会议材料的准备：
（一）若有资料要发放，会议组织部门或人事行政部应事先将其复印装订好；
（二）会议组织部门或人事行政部应准备好会议签到簿。
（三）会议组织部门或人事行政部应根据参会人员的数量，布置好会场,准备好会议所需设备（如茶水、麦克风、电脑、投影仪等）。 第五条 会议的一般进程：
（一）参会人员在会议签到簿上签到；
（二）会议组织部门检查、汇报会议出勤情况； （三）分发会议所需材料； （四）会议开始； （五）会议结束。 第六条 会场纪律：
（一）参会人员须在会议签到簿上签到（要求字迹清楚）； （二）参会人员须提前5分钟到达会场；
（三）参会人员不得无故缺席，如不能参加会议，需至少在会议开始前一小时向会议组织者请假、并告知会议通知者；
（四）会议开始后，参会人员应关闭手机等通讯工具（或改为震动），未经会议主持人许可，不得接打电话、发短信；
（五）参会人员在没有征得主持人或会场管理人员同意的情况下，不得中途离开会场或随意走动。 第七条 会议纪要：
（一） 公司级会议的会议纪要：
1、 会议组织部门应指定专人负责会议记录，重要会议必须安排两名会议记录人员，准备好录音设备，以保证会议记录质量；
2、 会议结束后记录人员应立即将会议记录整理成会议纪要交相关人员进行审核；会议结束后一个工作日内必须确保会议纪要审核完毕下发；
3、 记录员必须做好会议纪要中重要内容的保密工作；
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4、 由会议组织部门将下发的会议纪要发放到会议决议需传达的人员手中； 5、 重要讨论会的会议纪要必须由主要参会人员共同签字对会议纪要内容进行确认后下发执行。
（二） 部门级会议的会议纪要会议组织方根据自身情况作适当处理。 第八条 惩罚办法：
（一）会议组织部门没有布置好会场或没有准备好会议所需设备，影响会议顺利进行的，对相关责任人处以50元/次的罚款。
（二）会议组织部门没有认真组织会议材料，致使会议内容不充实的，每次对相关责任人处以50元以上的罚款。
（三）参会人员有违反第六条中有关条款的，作如下处理： 1、未签到的，对相关责任人处以5元/次的罚款；
2、未请假无故不出席会议的，对相关责任人处以100元/次的罚款； 3、会议迟到的，处罚50元/次（外部会议迟到者，处罚200元/次）； 4、违反其它条款的，对相关责任人处以20元/次的罚款。
（四）会议纪要中出现内容明显错误的，对会议纪要审核人处以50元/次的罚款；造成不良后果的视情节轻重另行处理。
七、印章管理及使用规定
第一条 本规定所指的印章包括：公章、财务专用章、企业法人印章、合同专用章。技术专用章由工程部另行制定管理规定，各部门印章由各部分制定管理规定，责任人为部门第一负责人。
第二条 公章、财务专用章、企业法人印章的管理规定
1、公章、财务专用章由AAA和BBB二人共同管理和保管。文件柜上的钥匙和密码锁的钥匙由AAA和BBB分别保管。
2、企业法人印章由AAA保管。 第三条 公章、财务专用章的使用规定
1、凡使用公章，必须由使用人按公司相关规定和用章审批单要求，认真、如实填写审批单，并经总经理签批后方可办理盖章和使用手续，BBB做好登记工作。
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2、凡使用财务专用章办理存、取款手续，发票、收据手续，各种税、费、报表及银行等其他手续，一律填写审批单，经总监签批后，方可盖章办理，并做好登记工作。
3、凡使用企业法人印章，AAA须严格把关，经总监报总经理批示、且和公章、财务专用章共同使用的，可直接办理。
4、遇特殊情况使用公章、企业法人章，如果总经理不在办公室，可电话报总经理同意后方可使用，待总经理回办公室后及时补签审批单。蔡建雄并做好特殊情况的记录。（注：签订合同、银行借款、企业担保除外，必须经总经理书面批示后方可使用。）
5、公司账户网银USB密钥由出纳掌管，办理相关业务时，需经财务部经理授权。
第四条 管理人员的责任
1、专管人员要熟读和掌握公司的章程，按本规定及公司有关制度要求严格把关、尽职尽责。
2、印章保管责任人不得随意放置印章、不得随意交与他人代为保管。 2、未按本规定严格执行，或因失职造成擅自使用公章、财务专用章，将由使用方及专管人员承担给企业造成的一切损失，并追求其专管人员的法律及刑事责任。
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《2010年佳利伟业房地产开发公司人事行政管理制度汇编》（37页）
