佛山市友仁友信人力资源服务有限公司
文件管理办法
文件编号：SX-NK-ZW-01 版 本 号：1.0
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佛山市友仁友信人力资源服务有限公司 文件编号 SX-NK-ZW-01 文件管理办法 版本号 1.0 修 订 页 编制/修订原因说明： 统一规范和完善公司制度文件编码规则以及文件制订、修订、废止、保管等作业要求。 原章节号 编制： 审核： 现章节号 全部 修订（内容）说明 完善制度文件编码原则和文件管理方法 修订人/时间 会签： 批准：
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佛山市友仁友信人力资源服务有限公司 文件编号 SX-NK-ZW-01 文件管理办法 版本号 1.0 目 录
1. 目的 ……………………………………………………………………………………………………………………3 2. 范围 ……………………………………………………………………………………………………………………3 3. 职责 ……………………………………………………………………………………………………………………3 4. 程序与内容 …………………………………………………………………………………………………………3 4.1 文件编码分类 …………………………………………………………………………………………………3 4.2 内部文件编码原则……………………………………………………………………………………………4 4.3 通知、公告、签呈、内部联络函编码原则 …………………………………………………………5 4.4 日期、流水号、版本编码原则 ……………………………………………………………………………5 4.5 外发文件编码原则……………………………………………………………………………………………5 4.6 文件分发、保存 ………………………………………………………………………………………………5 4.7 文件修改、废止 ………………………………………………………………………………………………6 5. 附则………………………………………………………………………………………………………………………6 6. 附录………………………………………………………………………………………………………………………6
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佛山市友仁友信人力资源服务有限公司 文件编号 SX-NK-ZW-01 1. 目的
为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。 2. 范围
本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的内控制度文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3. 职责
3.1 行政中心负责制定公司文件分类的编号规则并指导各中心/科室联络窗口按规定操作。 3.2 各中心/科室设置联络窗口，负责文件编订、编号和档案管理等。 4. 程序与内容
4.1 文件编码分类
4.1.1 公司名称
公司全称：佛山市友仁友信人力资源服务有限公司；公司简称：YX 4.1.2 中心/科室代码 公司名 总经办 行政中心 营销中心 生产中心 技术中心 财务中心 人力资源科 文件管理办法 版本号 1.0 YX 总务科 GM 研发科 XZ 品质科 YX 内贸科 SC 计划科 JS 采购科 CW 外贸科 RZ 销管科 ZW YF PZ NM JH CG WM XG 4.1.3 体系类别代码 体系类别 内控体系 ISO体系 海关认证体系 代码 NK ISO AEO 第 3 页 共 6 页
佛山市友仁友信人力资源服务有限公司 文件编号 SX-NK-ZW-01 文件管理办法 版本号 1.0 环境健康安全 4.2 内部文件编码原则 文件编码(示例) SX-JT-NK-① SX-NK-XZ-① NK-XZ-①② 中心/科室代码-①-② 4.2.1一级管理制度类文件 编号格式：SX-JT-NK- ①
EHS 文件名称 一级管理制度 二级管理办法 三级工作标准或规范 四级附件、附表、附图 格式说明：公司简称-公司代号-体系类别- ①:制度编号（01～99） 4.2.2二级管理办法类文件 编号格式：SX-NK-XZ- ①
格式说明：公司简称-体系类别-中心/科室代号- ①:办法编号（01～99） 4.2.3三级工作标准或规范类文件 编号格式：NK-XZ-①②
格式说明：体系类别-中心/科室代号-①:归属办法编号+②:三级文件编号（01～99） 4.2.4四级附件、附表、附图类文件 编号格式:中心/科室代码-①-②
格式说明：体系类别- ①：归属制度办法编号-②：四级文件编号（01～99）
注：一级公司层面管理制度类文件发文，统一由双兴集团总裁办（JT）名义发布；二级含以下部门层面管理办法等文件，由各主办中心/科室名义发布
4.3 通知、公告、签呈、内部联络函编码原则 编号格式：SX-XZ-1801
格式说明：公司简称-中心/科室代码-2位数年份+流水号；（通知、公告、签呈、内部联络函
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