第二章 记账
学习目标：
1． 理解经济业务和原始凭证
2． 理解T形账户及借方贷方的含义3． 记日记账和过账 4． 编制试算表
运用信息—资产负债率
第一章讨论了会计能为决策者提供有用的财务信息。企业用会计系统分析经济业务，记录结果，并在财务报表中分类汇总这些信息以得到决策者需要的财务信息。
2.1 经济业务和原始凭证
图表2-1所示流程图总结了会计系统的各个步骤。该流程图表明了从经济业务发生到编制财务报告的全过程。经济业务包括外部业务和内部业务。
外部业务是指会计主体与该主体外的一方或多方的经济对价进行交换的业务。
内部业务是指发生在某一会计主体内部的、影响会计等式的经济业务。
分类汇总 总分类账 编制 财务报表 和其他报告 经济业务 发生 分析 经济业务 并记录日记账 图表2-1 经济业务流程
不是所有对企业有影响的事件都会被作为交易记录下来。例如，市场利率的变化等。一项经济业务的影响必须能够被可靠地计量，才能记录为一笔交易。如果经济业务的货币价值是无误无偏，且是对业务的真实表述，则称计量是可靠的。财务报表的使用者将依赖财务报表来做出决策，所以他们期望报表中的会计信息是真实可靠的。
原始凭证提供了交易发生的证据，也是记录交易的基础。如支票，销售凭证、银行对账单、订单、客户汇票、员工薪酬记录和收银机收据等。
11
2.2 T形账户以及借方和贷方
账户是会计系统中对会计要素进行分类核算的工具，用于记录和储存具体资产、负债、所有者权益、收入和费用的增减。账户是会计系统的基础。经济业务是通过账户来汇总的，用账户的余额可以编制财务报表―利润表，所有者权益变动表，资产负债表。原始凭证为外部业务提供了绝大部分的证据。在本章稍后的内容中将学习到许多内部业务，但是对于内部业务而言，原始凭证和经济业务记录之间的关联不太明确。因此，会计人员必须运用假设和判断在每个会计期末对某些账户进行调整。
◇账户的种类 账户是反映资产，负债和所有者权益增加和减少的基础记录工具。财务报表中的每个科目都有一个单独的账户。这使得会计人员可以有效且准确地维护会计记录。
一个最简单的账户由三部分组成： (1) 账户的名称；(2)用来记录增加的金额的部分；(3) 用来记录减少的金额的部分。经济业务按以下规则记入T形账户：
1. T形账户的一方登记增加额，另一方登记减少额。
2. 增加总额和减少总额相抵后的差额是账户的余额。因为和字母T颇为相似的关系，这种形式的账户称为T形账户。
T形账户的左方是借方，右方是贷方。
账户名称
左方 右方 借方 贷方
图表2-2 T形账户
当需要决定一项交易影响了什么类型的账户和判断应该记借方还是贷方时，可以将会计账户归集为六大类来帮助判断——资产、负债、所有者资本、所有者提存，收入和费用。
资产账户
资产账户各期的期末余额结转至下期。资产账户包括现金（持有的现金和银行存款），应收账款，预付费用（保险费，租金，税，和物料用品），设备，建筑物和土地等。资产账户左侧用来记录资产的增加额，右侧用来记录资产的减少额。
负债账户（债权人权益） 负债账户各期的期末余额也结转至下期。负债账户包括应付账款，预收收入（预定收入，租金收入，法律费收入）和其他负债（应付工资，应付所得税，应付利息）等。负债账户的右侧用来记录负债的增加额，左侧用来记录负债的减少额。
所有者权益账户
12
所有者权益账户各期的期末余额同样要结转至下期。用不同的专门账户来反映影响所有者权益的各类项目——投资，提存，收入和费用。
实收资本账户 对于一个独资企业，实收资本账户用于记录所有者的初始投资，以及所有者投资的增加和减少。实收资本账户的右侧用于记录所有者权益的增加，左侧用于记录所有者权益的减少。
提存账户
提存账户（又称提款账户）它不是工资也不是企业的费用。所有者提存已实现的利润或预期的利润，包括直接从企业提取现金（或其他资产），来支付个人生活费用。提存是盈余的分配，而非企业的费用。提存并不记入利润表，而是直接减少所有者权益。
收入和费用账户
利润表账户的余额只存在于一个会计期间内。这些账户的余额并不结转至下一个会计期间。收入和费用账户的借贷规则主要依据收入和费用账户与资本账户的关系。净利润或净亏损是经营所导致的资本的净增加或净减少。
收入增加资本。正如资本的增加用贷方来记录，会计期间内收入的增加也是记入贷方。费用减少资本，正如资本的减少用借方来记录，费用的增加就用借方记录。
定期地（一般是在会计年度末）所有收入和费用账户的余额都要转入“汇总”账户，然后这些账户将被结清。汇总账户的余额，即净利润或净损失，将被转入资本账户（或公司的留存收益账户），从而结清汇总账户。由于这些账户被定期地结清，这些账户又被称为暂时账户，或虚账户。另外一些账户余额永久存在，其余额反映在资产负债表上，并结转至下一期，我们称这些账户为实账户。
◇科目表和分类账
科目表是一个企业所用账户的名称和编号的列表。每个账户有一个名称和一个编号用来识别。账户名称应该具有描述性和明确性。例如，“租金”这个名称就不太明确，它可能是一项资产（预付租金），可能是一项负债（预收租金），也可能是费用账户（租金费用）。账户的编号是通过预先设定的系统进行的。下面的科目表可供一些小型企业使用，用的是3位账户编号系统。更加复杂的企业可以用4位，5位甚至更多位数的账户编号。从账户编号可以判断某个账户属资产负债表或利润表项目。
以下我们以Sara Cole’s 工作室的科目表作为一个简单的例子。
1
常用会计科目表
资产负债表科目 利润表科目 1. 资产 4. 收入11 现金 41 销售收入12 应收账款 5. 费用
14 物料用品 51 物料用品费用15 预付租金 52 工资费用18 照相设备 53 租金费用19 累计折旧 54 折旧费用 2. 负债 59 杂项费用21 应付账款 22 应付工资
13
3. 所有者权益31 Sara Cole, 资本32 Sara Cole, 提存
33 收益汇总
设立科目表的目的是帮助我们建立总分类账。分类账是一个企业所有账户的汇总。总分类账内的信息可以方便我们编制资产负债表和利润表。
◇会计等式和借贷规则
每笔业务都将影响两个或两个以上账户，并且保持借贷相等。在分类账中，借方总额必等于贷方总额。
会计等式在第一章中已做过介绍：
资产=负债+所有者权益
会计等式向我们展示了基本的借贷规则。资产的增加记录在等式左侧的资产账户中。即资产的增加记录在左侧，而负债和所有者权益的增加记录在等式的右侧。借贷规则可以由T形账户来描述：
资产 = 负债 + 所有者权益
借方 贷方 借方 贷方 借方 贷方 增加额 减少额 减少额 增加额 减少额 增加额
正常余额
每一类型的账户的正常余额是在借方还是在贷方取决于该种类型的账户是用哪一侧来记录增加额。正常余额在左侧还是右侧与该类账户出现在会计等式的左侧还是右侧相同。由于资产账户出现在会计等式的左侧，资产账户的正常余额也应是在账户的左侧（借方）。由于负债和所有者权益账户出现在会计等式的右侧，相应地应用这些账户的右侧（贷方）来记录增加额。
2.3 记日记账和过账
一个财政期间内发生的主要的会计程序按顺序排列就构成了一个会计循环。会计循环从分析业务，登记日记账开始，以编制结账后试算表结束。财务报表是会计循环最重要的产物。会计循环是由多个步骤组成的，我们将会计循环中的步骤人为地分成三个阶段：全年都发生的步骤，年底发生的步骤，和下一年年初发生的步骤。我们用图表2－3的流程图来表示会计循环。
经济业务分析是会计循环的第一步，这是我们在记录经济业务前所必须发生的一步。一般按照以下程序来分析经济业务：
1.确定受该经济业务影响的账户的种类（资产，负债，所有者权益，收入，费用，所有者提存等）。
2.确定受影响的账户中，哪些账户而增加，哪些减少。 3.依据2中的增加额或减少额来确定记入该账户的借方还是贷方。 掌握借贷规则尤为重要，注意不要将增减和借贷混淆。
14
会计循环
分析经济业务
登记日记账
过入分类账
编制试算表
账项调整
编制调整后试算表
编制财务报表
编制结账分录并过账
编制结账后试算表
图表2-3例题2-1 用T形账户“记录”企业经济业务
a. Steve Moore投入现金$12,750做生意
teve Moore,资本 现金
(a) 12,750 (a)12,750
b. 购买办公用品，价款为 $375，以现金支付
办公用品 现金 (b) 375
(a)12,750 (b)375 购买办公设备，价款 $7,050，尚未支付
办公设备
15
叶建芳会计英语中文版1-5
