贷：材料采购 月末对于未对帐的验收单暂估入库 借：原材料
贷：应计帐款-暂估 月初冲回
借：应付帐款-暂估 贷：原材料
X公司提出希望加强对采购价格、数量的控制。 问题
现有的应付款记帐经历了采购员审核、审计处审核和记帐员对帐记帐三个环节。这是在没有管理信息系统情况下为加强应付款的控制要采取的措施。应用ERP后，采购员及审计处的审核将由于计算机的使用而变的非常简单；进而，实现业务的优化，优化的付款业务，将减少采购部门、审计处与财务处之间的业务往来和沟通协调，减少采购员与审计人员的工作量，加快业务处理，进而大大提高付款的工作效率，加强了对付款的管理。 用月末暂估的处理方法，财务帐上不能及时反映原材料库存的真实发生情况。 解决方案
本项业务是由采购业务员负责的，这里只是介绍了采购过程中的账务处理。 根据X公司对于加强财务管理程度的要求，对于材料采购提出以下解决方案： 通过采购模块对采购进行管理（如通过审批层次对请购、采购的审批），货物接收时（通过容限控制）进入库存模块。应付会计在发票匹配时通过选择采购订单把采购信息引入应付，以减少录入工作量和加强数量、价格的差异控制。在库存和应付模块的动作会在总帐中产生相应的凭证。这时，财务人员的角色发生根本性的转变，由原来的借贷制会计，成了一个应付业务管理人员，除了审核发票帐单外，更重要监督、控制，防止资产流失；由于ERP系统的高度集成，在录入发票时，通过匹配可以检索采购、入库信息。应付系统的发票审批，进一步加强了应付业务的控制。工序外协的采购同材料采购一样处理，其不同只是材料采购的物料同外协的物料定义不同。 方案评估
由于材料验收入库时，就以“材料采购”和“暂估入库”科目进行反映，因此可以及时反映材料的真实库存和应有的债务关系。
规范企业确认债务的财务流程,减少了无效的工作环节，提高了工作效率。 加强了对应付款的控制。
Oracle应付帐款业务子系统形成的会计分录： 收到材料，在库存系统中做接收： 借：材料采购 贷：暂估入库 材料入库
借：原材料
借（贷）：材料成本差异——订单差异
贷：材料采购
收到供应商发票及明细清单，在应付系统中进行采购订单和发票匹配：
借：暂估入库
借（贷）：材料成本差异——发票差异
贷：应付帐款
当供应商已交材料但发票未到的退货，对之不作帐务处理。而当收到供应商材料后，并收到发票与采购订单匹配后，发生退货时则根据对方开出的单据作贷项通知单冲回。贷项通知单的分录是以上采购订单和发票匹配分录的相反分录。 费用类易耗品采购 业务现状
对于一般用品或者办公用品，现在是由公司办公室负责的，有办公用品需求时，填写请购单据，经请购部门主管核准后，经过财务领导的审批和对预算的核对后，由公司办公室联系供应商进行采购， 用品收到及验收后，采购人员拿发票交财务处入帐。此类采购由于单位价值低且为日常消耗品，直接在报销时作为费用入帐。 会计分录：
借：制造费用/管理费用等
贷：银行存款/应付帐款
解决方案
本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项通知单并与采购活动进行匹配节点处理的，由采购应付会计岗位负责。
针对这类采购与支付业务的实际特点，可采用如下解决方案：
在总帐中完成对于易耗品的采购与支付，直接通过手工分录记录有关事务处理情况；分录时先将本次采购计入公司办公室的管理费用，当有关部门领料的时候，再将办公室的管理费转移到相关部门的有关费用上。 固定资产采购 业务现状
固定资产采购须填写申请，然后经由请购部门、财务处、厂长等审批，采购部门或专职责任部门（比如计算机由信息中心负责）采购后，固定资产管理部门提交固定资产各类经有关领导审批的单据原始单据。财务部门据此入帐。 目前设备处有固定资产的实物管理台帐。 会计分录：
借：在建工程
贷：银行存款/应付帐款 借：固定资产 贷：在建工程 解决方案
Oracle系统会计分录：
如果通过在建工程转为固定资产，录入采购发票 借：在建工程中转
贷：应付帐款
如果直接购买固定资产，录入采购发票 借：固定资产中转
贷：应付帐款
本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项通知单并与采购活动进行匹配节点处理的，由固定资产管理岗位负责。
Oracle固定资产管理系统与应付帐款子系统是一个具有良好集成关系的业务子系统，对于固定资产的成批增加通过应付系统中进行增添。 员工、部门费用报销管理 业务现状及需求
对各类员工费用报销，直接入相应费用类科目，并在摘要中详细注明；若有借支，则先挂个人预支，待费用发生时予以核销。
X公司对一般人员的费用的核算要求并不是非常严格和详细，对销售人员的费用的核算则要求很严格。 问题
通过往来帐员工明细帐户只能反映员工借支情况，无法由借支跟踪到其费用发生的真实情形。
对有预付款的员工，进行费用报销时，没有报警提示，需要通过进行帐务查询方可知道，否则有可能造成款项重付、多付。 解决方案
本项业务是由费用核算流程的在系统中记帐节点处理的，由费用核算会计负责。 鉴于X公司要求简化对员工费用核算形式的要求，建议直接在总帐中录入分录，然后在摘要中详细注明费用发生的人员和用途。 员工借款： 借：备用金
贷：现金/银行存款 员工报销 借： 管理费用等 贷：备用金
预付款管理 业务现状
X公司目前材料采购预付款业务，设备采购和员工部门借支预付款等业务会计分录如下： 会计分录： ①材料预付款
借：预付帐款/应付帐款（经常采用“应付帐款”科目核算） 贷：现金/银行存款
报帐、核销预付款
借：资产或费用科目
贷：预付帐款/应付帐款
②员工借款，分员工出差借款、零星采购借款、其他借款等，按借款用途进行管理。
出差借款
借：其他应收款
贷：现金/银行存款
报帐核销借款
借：管理费用/销售费用等 贷：其他应收款 其他借款
借：其他应收款-员工 贷：现金/银行存款
报帐核销借款
借：管理费用/销售费用等
贷：其他应收款—员工 解决方案
本项业务是由采购预付款流程的在系统中输入预付款、输入发票并用发票核销预付款两个节点处理的，由应付会计负责。
根据X公司的现状和未来发展需求，以及Oracle系统的功能，提出如下方案：
a) 对供应商预付款的处理
一、预付款项的记帐科目的确定。对材料供应商预付款的记帐科目为“预付帐款”、财务类供应商预付款的记帐科目为“其他应收款”。
二、对需向供应商预付材料款时，由采购部门作出预付款申请，经财务处长和厂长审批后，由财务处进行付款。
三、对供应商预付款业务，Oracle应付系统所有预付款的结算过程为
1) 申请及批准预付款（以发票的形式录入）
借：预付帐款/其他应收款
贷：应付帐款/其他应付款
2) 支付预付款
借：应付帐款/其他应付款
贷：现金/银行存款
3) 核销
借：应付帐款/其他应付款 贷：预付帐款/其他应收款 付款管理 业务现状
所有付款，按X公司付款规定，只有所有批准手续完备、原始单据合法完整的付款申请方能准许付款。
采购员提出请款要求，部门领导与财务领导根据资金计划等情况进行审批，决定是否付款。但由于决策所需的信息比较缺乏、难以及时得到，审批主观决定色彩较浓。采购员不能实时了解已付款信息，口头沟通较多，要准确、及时地回答供应商的问询有难度。对于需分次付款的情况，财务处难以了解累计请款情况，监控职能较弱。 问题
当前由于手工处理付款业务，不能详细查到发票的信息，付款不能针对发票；在发票与付款单据不完全同步时，付款只能针对供应商、更不能指定到具体供应商的具体采购业务和发票，不利于合理的策略性的付款，也不利于进行帐龄分析。 解决方案
本项业务是由采购付款流程的在系统中输入付款并与采购发票进行匹配节点处理的，由应付会计负责。
Oracle应付业务子系统中对于应付款的核销具有较严谨要求：
只有完全审核无误的发票，方可进行付款核销业务。对于不符合审批条件的发票会在发票审核时提供暂挂原因以供查询与处理。
有多样化的付款方式可供选择，包括现金、支票、汇款等。
提供灵活多样的付款条件设置，如收货后立即付款、收货后一个月付款或西方国家盛行的现金折扣设置如2％10，Net 30等。
对需分期付款的发票，能按分期要求设置付款日期和金额。
对于每一笔付款业务，Oracle应付帐款中要求必须提供帐户信息、单据信息逐笔进行维护。
6．Oracle系统的集成性、信息的共享性可以使您通过权限、职责的设置，相关领导检索到相关的信息。 外币业务处理 业务现状
X公司无外币业务。 解决方案
基于X公司的现状，考虑到企业未来发展的需要，可能会有少量的外币业务发生，对此外币业务折算成人民币入帐，可以大大简化财务和业务部门的操作复杂性，减少工作量。
应收应付抵帐业务 业务现状
ERP管理系统详细解决方案
