熟练掌握office “邮件合并”功能,提高工作效率
在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封、工资条或者是成绩单。面对如此繁杂 的数据,难道我们只能一个一个
地复制粘贴吗?能保证复制粘贴过程中不出错吗?
其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能一一邮件合并”,我们完 全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。图一显示的 红岭中学高三(X)班家 校联系单”就是我利用 邮件合并”功能制作出来的全年级731张家校联系单中的一 张。
图一
、什么是“邮件合并”
什么是邮件合并'呢?为什么要在 合并”前加上 邮件”一词呢?
其实邮件合并”这个名称最初是在批量处理 邮件文档”时提出的。具体地说就是在 邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据 源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大 提高工作的效率,邮件合并”因此而得名。
显然,邮件合并'功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外, 样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。
Word2002以上的版本中新增了 邮件合并”任务窗格式的 邮件合并向导”,这让我 们在使用邮件合并'操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步 骤,详细介绍 邮件合并 勤能的使用方法,学习完成后大家就可以按部就班地运 用到自己的实际工作当中。 、什么时候使用邮件合并
我们可以通过分析一些用 邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如我们最常 用的需要批量处理的信函、工资条、成绩表等文档,它们通常都具备两个规律: 是我们需要制作材料的数量比较大;
二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如家校联系单中的班主 任寄语、班主任姓名、考试科目等,这些都是固定不变的内容;而学生的姓名和 考试成绩就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录 表:表示。 下面我就以制作家校联系单为例,说说 第一步:准备数据源
这个数据源可以是Excel工作表也可以是 Access文件,也可以是 MS SQL Server数 据库。。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里,我以 为例。
图二是一个Excel工作表文件\里面有一个工作簿\级高三历次考试 成绩总表\,工作簿里面有全部高三学生各次考试成绩的数据记录,我们的任务就 是把这些记录按照指定的模板制作成家校联系单。
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Microsoft Office邮件合并的操作方法:
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图二图三 第二步:准备模板
模板文件就是即将输出的界面模板,这里我以 Word文档为例 图三是一个模板文件\,就是家校联系单的大致样子。
第三步:邮件合并
打开模板文件template.doc,从\工具\菜单中依次选择\信函和邮件\显示邮件 合并工具
栏\,完毕之后工具栏上会多出一栏,就是邮件合并工具栏,如图,椭圆 形框中的就是邮件合并工具栏。
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图四
1. 设置数据源
点击邮件合并工具栏上\设置数据源\的按钮(图四中第二个),选择 \文件,单击打开,然后会再弹出一个\选择表格\的窗口,要求指定 使用哪个工作簿,因为只有一个工作簿\级高三历次考试成绩总表\,直接点击 确定,完成数据源设置。
插入:
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2. 插入数据域 这里,以插入学生姓名为例
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熟练掌握office“邮件合并”功能,提高工作效率讲解
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