人事档案管理信息化建设研究
文/国家新闻出版广电总局五五四台 魏文婷
【摘 要】【摘要】随着社会经济和信息技术的不断发展，信息化的建设面也越来越广泛，而人事档案管理作为我国所有单位当中重要的管理内容之一，信息化是必然的发展趋势。有效地建立人事档案管理信息化，可以使得人事档案管理的效果得到进一步提高，使人事档案管理工作的职能更充分地发挥出来，因此，本文详细地分析了人事档案管理信息化建设工作。 【期刊名称】《办公室业务》 【年(卷),期】2024(000)003 【总页数】2
【关键词】【关键词】人事档案管理；信息化建设；必要性；策略
人事档案管理工作主要就是管理人才的信息资源，随着社会经济和信息技术的不断发展，人事档案管理内容也在不断地增多，传统的人事档案管理已经不能满足社会和单位的发展需求，因此要不断地改进人事档案管理方式，加强信息化的建设，从而使得单位发展更好地满足社会的发展需求。
一、人事档案管理信息化建设的必要性
当前随着信息技术的不断发展，人们在社会活动中越来越离不开信息资源，而人事档案记录着一个人的全部信息资料，所以在人力资源管理中越来越重要，并且信息化技术的大力发展、人事档案管理的社会化、开放化等，给人事档案管理信息化建设提供了良好的条件，所以，这是社会发展的必然，也是我国社会信息化管理的急切需求。信息化主要就是对计算机和网络技术的利用，人事档案信息化改变了传统的使用纸质记录的方式，通过电子文档将人事信息记录
在计算机当中，这样不仅使得人事管理信息更加全面，还有效地避免出现信息丢失的问题。由此可见，人事档案管理信息化建设可以有效地提高对信息资源的利用率，同时还有效地确保信息的安全。
人事档案管理涉及的信息越来越多，在对信息更新的时候通过网络可以加快速度，并且对管理信息还可以完成实时更新，对相关资源实现共享。传统的人事档案信息更新全部都是工作人员完成对纸质信息的更新，而建设信息化以后可以有效地减少工作人员的工作量，提高工作效率，同时上级部门或者领导在对员工进行考核的时候可以随时查询相关资料，十分便捷。因此，人事档案管理信息化建设可以减少对人力的使用，并且在对相关信息资源更新的时候速度更快，更具有时效性，有效地提高人事档案管理的工作质量、工作效率以及工作水平。
二、人事档案管理存在的问题
（一）硬件设施不健全。有些比较偏远的地区没有建立人事档案管理信息化系统，没有实现信息资源的实时更新和共享，这样就使得我国人事档案管理信息化建设没有较高的普及度。在社会经济和信息技术不断发展的背景下，有的部门还在使用传统的纸质信息管理方式，对信息化建设和管理没有较高的重视，同时也没有较全的配套设施，如计算机、扫描仪等，从而制约了人事档案管理信息化建设的普及与发展。
（二）信息化标准规范不统一，信息化系统不完善。人事档案管理信息化的建设基础是标准规范化，因此想要完成对人事档案管理信息化的建设必须要建立完善的规范机制。当前很多部门在进行人事档案管理信息工作的时候都是根据自身的利益进行，各自采取适合自己的管理方式，没有统一的信息化标准，这
样就导致人事档案信息化不通畅，同时也不能有效地实现对信息资源的共享。还有一部分单位在人事档案信息化管理中使用适合自身发展需求的管理系统，但是在人才信息流通迅速的今天，这种管理方式已经不能有效地满足信息社会化的发展需求。
（三）人事管理者的职业素养比较低。在人事档案管理工作中，管理人员职业素养的高度直接影响管理的效果。目前我国人事档案管理人员基本上没有经过专业的培训，因此，人事档案管理人员的职业素养都比较低，在管理工作中经常出现人为因素的错误，这样严重地影响了人事档案管理工作。
三、人事档案管理信息化建设策略
（一）引进先进的技术设备。在人事档案管理信息化建设的过程中，要想使建设水平得到进一步提高，必须要将大量的资金投入进去，将先进的技术设备引过来，从而形成一个十分完整的人事档案信息化管理平台。在人事档案信息化管理中，硬件设施十分重要，它保证信息资料的保存、传输以及共享，通过对人事档案信息系统化的管理，可以有效地促进人事档案信息管理工作的进一步发展。
（二）建设现代化的基础设施，完善人事档案信息数据库。在对人事档案管理信息化建设的过程中，要不断地加大对基础设施现代化的建设，不断地提高各个相关部门对网络技术和计算机的应用技术，从而使得档案信息化水平得到进一步提高。在档案信息化管理建设的过程中，对计算机以及网络技术要进行充分的使用，使得档案信息相关数据库建设的步伐不断加快，并且要积极建设多媒体数据库和档案全文数据库，使得档案信息化管理更加完善。此外，还要建立信息化的档案管理系统，在全国范围中推广统一且符合规范的档案信息管理
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