用WORD的邮件合并功能批量打印带照片证件
实现思路:
邮件合并实质上使用的是域,那么要想实现照片的自动处理应该从域上找突破口。
①在Word中插入图片,具体语法为IncludePicture \文件名\。 ②自动转换文件名
为了管理的方便,照片的名称通常为编号,那么怎么实现文件名的自动转换呢?方法就是——把两个域嵌套起来!
操作步骤:
1. 在EXCEL中准备好需要的数据,如姓名、性别、职务、编号等信息。
把照片放在d:\\photo文件夹里,每位员工的照片文件名和编号相对应。比如张三的照片名就是001.jpg。
2.打开word,右键单击“工具栏”区,打开“邮件合并”; 2.从邮件合并工具栏上依次选择按钮,设置文档类型为“信函”;
3.单击打开数据源按钮浏览选取准备好的数据库;
4.然后设计主文档、排版、设置纸张,并通过邮件合并插入只包含文字的域。
5.下面是关键的一步:就是照片域的实现:
光标定位在要插入照片的地方,按两次Ctrl+F9插入嵌套域,输入:{IncludePicture \MergeField \编号\。注意,引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行,否则Word将找不到图片文件。
6.然后单击合并到新文档按钮,切换到生成的新文档里,这时还看不到照片,保存生成文件,按Ctrl+A全选,再按F9,每位员工对应的照片就全出来了。
注意事项:
1.Word中IncludePicture域中文件名的路径用“\\\\”代替“\\”。
2.IncludePicture域支持长文件名。比如可以写: {IncludePicture \
Settings\\\\Administrator\\\\桌面\\\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\\\邮件合并\\\\photo\\\\005.jpg\
3.IncludePicture域中的文件名路径可以使用相对路径和绝对路径。比如可以写:
{IncludePicture \邮件合并\\\\photo\\\\005.jpg\,文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。
4.特别注意,引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行,否则Word将找不到图片文件,只会出现一个红叉。比如不能写成:{IncludePicture \编号\,因为d:前多加了空格。
小结
实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture \,
插入编号域用的是{MergeField \编号\,
本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture \编号\从而实现批量打印带照片证件。
两个域嵌套格式:
{IncludePicture \编号\ 拓展:
本文提到的方法只要稍加变通就可广泛应用在打印学籍、证件、准考证、档案上。