Word-Excel-Access之间数据调用技巧
Microsoft Office中的三个组件——Word、Excel、Access，都具有一定的制表功能。使用者可根据编辑文档的需要，选择相应的组件来制作表格。但是，有时在一个文档中制作表格时，为了节省输入时间，以及保持数据的统一，常常需要共享另一组件中已经录入的数据。其实，他们本是一家人，这种数据的共享完全可以轻易地实现。
注：以下操作均在Microsoft Office 2003下进行，使用其它版本请仿照操作。
一、在Word中调用Excel或Access中的数据
1.复制粘贴法。如果调用的数据比较少，且不需要在二者之间建立链接关系，建议采取此办法。
①启动Access，打开相应的数据库，展开需要转换的某个“表”或某个“查询”表（如“成绩表”等）。
②将鼠标移至需要复制的第一条记录所在行的行标上单击一下，选中第一条需要复制的记录。
③再将鼠标移至最后一条需要复制的记录所在行的行标上。在按住Shift键的同时，单击一下，选中所有需要复制的数据行，按工具栏上的“复制”按钮。 小提示：也可根据实际需要，复制整列的数据。 ④启动Word，打开需要插入表格的文档，将光标定在插入表格处。点击工具栏上的“粘贴”按钮，上述复制的数据，即刻以表格的形式插入到文档中。
小提示：同法可将Excel工作表中的全部或部分数据复制粘贴到Word文档中。
2.插入对象法。如果调用的数据比较多，且需要在二者之间建立链接关系，建议采取此办法。
①启动Word，打开需要插入表格的文档，将光标定在插入表格处，执行“插入→对象”命令，打开“对象”对话框（图1）。
②切换到“由文件创建”标签下，单击其中的“浏览”按钮，定位到需要调用的Excel工作表文件所在的文件夹，选中相应的文件，插入后返回。
③在图1的对话框中，选“链接到文件”选项，然后按下“确定”按钮，即可将相应的工作表插入到文档中。
小提示：①如果Excel工作簿中有多个工作表，请先启动Excel，打开相应的文件，将需要调用的工作表作为当前工作表，保存退出，再进行上述操作即可。②在Word中，双击插入的表格即可启动Excel，对原表格进行编辑。③如果在Excel中对原表格进行了修改，当再次打开上述Word文档时，系统会弹出一个如图2所示的对话框，你可以根据实际需要，确定是否进行相应的修改。④本办法对调用Access中的数据无效。 3.邮件合并法。如果我们想将调用的数据打印成一份份独立的标签，如成绩条、工资条、邮寄标签等（此处我们以打印“成绩条”为例），建议采取此法。
①启动Word，根据“成绩条”的大小，设置好文档页面，并制作好成绩条表格（图3），然后取名（如“成绩条.doc”）保存。
小提示：如果想在一张纸上打印多个“成绩条”，可以将页面设置成多个标签的大小。 ②执行“视图→工具栏→邮件合并”命令，展开“邮件合并”工具栏（图3）。
小提示：或执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令展开“邮件合并”工
具栏。
③单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，在随后弹出的“选取数据源”对话框中，定位到“成绩表.xls”所在的文件夹，选定并打开该文件。 小提示：数据源也可以是Access中的“表”或“查询”表。
④将光标定位在需要填入“学号”单元格中，单击“邮件合并”工具栏上的“插入合并字段”按钮，打开“插入合并域”对话框（图4），选中“学号”选项后，单击“插入”按钮，并取消返回。
⑤仿照上面的操作，将其它“合并域”插入到相应的单元格中。
⑥将上述表格复制一份，根据页面的大小，在文档下面粘贴若干份。然后将光标定在两份表格之间，按“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在随后弹出的快捷菜单中（图3），选“下一记录”选项。
⑦设置好字体和字号等要素，按一下“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮，显示出具体的标签内容，并利用“打印预览”按钮，预览一下打印的效果。 ⑧如果预览满意了，点击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮，“成绩条”即可被打印出来。然后裁剪、分发就行了。
小提示：如果只想打印部分成绩条，则打开数据源（成绩表.xls）工作簿，查看一下相应的数据起始和终止位置。返回到Word文档中，点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框（图5），选中“合并记录”下面的“从X到Y”项，并将X、Y方框中的值设置为起、止记录序号，再按下“确定”按钮，Word即将上述指定的成绩条合并显示在一个新文档中，调整、打印就行了。
二、在
Excel中调用Word或Access中的数据
由于Word的表格通常是与文本混排在一起的，我们通常可仿照前面的“复制粘贴法”，将其表格中的数据复制粘贴到Excel中。因此，在这里主要的是在Excel中调用Access数据的方法。
1.Excel分析法。
①启动Access，选中需要调用某个“表”或某个“查询”表。 ②按工具栏上的“Office链接”按钮旁的下拉按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选中“用MS Excel分析”选项。
③此时，系统会自动启动EXCEL，并将选中的“表”或“查询”表转换成同名的Excel工作薄（xls文件）。 2.导出法。
①在Access中，选中需要调用的表。
②执行“文件→导出”命令，打开“将表‘工程数据’导出为”对话框（相当于“另存为”对话框），单击“保存类型”右则的下拉按钮，选中相应的Excel工作表选项。 ③按下“保存”按钮，即可将选中的表转换成同名的Excel工作薄。 3.导入法。上述方法产生的Excel工作簿文件，与数据源之间没有联系。如果需要将Excel数据与Access数据源建立起链接，建议采取此办法。 ①启动Excel，新建一个工作簿，取名保存。
②执行“数据→导入外部数据→导入数据”命令，打开“选择数据源”对话框，定位到需要调用的数据库文件所在的文件夹，并选中相应的数据库文件，按下“打开”按钮，进入“导入数据”对话框（图6）。
小提示：此步如果执行“数据→导入外部数据→新建数据库查询”命令，然后按提示操
作，也可以将Access中的数据导入并链接到Excel工作表中。
③选中“现有工作表”选项，在其下面的方框中填入用于保存数据单元区域左上角单元格名称（图6），单击“确定”按钮即可。
小提示：此时，系统会自动展开“外部数据”工具栏（图7）。以后如果数据源修改了，在Excel中，打开相应的工作簿文档，单击“外部数据”工具栏的“刷新外部数据”或“全部刷新”按钮，即可对调用的数据作相应的修改。
三、在
Access中调用Word或Excel中的数据
1.直接复制法。在Access中调用Word的数据，通常采取此办法。
①启动Access，新建一个与调用数据相似的空白表，并添加同调用的数据记录数目一致的空白记录。
②切换到Word中，选中需要调用的数据表格，执行复制操作。
③再切换到Access中，选中上述添加的空白记录，执行粘贴操作，此时，系统会弹出一个如图8所示的提示框，单击其中的“是（Y）”按钮即可。
如果在Access中调用Excel中的数据，建议采取下面两种方法： 2.导入法。
①启动Access，新建一数据库文件。
②在“表”标签下，执行“文件→获取外部数据→导入”命令，打开“导入”对话框。 ③按“文件类型”右侧的下拉按钮，选中“Microsoft Excel（*.xls）”选项，再定位到需要调用的工作簿文件所在的文件夹，选中相应的工作簿，按下“导入”按钮，进入“导入数据表向导”对话框（图9）。
④选中需要导入的工作表，多次按“下一步”按钮完成进一步的设置后，按“完成”按钮即可。
小提示：①如果没有特别要求，在上一步的操作中直接点击“完成”也可。②点击“完成”按钮后，系统会弹出一个导入完成的对话框，选“确定”即可。 3.链接导入法。
①启动Access，新建一数据库文件。
②在“表”标签中，执行“文件→获取外部数据→链接表”命令，打开“链接”对话框。 ③以下操作同上述“导入法”类似，在此不再赘述。 小提示：“导入法”和“链接导入法”都可以将Excel数据调用到到Access中。所不同的是，“导入法”调用的数据与原数据之间是独立的，而“链接导入法”调用过来的数据与原数据之间存在链接关系，当原数据发生变化后，只要启动Access，打开相应的数据库，其中的数据会自动更新。
Word-Excel-Access之间数据调用技巧
