熟练掌握office “邮件合并”功能，提高工作效率
在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封、工资条或者是成绩单。面对如此繁杂 的数据，难道我们只能一个一个
地复制粘贴吗？能保证复制粘贴过程中不出错吗？
其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能一一邮件合并”，我们完 全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。图一显示的 红岭中学高三（X）班家 校联系单”就是我利用 邮件合并”功能制作出来的全年级731张家校联系单中的一 张。
图一
、什么是“邮件合并”
什么是邮件合并'呢？为什么要在 合并”前加上 邮件”一词呢？
其实邮件合并”这个名称最初是在批量处理 邮件文档”时提出的。具体地说就是在 邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据 源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大 提高工作的效率，邮件合并”因此而得名。
显然，邮件合并'功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外, 样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。
Word2002以上的版本中新增了 邮件合并”任务窗格式的 邮件合并向导”，这让我 们在使用邮件合并'操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步 骤，详细介绍 邮件合并 勤能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运 用到自己的实际工作当中。 、什么时候使用邮件合并
我们可以通过分析一些用 邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如我们最常 用的需要批量处理的信函、工资条、成绩表等文档，它们通常都具备两个规律： 是我们需要制作材料的数量比较大;
二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如家校联系单中的班主 任寄语、班主任姓名、考试科目等，这些都是固定不变的内容；而学生的姓名和 考试成绩就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录 表:表示。 下面我就以制作家校联系单为例，说说 第一步：准备数据源
这个数据源可以是Excel工作表也可以是 Access文件，也可以是 MS SQL Server数 据库。。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以 为例。
图二是一个Excel工作表文件\里面有一个工作簿\级高三历次考试 成绩总表\，工作簿里面有全部高三学生各次考试成绩的数据记录，我们的任务就 是把这些记录按照指定的模板制作成家校联系单。
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Microsoft Office邮件合并的操作方法：
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图二图三 第二步：准备模板
模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以 Word文档为例 图三是一个模板文件\，就是家校联系单的大致样子。
第三步：邮件合并
打开模板文件template.doc,从\工具\菜单中依次选择\信函和邮件\显示邮件 合并工具
栏\，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，椭圆 形框中的就是邮件合并工具栏。
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图四
1. 设置数据源
点击邮件合并工具栏上\设置数据源\的按钮（图四中第二个），选择 \文件，单击打开，然后会再弹出一个\选择表格\的窗口，要求指定 使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿\级高三历次考试成绩总表\，直接点击 确定，完成数据源设置。
插入：
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2. 插入数据域 这里，以插入学生姓名为例
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熟练掌握office“邮件合并”功能,提高工作效率讲解
