行政文员的工作内容和职责
一、执行办公用品的采购、发放、管理
1、新员工入职时,由部门经理根据办公用品实际需要,提出申请,向行政文员签字领取。其余时间,员工急需领取办公用品,必须签字,并写清楚领用时间、项目、数量等。
2、员工离职时,部门经理应认真清点其办公用品,并到行政部填写移交清单并签字。
3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点,办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购,特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。
二、信件的收发、文件资料打、复印,传真管理
1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件,退回或转移。 发件时,由发件人填写好资料,再由行政文员执行发送。
2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据,并负责核对单据数量、金额,便于财务结算。 3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件,行政文员有权监管教育。
三、执行印制名片的联系、校稿与管理
1、公司名片格式统一化,由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。
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2、需做名片的员工,先填写名片印制申请单,经部门经理签字后交由行政文员负责办理。
3、名片印制前需校稿,确认名片职务、部门是否相符,姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片内容起,一周内,行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。 四、执行固定资产及低值易耗品的管理
1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时,公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。
2、行政文员根据盘点状况,制作《公司固定资产使用情况登记表》,发给公司相关负责人。
3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。
五、执行书籍、文件、资料的规范管理
1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐,及时更新登记表。
2、公司员工借书、领取文件资料时,必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。 3、员工借书的限期不超过一个月,行政文员应提醒催还。员工离开公司时,应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时,行政文员应备注说明归还日期。
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六、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等
1、根据饮用水的饮用情况,及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。
2、公司负责人或其它部门根据实际需要,提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时,行政文员予以代办,结款方式根据实际情况而定。
3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定的提前量(订票一般提前2~3天知会行政文员,订餐、订房一般提前1~2天,订会议厅一般提前10~20天)。 七、来访者接待、会议活动。
1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务。
2、公司会议,由行政文员统一发出通知。如需投影设备,会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。会后,行政文员负责清理会场、查收设备。协助客服部,负责做好课程活动前,宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。
八、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。 1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。
2、规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终汇报完成结果。
3、有任何工作困惑,可通过邮件或面谈的方式提出,记住:透明沟通,工作畅通。
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行政文员工作流程和标准
1、
每周一9:30准时参加每周例会,记录会议内容,整理会
议纪要,周一17:30之前将会议纪要发至两位副总批示,周二下班之前将修改之后的会议纪要发至总经理,上传至群文件,打印纸质版会议纪要经两位副总签字确认后存档; 2、
每周一15:00之前各部门上报每周工作汇报,整理汇总
后交至行政部经理; 3、
每月25日各部门上报下月申购单,整理统计各部门申购
物品,当月30日之前采购申购物品,物品到位后做好入库、发放登记工作; 4、
每月26日填写借款单,月底前缴纳上月商管公司固定电
话费用; 5、 6、
每月27日之前制定行政部下月排班表;
每月月底制作下月水票,至开发公司盖章,通知各办公室
领取下月水票,并做好水票使用登记; 7、 8、
每月月底制作下月《值班经理巡场交接本》交予服务台; 不定期整理公司员工通讯录,将离职人员删除,增加新入
职员工联系方式,整理打印发放各部门; 9、
不定期整理公司QQ群、微信墙与福源广场团队,将离职
人员当日删除,增加新入职人员,并通知其修改备注名称,便于工作联系;
10、 新入职员工入职一周后,挑选合适尺寸的工作服发放给新
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入职员工,并做好登记;
11、 离职员工工作服、工号牌、钥匙、电脑等办公用品的收回与整理,物品收回后方可在离职表上签字同意离职;并检查工作服是否清洗干净,根据《公司工装管理制度》扣除相应折旧费或干洗费;折叠整齐,贴上标签,便于管理; 12、 公司公交卡余额不足时书写充值申请,经领导批示后,填写借款单进行充值,并做好公交卡使用登记;
13、 办公室饮水机水量剩余1桶时,联系送水人员及时送水; 14、 做好办公室空调的使用管理:1)、冬:当室温低于6℃时,
办公区可开启空调,温度设置为28℃;2)、夏:当室温高于30℃时,办公区可开启空调,温度设置为26℃;
15、 做好办公室打印机、饮水机、用水、用电的使用管理;(节约
为本)
16、 每日做好办公用品、保洁用品等物品发放的登记工作; 17、 做好仓库、档案室的日常管理;(借阅档案室文件的需签字后借阅)
18、 领导交办的其它工作。
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行政文员的工作内容和职责
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