8 工程资料编制、组卷与归档
8.1 质 量 要 求
8.1.1 工程资料应真实反映工程的实际状况,具有永久和长期保存价值的材料必须完整、准确和系统。 8.1.2 工程资料应使用原件,因特殊原因不能使用原件的,应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处,并有经办人签字及时间。
8.1.3 工程资料应保证字迹清晰,签字、盖章手续齐全,签字必须使用档案规定用笔。计算机形成的工程资料应采用内容打印,手工签名的方式。
8.1.4 施工图的变更、洽商返图应符合技术要求。
8.1.5 工程档案的填写和编制应符合电子档案管理和计算机输入的要求。
8.1.6 工程声像(含照片、底片)资料,应图像清晰,声音清楚,文字说明或内容准确。
8.2 载 体 形 式
8.2.1 工程资料的两种载体形式:
纸质载体;光盘载体。
8.2.2 纸质载体和光盘载体的工程资料应在工程建设过程中形成、收集和整理。 8.2.3 光盘载体的电子工程档案
1 城建档案馆首先对纸质载体的工程档案进行验收合格后,进行电子工程档案的核查,核查无误后,进行电子工程档案的光盘刻制。
2 电子工程档案的封套、格式必须按城建档案馆的要求进行。
8.3 组 卷 要 求
8.3.1 组卷的质量要求
1 组卷前应保证建设开发资料、监理资料和施工资料齐全、完整,并符合本规程第5章至第9章要求。 2 编绘的竣工图应反差明显、图面整洁、线条清晰、字迹清楚,能满足计算机扫描的要求。 8.3.2 组卷的基本原则
1 建设项目应按单位工程组卷。
2 工程资料应按照不同的收集、整理单位及资料类别,按建设开发资料、监理资料、施工资料和竣工图分别进行组卷。
3 卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定,一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。
4 卷内若存在多类工程资料时,同类资料按自然形成的顺序和时间排序,不同资料之间的排列顺序需符合本标准资料分类原则。
5 案卷不宜过厚,一般不超过40mm。 8.3.3 组卷的具体要求 1 基建资料组卷
建设开发资料可根据类别和数量的多少组成一卷或多卷。
建设开发资料组卷具体内容和顺序可参考表4.2.2〈建设开发资料分类、编号、提供单位与归档保存表〉。 2 监理资料组卷
监理资料可根据资料类别和数量多少组成一卷或多卷。 3 施工资料组卷
施工资料组卷应按照专业、系统划分,每一专业、系统再按照资料类别从C1至C7顺序排列,并根据资料数量多少组成一卷或多卷。
对于专业化程度高,施工工艺复杂的工程,通常由专业分包施工单位对子分部(分项)工程资料分别组卷,如基坑工程、桩基、预应力、钢结构、木结构、网架(索膜)、幕墙、给排水与采暖、供热锅炉、电气工程变配电室和智能建筑工程的各系统,应单独组卷的子分部(分项)工程按照C1~C7顺序排列,并根据资料数量的多少组成一卷或多卷。 4 竣工图组卷
竣工图应按专业进行组卷。可分为工艺平面布置竣工图卷、建筑竣工图卷、结构竣工图卷、给排水及采暖竣工图卷、建筑电气竣工图卷、智能建筑竣工图卷、通风空调竣工图卷、电梯竣工图卷、室外工程竣工图卷等,每一专业可根据图纸数量多少组成一卷或多卷。
5 各类资料组卷内容需按本标准规定的各类资料分类、编号、来源与归档保存表进行。
6 文字资料和图纸资料原则上不能混装在一个装具内,如资料较少,需放在一个装具内时,文字资料和图纸资料必须混合装订,其中文字资料排前,图纸资料排后。 7 单位工程档案需编制总目录。 8.3.4 案卷页号的编写
1 编写页号应以独立卷为单位。在案卷内资料排列顺序确定后,均以有书写内容的页面编写页号。 2 每卷从阿拉伯数字1开始,用打号机打号,采用黑色、兰色油墨或墨水。案卷封面、卷内目录和卷内备考表不编写页号。
3 页号编写位置:单面书写的文字资料页号编写在右下角,双面书写的文字资料页号正面编写在右下角,背面编写在左下角。
4 图纸折叠后,页号一律编写在右下角。
8.4 封 面 与 目 录
8.4.1 工程资料封面和目录
1 工程资料案卷总目录(表8.4-1)
1)工程资料案卷总目录,为工程资料各案卷的总目录,内容包括案卷序号、案卷题名、页数、编制单位、编制日期和备注。
2)工程名称:填写工程建设项目竣工后使用名称(或曾用名)。 3)案卷序号:各案卷编制的顺序号,即:第一卷、第二卷…。 4)案卷题名:填写各卷卷名。 5)页数:各卷总页数。
6)编制单位:各卷档案的编制单位。
7)编制日期:填写卷内资料形成的起(最早)、止(最晚)日期。 8)备注:填写需要说明的问题。 2 工程资料案卷封面(表8.4-2)
案卷封面包括名称、案卷题名、编制单位、技术主管、编制日期(以上由移交单位填写)、保管期限、密级、共 册第 册等(由档案接收部门填写)。
1)名称:填写工程建设项目竣工后使用名称(或曾用名)。若本工程分为几个(子)单位工程应在第二行填写(子)单位工程名称。
2)案卷题名:填写本卷卷名。第一行按单位、专业及类别填写案卷名称;第二行填写案卷内主要资料内容提示。
3) 编制单位:本卷档案的编制单位,并加盖公章。 4) 技术主管:编制单位项目技术负责人签名或盖章。 5) 编制日期:填写卷内资料形成的起(最早)、止(最晚)日期。 6) 保管期限:由档案保管单位按照本标准保管期限规定填写。
7) 密级:由档案保管单位按照密级划分规定填写。 3 工程资料卷内目录(表8.4-3)
工程资料卷内目录为每卷总的编目,目录内容包括序号、资料名称、编制单位、编制日期、页次和备注。卷内目录内容应与案卷内容相符,排列在封面之后。原资料目录及设计图纸目录不能代替卷内目录。 1)序号:按卷内资料排列先后用阿拉伯数字从1开始依次标注。
2)资料名称:填写文字资料和图纸名称,无标题的资料应根据内容拟写标题。 3)编制单位:资料的形成单位或主要责任单位名称。
4)编制日期:资料的形成时间(文字资料为原资料形成日期,竣工图为编制日期)。 5)页次:填写每份资料在本案卷的页次或起止的页次。 6)备注:填写需要说明的问题。 4 施工物资资料目录(表8.4-4)
施工物资资料目录应按物资类别分别编目,目录内容包括物资类别、资料名称、型号规格、单位、数量、使用部位、页数等,有进场见证试验的,应在备注栏中注明。 5 混凝土(砂浆)抗压强度报告目录(表8.4-5)
混凝土(砂浆)抗压强度报告目录应分单位、分部、子分部工程,按不同龄期汇总、编目。有见证试验应在备注栏中注明。
6 钢筋连接试验报告目录(表8.4-6)
钢筋连接试验报告目录适用于各种焊(连)接形式。有见证试验应在备注栏中注明。 7 工程资料卷内备考表(表8.4-7)
内容包括卷内文字资料张数、图样资料张数、照片张数等,立卷单位的立卷人、审核人及接收单位的审
核人、接收人应签字。
1) 案卷审核备考表分为上下两栏,上一栏由立卷单位填写,下一栏由接收单位填写。 2) 上栏应标明本案卷已编号资料的总张数:指文字、图纸、照片等的张数;
审核说明填写立卷时资料的完整和质量情况,以及应归档而缺少的资料的名称和原因;立卷人由责任立卷人签名;审核人由案卷审查人签名;年月日按立卷、审核时间分别填写。 3) 下栏由接收单位根据案卷的完整及质量情况标明审核意见。
技术审核人由接收单位工程档案技术审核人签名;档案接收人由接收单位档案管理接收人签名;年月日按审核、接收时间分别填写。
8.4.2 工程档案封面和目录 1 工程档案案卷封面
使用城市建设档案封面(表8.4-8),注明工程名称、案卷题名、 编制单位、技术主管、保存期限、档案密级等。 2 工程档案卷内目录
使用城建档案卷内目录(表8.4-9),内容包括顺序号、文件编号、责任者、文件题名、编制日期、页次、备
注等。填写具体要求见8.4.1的工程资料卷内目录。 3 工程档案卷内备考
使用城建档案卷内备考表(表8.4-10),内容包括卷内文字资料张数,图样资料张数,照片张数等和立卷单位的立卷人、审核人签字。填写要求同8.4.1的工程资料备考表。 说明部分由城建档案馆根据案卷的完整及质量情况标明审核意见。 8.4.3 案卷脊背编制
案卷脊背项目有档号、案卷题名,由档案保管单位填写。城建档案的案卷脊背由城建档案馆填写。 8.4.4 外文编制的工程档案其封面、目录、备考表必须用中文书写。 8.4.5 工程资料档案封面与目录用表8.4-1~8.4-10。
16工程资料编制、组卷与归档
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