会议由部长主持,各成员务必准时参加,若不能按时与会者请及时向部长请假,并说明事由,由考核小组负责记录、汇总。每学期例会请假超过5次,旷会超过2次者劝退。
会议流程:由秘书处相关成员负责汇报上周的工作;由部长总结上周工作,具体讨论下周工作任务的分配;部门内部成员相互交流工作经验,心得体会(注意会议纪律)。 2、安排各部例会时间:
各部例会时间由秘书处统一安排,地点原则上在校会办公室,一学年内各部轮流在中午和晚上开会,特殊部门除外。若部门须召开临时会议,应先与原定办公室开会部门协调,协调不开的可申请图信楼402会议室,向常务副秘书长领取钥匙,钥匙务必在次日中午之前还回。(具体内容参见会议制度、各部例会时间安排表) (二)奖惩制度:
由常务副秘书长对本部门成员的值班情况、日常表现以及重大活动的参与情况进行监督、考核,并根据本部门成员综合表现于本学期期末评选先进个人,并颁发荣誉证书。(具体考核办法参见值班考核条例和会议条例)。
(三)统计加分证明:
秘书处于每学期期末统计各部成员姓名、学号、学院、专业、班级等相关信息,交与学管部老师审核后,由秘书处统一送至各院团委。如有差错应及时反馈,由秘书处统一处理。 (四)活动前期物品准备及会场准备:
1、详细列出活动或会议所需的物品清单,需借用的物品填写相应的物品借用表格,如需外购应列出采购清单,由老师审核后集体采购。 2、根据活动或会议需要借用相关的会议室。
3、秘书处应在活动正式开始前一个小时完成会场布置,检查活动所需的各种物品是否齐全、各项设备是否能正常使用。(如报告厅的申请,话筒准备,桌椅摆放,背景ppt,联系照相人员,多媒体借用,茶水准备,会后签到,嘉宾礼品准备。主持词等) (五) 物品的采购与领用:
1、南校区学生会日常物品的采购由秘书处负责,原则上每学期开学初采购一次。
2、采购前由秘书处统计并汇总各部所需物品清单,将物品清单交由学管部老师审核。
3、秘书处根据修改的物品清单采购。
4、采购回的物品统一寄放于大学生事务服务中心,各部领用物品时需提前联系秘书处部长经允许后方可领用,并在事服与秘书处登记。 5、办公室日常用物品如透明胶、双面胶等从学管部办公室领用。 (六)花名册:
花名册分为电子版和书面版,以部门为单位建立学生会花名册,其内容有姓名、学院、专业班级、职务、联系方式、籍贯、相片(一寸免冠照片)。为方便南校区学生会成员的管理,花名册一式三份由学管部老师和秘书处负责保管。 (七)开关门制度:
1、由秘书处安排校会成员负责每天早晨、中午的开门。周一至周五由秘书处负责开门,周六、周日早晨有实践创新部负责开门。 2、负责人应在每天早上7:50,中午13:50(夏天14:20)准时开门。中午、晚上由最后离开办公室的同学负责锁门。非值班期间各部如有特殊情况,需进出办公室的请与该天值班的人员联系,为方便联系已将每天值班同学名单及联系方式已张贴在校会的门旁。
3、最后离开办公室的人应确保电源、窗户已关好,方可将门锁好离开。
(八)办公室用水制度:
1、南校区学生会办公室饮水的领取和管理由秘书处负责。 2、送水师傅送水时,值班人员应给水票,无水票时可打欠条,领水后应在领水表上登记领水数量、日期、用途、经办人等相关信息。 3、各部办活动如需用水,请提前联系秘书处,并在办活动时保管好水桶,如若损坏或丢失,由该部负责。 (九)部门负责人制度:
秘书处实行部门成员轮流负责制。每周从干事中选出三人对本部门各项工作进行统筹安排,同时对其他成员的工作进行监督,其他成员应积极配合负责人的相关工作。 (十)飞信小组:
南校区学生会飞信小组成立于第八届学生会,旨在发挥秘书处协调各部的职能,更好的加强与各部门之间联系。在成立至今,飞信小组在短短的时间已发挥出巨大的作用。
1、飞信小组成员来自南校区学生会十一个部门,每部一名。 2、飞信小组组长由秘书处常务副秘书长担任,秘书处小组成员担任副组长,协助组长工作。
3、飞信小组成员要求:本人以身作则,具有极佳的大局观,强烈的责任感,严谨的态度;在本部门内为主要通讯员,联系部门同事;在本部门内工作积极,态度认真,得到部长认可;在本部门内为人真诚,在同事中具有极高的威信;积极参加其他部门活动,能够较为全面的把握其他部门的动态。
(十一)南校区学生会学生干部成长档案管理制度:
为进一步贯彻“爱国爱校,质朴厚德,求真创新,实干奋进”的农大精神,发挥南校区学生会学生干部“自我教育,自我管理,自我服务”的积极作用,加强南校区学生干部制度化、精英化、规范化建设,,现建立学生会干部成长档案,成长档案使用如下:
1、学生干部成长档案从干事到常委每人一份,以部门为单位由秘书处统一保管。
2、学生干部成长档案为记录学生干部工作内容与成果的重要依据,全体学生干部在填写时应本着“语言简练,条理清楚,记录详实,工作清晰”的原则,杜绝编造。
3、学生干部将每周工作内容有条理的总结记录,并如实填写在工作内容一栏,将在工作中获得的收获体会,经验教训以及对以后工作开展的建议填写在工作体会一栏。
4、干事填写完成后由常委对其工作进行评价,常委工作由学管部老
师评价。
5、干部成长档案填写时间为各部例会前,每周填写一次,由秘书处相关人员负责发放,例会后收齐放回秘书处。
6、学生会全体成员须保持档案整洁,不得随意填写涂画并故意损坏,若出现损坏丢失情况,后果自负。
7、学生干部成长档案将伴随学生干部整个任期,退会时方可带走。 8、学生干部成长档案将作为期末考评与中期调整的重要依据。 (十二)协助主席团与各部的工作:
秘书处作为主席团与其它各部门联系的桥梁,全面掌握学生会的工作信息与动态,及时准确的传达老师及主席团下达的各项指示与任务,协助主席团处理好学生会的日常事务。 (十三)纳新的相关物品准备及工作安排:
1、辅助新闻中心制作纳新的宣传海报、展板,做好纳新的宣传工作。 2、负责生活桥纳新使用的桌椅、帐篷以及其他相关物品的借用。 3、汇总各部门纳新值班表,监督和考核各部在生活桥纳新的值班情况。
4、负责各宿舍楼下笔试、面试相关通知的制作 与张贴。
5、负责各部门笔试、面试的教室的借用与安排。
6、由秘书处负责汇总各部门参加面试以及志愿者的人员名单。
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精编【农业畜牧行业】山东农业大学学生会各部门职能及简介
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