第十章办公室工作绩效测评标准

第十章 办公室工作绩效测评标准

第一节 办公室基础工作绩效测评标准

一、CI规范化绩效测评

1.管理规范

(1)根据公司的章程和业务发展需要，合理地制定公司的组织规程和基本制度以及各类管理事务的作业流程。

(2)形成统一、规范和相对稳定的管理体系，通过对该体系的实施和不断完善，达成公司管理动作的井然有序、协调高效的目的。

2.业务目标

(1)逐步将公司的管理工作纳入“法制”管理的轨道，减少工作中的“盲目性”、“随意性”。 (2)明确界定各管理层上下之间、横向之间的责权关系，减少摩擦，提高工作效率。 (3)系统地开发和建立公司的“管理软件”，使公司管理水平的提高和管理经验的积累有一个基本生长点。

(4)在公司章程的规定范围内，对公司的基本组织规程和各业务领域的管理制度作基本规定。

(5)对公司各类动态管理事务的工作流程作基本描述和规定。

(6)对公司各类图表有关格式、内容、编号、流向、存档、审核等进行规范化处理和运作。

3.管理组织规范

(1)由公司主要高层领导组成规范化管理委员会。

(2)为公司的规范化管理提出指导性意见，确定基本原则，并确定规范化管理工作小组的人员的构成。

(3)定期听取规范化工作小组的工作进展汇报，提出指导意见。 (4)讨论通过各类规范管理文件，并签发实施。

(5)解释和仲裁在执行规范管理文件时出现的纠纷与冲突。

(6)每年组织一次对规范管理文件的修订，通过对规范管理文件的不断修改补充，使公司的各项管理工作日趋完善。

二、办公程序设计绩效测评

1.办公程序设计

(1)明确办公程序设计的内容，包括确定事务处理的数量；组成程序的步骤顺序及性质；为设计程序研究相应的方法、方式、技术手段；程序使用的最佳时间和空间条件；将程序用文字或图表表述出来；设计统一程序。

(2)确定办公程序设计的组织。

(3)分析调查材料、各项工作的程序和事务处理周期以及工作人员的职能、职责等。 (4)研究与程序设计有关的情报资料。 (5)了解先进的程序合理化的经验。 (6)在某些部门进行试验和模拟。

(7)进行技术经济计算，优选设计方案，制定程序所需的基本数据。

2.办公程序设计应达到的标准

(1)简单易行，便于管理。

(2)有明确的分工，每人都知道自己应该干什么，在何时、何地干以及在整个办公室工作中处于什么位置。

(3)各个环节工作量比较均衡，业务流程合理化，无堵塞现象。 (4)避免工作重复，特别是文件、表格性质的工作。 (5)避免不必要的书写、走动或其他形式的精力耗费。 (6)在执行规章制度时要尽可能避免例外现象。 (7)避免不必要的审查批复。

(8)合理地划分由低到高的工作职责，做到每件事都有专人负责，以避免扯皮和互相推诿。 (9)考虑到工作过程的连续性，尽量使工作过程连续管理。

(10)文件性的工作应限制到最小量，每份文件的字数也应限制在最少。 (11)有一定的灵活性，允许工作人员根据变化了的条件适当地进行调整。

3.办公程序实施

(1)组织印发一些办公室工作程序手册，推广标准化办法来管理办公室的具体事务。

(2)制作办公室工作程序图表，描述出工作系统及系统中各项工作的相互关系和流动状况。 (3)组织办公人员学习运用办公工作程序。

(4)督促、检查办公程序的运作情况，对于不合适、文件来回周转、工作出现堵塞等情况，及时实施改正措施，不断完善工作程序。

三、办公效率提升绩效测评

1.办公目标效率

(1)树立时效观念，及时而有效地解决问题。 (2)以最短的时间完成办公室工作目标。

(3)在办公室工作目标确定后，用最短的时间对所要实行的行动方案和工作措施作出最佳选择。

(4)在办公室目标执行过程中，能保证信息快速反馈，以最快的速度对各种突发事件作出反应，并修正计划或排除障碍。

(5)办公室工作必须准确，即承办事情、履行公务、处理信息、决策实施等既要快，更要准确。

2.效率提升

(1)实现办公机构设置的合理化，即依据职能的变化及实际需要设置机构。

(2)配备相关办公人员，并不断提升全体办公人员的业务素质和管理知识，定期组织知识培训，实现办公人员的知识化、专业化。

(3)将不同能力的办公人员安排到与其适应的岗位上，并加强培训的针对性，做到人尽其才。 (4)采取正确的领导方式，不断激励和提高办公人员的工作热情。 (5)树立良好的领导作风，处处以身作则，营造一个和谐的工作环境。

(6)建立有效机制，确保办公室中的决策中心、信息、咨询、行政、监督系统各司其职，各负其责、相互配合、相互制约，使整个办公室高效有序。

(7)在定编定员的前提下，根据职、权、责、利统一的原则，层层分解任务，对每个岗位工作的数量和质量，完成工作的程序、标准和时限，应有的权限、应负的责任和应得的利益等作出明确的规定。

3.办公效率评价

(1)设置办公室工作效率测评标准，从不同的方面、不同的层次来测评办公室的工作效率，组成一个全面合理的测评标准体系。

(2)根据不同的效率标准，确定采用相应的测评方法。 (3)定期组织实施办公效率测评。

(4)根据办公效率测评结果，实施奖惩。

四、办公环境管理绩效测评

1.办公空间规划要求

(1)在保证正确、有效的前提下，办公室的分布应有利于尽量缩短信息沟通的距离。 (2)根据工作需要而不仅仅是级别来为不同工作人员分配办公空间。

(3)合理利用一切空间，除特殊需要外，设备机具和每个工作人员所占的空间均不能过大或过小，以免增加开支或碍手碍脚，妨碍有效工作。

(4)尽量设置大而开放的办公室，以缩短工作流程，降低办公空间成本，便于沟通联系和控制监督，便于环境控制。

(5)各种共用设备机具尽可能置于共用办公区域并靠近窗户。

(6)工作人员的办公位置应主要依工作程序规定的次序排列，尽量成直线，减少交叉。 (7)应使与外界联系多的部门或人员所处区域便于与外界接触，同时又不干扰其他部门或工作人员的工作。

(8)应使带机密性的部门不利于与外界接触。 (9)注意遵守各种安全规则，保证安全。

(10)留有重新规划和扩展的余地，适时根据工作的变化和需要调整空间分配比例，不断完善规划方案。

2.辅助空间规划要求

(1)适用，即要使辅助空间各区域适合于人们方便地使用和维护，以充分发挥其支持、承载、服务、保护的使用。

(2)有序，即要使辅助空间的各区域有满足功能需要的适当位置和区域范围，各区域归置有方、错落有致，相互之间能紧密配合、协调一致。

(3)和谐，即要使辅助空间各区域的外形、布局、颜色等与办公空间保持和谐一致，以更好地服务于工作。

(4)完好，即要有利于对辅助空间内建筑物及其附属设施，以及其他各种设备、线路、装饰物、覆盖物、林木等进行维护保养，保证它们能完好存在、有效运行，充分实现功能。

(5)美观，即要使辅助空间整洁、朴素、卫生，充分绿化，能产生较好的视觉效果，有利于人们的身心健康。

3.单位标识系统管理要求

(1)制定和组织实施统一规范，以及统一制作、配置、专人监管等方式，使标识系统管理达到规定标准。

(2)标识系统充分，即标志、指南的门类齐全，一切为工作有效性所需要的项目均要涉及。 (3)标识警醒，即标志、指南的设备及内容要显眼、醒目，便于人们发现和使用。 (4)标识简明，即标志、指南的内容要简要明确，便于人们及时、清楚地了解和理解。

(5)标识准确，即标志、指南的内容要准确反映客观实际，情况发生变化时，必须及时更改，保证其有效性。

(6)标识标准，即标志、指南的内容与表达形式(使用的标记符号、图形等)要统一规范，有国际标准、国家标准、专业标准、本单位标准的，要严格执行。

4.办公机具的选择与安置

办公机具的选择应达到以下要求：

(1)适用。办公机具的功能、性能、形体尺寸等都应适合工作需要，使用方便，没有不适感。 (2)可靠。办公机具的品质应良好，符合规定的质量标准。

(3)经济。各种机具必须在一个或几个方面确有效益，如能取代人做单调的重复性操作并比人效率更高、更精确，在紧急情况下更迅速等。

(4)通用。办公机具应有较强的通用性，便于配套，便于相互之间的衔接配合。 (5)便于维护。办公机具应结构简单合理，有齐全充足的备件、易损件供应。

(6)办公机具的形体、尺寸应有利于人与设备用具之间正确地传递信息，尽可能减少操作疲劳，以提高工作质量与效率。

(7)办公机具的性能价格比应适当，批量购进时应能降低价格。

(8)办公机具的色彩应与办公室环境气氛相协调，能起一定的美化作用，并使操作者在操作时感到轻快自如。

(9)办公机具应不对环境产生污染或污染很少。

(10)桌椅、柜架等基本规格尺寸应统一一致，其中某些部分可选择可调式的，以便适用于不同身材的工作人员。

5.办公机具安置要求

(1)办公室内只摆放必要的办公设备和用具，工作人员个人的日常生活用具、用品不应放置在办公室内。

(2)机具的摆放位置应与工作程序的需要相一致，尽可能缩短工作人员在工作中移动的距离，便于各级工作人员之间的信息沟通。

(3)机具的安置应有利于减少工作人员操作动作的幅度，使其取放文件、物品时方便自如，操作动作轨迹平滑，减少有方向突变的直线运动；应有利于双手同时对称反向动作，使动作自然而有节奏。物品、用具的排列应有合理次序，以减少多余动作，减少身体的转动次数。

(4)机具的安置应有利于减少和避免对工作的干扰。共用机具应置于共用区域内；办公桌摆放方向应基本一致，尽量不使工作人员面对面相向而坐；与外界联系广泛的工作人员使用的机具应置于远离一般工作人员和靠近通道的位置上。

(5)机具的安置应有利于充分利用空间和自然光。

(6)注意为特殊设备和用具提供适宜的温湿度、通风、隔音、防尘、防震动等环境条件。 (7)同一区域内各种柜架的高度应一致，尽可能倚墙、倚角而立或背靠背安置，尽量方便使用者随手取用。

6.照明环境控制

(1)根据工作性质与工作点的分布正确选择照明方式。

(2)办公照明中尽量采用自然光源，人工光源只作补充性照明光源。

(3)采取措施如限制光源亮度、合理分布光源、适当提高环境亮度减少亮度比等来防止办公室眩光。

(4)通过灯具的合理布置，使办公室照度接近均匀和比较均匀，通常需要使办公室内的最大、最小照度分别与平均照度之差小于平均照度的1/3。

7.颜色环境控制

(1)办公室的颜色环境条件指标中的色调应在人的生理反应方面接近中性，能给人以平静感，有利于保护视力。

(2)办公室的明度指标应在6.5以上，给人以阳气感、前进感和轻快感。办公机具工作面的明度应在7.5～8左右；天花板、墙壁的明度在7.5左右，常需搬动的沉重机具的明度应更高一些；狭小办公室应用明度高的绿色，以产生宽大感。

(3)办公室的彩度不宜过高，基本彩度应在4以下，除警戒色彩度很高外，房间内用色的彩度都应较低，以减少颜色对人眼的刺激，降低视觉疲劳。

8.微气候环境控制

(1)在建筑物内外采取各种有利于隔热的措施，以减少外部气候环境对办公室微气候的不利影响。具体做法如：在建筑物四壁和顶部铺设各种隔热层；增设各种遮阳、防风设备等。

(2)在可能的条件下，在办公室内安装各种冷暖设备、通风空调设备、湿度调节设备等，以使室内微气候诸指标达到规定的标准。

(3)隔绝有大量热量、湿气漫溢放散的热源、气源(如功率较高的电热设备或器件，锅炉及厨