会议由部长主持，各成员务必准时参加，若不能按时与会者请及时向部长请假，并说明事由，由考核小组负责记录、汇总。每学期例会请假超过5次，旷会超过2次者劝退。
会议流程：由秘书处相关成员负责汇报上周的工作；由部长总结上周工作，具体讨论下周工作任务的分配；部门内部成员相互交流工作经验，心得体会（注意会议纪律）。 2、安排各部例会时间：
各部例会时间由秘书处统一安排，地点原则上在校会办公室，一学年内各部轮流在中午和晚上开会，特殊部门除外。若部门须召开临时会议，应先与原定办公室开会部门协调，协调不开的可申请图信楼402会议室，向常务副秘书长领取钥匙，钥匙务必在次日中午之前还回。（具体内容参见会议制度、各部例会时间安排表） （二）奖惩制度：
由常务副秘书长对本部门成员的值班情况、日常表现以及重大活动的参与情况进行监督、考核，并根据本部门成员综合表现于本学期期末评选先进个人，并颁发荣誉证书。（具体考核办法参见值班考核条例和会议条例）。
（三）统计加分证明：
秘书处于每学期期末统计各部成员姓名、学号、学院、专业、班级等相关信息，交与学管部老师审核后，由秘书处统一送至各院团委。如有差错应及时反馈，由秘书处统一处理。 （四）活动前期物品准备及会场准备：
1、详细列出活动或会议所需的物品清单，需借用的物品填写相应的物品借用表格，如需外购应列出采购清单，由老师审核后集体采购。 2、根据活动或会议需要借用相关的会议室。
3、秘书处应在活动正式开始前一个小时完成会场布置，检查活动所需的各种物品是否齐全、各项设备是否能正常使用。（如报告厅的申请，话筒准备，桌椅摆放，背景ppt，联系照相人员，多媒体借用，茶水准备，会后签到，嘉宾礼品准备。主持词等） (五) 物品的采购与领用：
1、南校区学生会日常物品的采购由秘书处负责，原则上每学期开学初采购一次。
2、采购前由秘书处统计并汇总各部所需物品清单，将物品清单交由学管部老师审核。
3、秘书处根据修改的物品清单采购。
4、采购回的物品统一寄放于大学生事务服务中心，各部领用物品时需提前联系秘书处部长经允许后方可领用，并在事服与秘书处登记。 5、办公室日常用物品如透明胶、双面胶等从学管部办公室领用。 （六）花名册：
花名册分为电子版和书面版，以部门为单位建立学生会花名册，其内容有姓名、学院、专业班级、职务、联系方式、籍贯、相片（一寸免冠照片）。为方便南校区学生会成员的管理，花名册一式三份由学管部老师和秘书处负责保管。 （七）开关门制度：
1、由秘书处安排校会成员负责每天早晨、中午的开门。周一至周五由秘书处负责开门，周六、周日早晨有实践创新部负责开门。 2、负责人应在每天早上7:50，中午13:50（夏天14:20）准时开门。中午、晚上由最后离开办公室的同学负责锁门。非值班期间各部如有特殊情况，需进出办公室的请与该天值班的人员联系，为方便联系已将每天值班同学名单及联系方式已张贴在校会的门旁。
3、最后离开办公室的人应确保电源、窗户已关好，方可将门锁好离开。
（八）办公室用水制度：
1、南校区学生会办公室饮水的领取和管理由秘书处负责。 2、送水师傅送水时，值班人员应给水票，无水票时可打欠条，领水后应在领水表上登记领水数量、日期、用途、经办人等相关信息。 3、各部办活动如需用水，请提前联系秘书处，并在办活动时保管好水桶，如若损坏或丢失，由该部负责。 （九）部门负责人制度：
秘书处实行部门成员轮流负责制。每周从干事中选出三人对本部门各项工作进行统筹安排，同时对其他成员的工作进行监督，其他成员应积极配合负责人的相关工作。 （十）飞信小组：
南校区学生会飞信小组成立于第八届学生会，旨在发挥秘书处协调各部的职能，更好的加强与各部门之间联系。在成立至今，飞信小组在短短的时间已发挥出巨大的作用。
1、飞信小组成员来自南校区学生会十一个部门，每部一名。 2、飞信小组组长由秘书处常务副秘书长担任，秘书处小组成员担任副组长，协助组长工作。
3、飞信小组成员要求：本人以身作则，具有极佳的大局观，强烈的责任感，严谨的态度；在本部门内为主要通讯员，联系部门同事；在本部门内工作积极，态度认真，得到部长认可；在本部门内为人真诚，在同事中具有极高的威信；积极参加其他部门活动，能够较为全面的把握其他部门的动态。
（十一）南校区学生会学生干部成长档案管理制度：
为进一步贯彻“爱国爱校，质朴厚德，求真创新，实干奋进”的农大精神，发挥南校区学生会学生干部“自我教育，自我管理，自我服务”的积极作用，加强南校区学生干部制度化、精英化、规范化建设,，现建立学生会干部成长档案，成长档案使用如下：
1、学生干部成长档案从干事到常委每人一份，以部门为单位由秘书处统一保管。
2、学生干部成长档案为记录学生干部工作内容与成果的重要依据，全体学生干部在填写时应本着“语言简练，条理清楚，记录详实，工作清晰”的原则，杜绝编造。
3、学生干部将每周工作内容有条理的总结记录，并如实填写在工作内容一栏，将在工作中获得的收获体会，经验教训以及对以后工作开展的建议填写在工作体会一栏。
4、干事填写完成后由常委对其工作进行评价，常委工作由学管部老
师评价。
5、干部成长档案填写时间为各部例会前，每周填写一次，由秘书处相关人员负责发放，例会后收齐放回秘书处。
6、学生会全体成员须保持档案整洁，不得随意填写涂画并故意损坏，若出现损坏丢失情况，后果自负。
7、学生干部成长档案将伴随学生干部整个任期，退会时方可带走。 8、学生干部成长档案将作为期末考评与中期调整的重要依据。 （十二）协助主席团与各部的工作：
秘书处作为主席团与其它各部门联系的桥梁，全面掌握学生会的工作信息与动态，及时准确的传达老师及主席团下达的各项指示与任务，协助主席团处理好学生会的日常事务。 （十三）纳新的相关物品准备及工作安排：
1、辅助新闻中心制作纳新的宣传海报、展板，做好纳新的宣传工作。 2、负责生活桥纳新使用的桌椅、帐篷以及其他相关物品的借用。 3、汇总各部门纳新值班表，监督和考核各部在生活桥纳新的值班情况。
4、负责各宿舍楼下笔试、面试相关通知的制作 与张贴。
5、负责各部门笔试、面试的教室的借用与安排。
6、由秘书处负责汇总各部门参加面试以及志愿者的人员名单。
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