行政部对总经办工作支持流程
(适用于各地区域公司、各地百货公司)
一、 行政部对总经办的服务支持
(一)上班前工作准备(责任人 __) 每天提前15分钟到公司为总经办工作进行准备。 工作准备内容:
1、 开房门,配有窗户的房间,春、夏、秋季无风或微风情况下开窗通风。
2、 检查办公室内各部位和设备、用品,如存在故障或不正常现象,及时联系维修或采取
其他应对措施:
(1) 饮水机饮用水是否充足。 (2) 空调是否正常运转。 (3) 电话座机是否存在故障。 (4) 照明灯具是否存在故障。 (5) 绿植是否有枯叶。
(6) 文件柜、衣柜柜门能否正常开启。
(7) 屋内卫生状况:桌面、地面、垃圾框、烟缸、
(8) 每三天查看办公室配发的签字笔等文具能否正常使用。 (9) 杂志架:刊物是否开封、报纸等是否需要清理。 (10) 沙发、座椅等办公家具是否完好。
(11) 打印机、加湿器、传真机等办公设备能否正常使用。 (12) 有无天花板、地面渗水、破损等情况。 (13) 纸巾、打印纸是否需添加。
(14) 其他需要检查的内容(如有其他需要,请各地公司根据本公司实际情况增加
内容)
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(二)商务接待(责任人__ __)
1、 总经办领导进行商务宴请时行政部负责订餐。
(1) 行政部负责收集、统计本公司周边的餐饮(包括咖啡厅、茶楼)场所的信息,
根据公司实际需要,确定高、中、低档餐厅各3家,作为本公司相对固定的商务宴请场所。
(2) 根据公司实际需要,可与餐厅签定长期合作协议。
餐 厅 情 况 统 计 表 档次 餐厅 地点 菜品 餐厅环价位(元联系方名称 风味 境风格 /人) 式 高档 中档 低档 咖啡厅/茶楼地点 名称 咖啡厅/茶楼情况统计表 环境风格 价位(元/人) 联系方式 2、 进行商务宴请时根据需要安排车辆接送总经办领导和客人。(如不需要公司司机接送,可安排代驾服务。)
3、 其他商务接待类工作(如有其他需要,请各地公司根据实际情况增加内容) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
二、 行政部对总经办的工作支持 (一) 总经办领导工作日程安排及工作提醒(责任人_ )
1、 每周五下午下班前,行政部了解公司总经理下周工作日程安排,填写以下表格,并提交总经理,如一周工作安排发生变动,及时更新此表:
一周工作日程安排表 时 间 工 作 工作涉及 备 注 内 容 的部门 周 一 周 二 周 三 周 四 周 五 2、 行政部每个工作日查阅《一周工作日程安排表》,根据实际情况对总经理进行工作提醒。 3、 行政部根据《一周工作日程安排表》,提前一天提醒各相关部门配合总经理的工作。
4、 及时提醒领导参加重要的全公司人员参加的会议(如新员工介绍会、重要的培训)
5、 其他需要提醒的事宜:
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(二) 差旅安排(责任人_ __)
1、 行政部协助安排总经办领导差旅行程,负责机票和酒店预订,了解日程安排,并填写下表,于出行前一天提报领导。
差旅行程表 日期 时间 行程安排 地点 备 注 例:10:00-北京-上海 移动 入住××酒2011.2.1 12:00 航班CA1501 店 2011.2.1 13:00-会见供应商 ××会议室 17:00 2011.2.1 17:30-宴请供应商 ××酒店 20:00 2、 提醒相关部门准备资料,包括但不限于会议资料、会见公司简介、会见人员简介,会同《差旅行程表》提交领导。 3、 其他需要提醒的事宜:
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(三) 会议组织(责任人_ __)
行政部负责协助公司总经理召集会议。 1、 根据总经理一周工作日程安排表(或总经理临时交办)安排会议。 2、 会议准备:
(1) 在会议召开前做好会议准备工作,并填写此表:
会务工作表 会议时间 会议地点 会议议题 参加人员 会议记录人 需要准备的资料、物品或提供的会议服务 (2) 通知参会人员出席会议、告知会议议题(或提醒进行参会准备),并确认是否参加。
(3) 在会议召开前对会议室进行清理,如有需要,调试电脑、视频设备或进行
其他准备(提供饮用水、茶点等)。 (4) 行政部安排人员负责会议记录。 3、 会议结束后行政部填写以下表格,跟进会议提出的要求的落实情况,并在会议
召开后一周内向总经理反馈(会议有时间要求的,根据时间要求反馈)
会议跟进表 会议形成的时间节点 责任人 落实情况 未能完成原要求 要求 因 (四) 文件起草和审核(责任人_ ) 1、 行政部负责协助总经办主要领导起草文件。 2、 根据工作需要起草以下文件: (1) 通知 (2) 总结 (3) 计划 (4) 商务信函 (5) 其他文件
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3、 文件起草流程:根据总经办领导要求起草文件——行政部负责人修改文件——总经办领导审核文件——定稿
(五) 资料、信息收集汇总(责任人_ _)
行政部负责收集、整理以下资料提交给总经办主要领导: 1、 集团或百货总部发布的重要通知。(应于通知发布当日提醒总经办领导查看) 2、 协助总经办领导整理重要客户或合作伙伴的名片(每两周整理一次) 3、 每月25日前收集汇总各部门工作总结和计划,提交总经办领导。
各部门月度工作总结表 部门 本月主要工作本月工作存在 本月工作的 与本公司、百货总部各部内容(不超过的不足 优点 门的工作配合是否存在五项) 问题 部门 各部门月度工作计划表 下月工作计划 下月拟改进工作中的哪些方面 需要本公司和百货总部的相关部门提供何种支持 (六) 工作督办(责任人_ ) 行政部负责对总经办主要领导提出的工作要求进行督办,填写下表,每月28日前向总经办主要领导汇报当月情况: 工作要求 时间节点涉及部门 责任人 工作要求工作未完领导意见 要求 落实情况 成原因 注:本流程中所有表格均为电子表格
行政准备工作支持流程
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