XX电子科技有限公司 文件控制程序 文件编号 文件版本 制定日期 页 码 制订摘要 XXX-QSA-DCC001 A/01 2018-05-01 第1页，共6页 制订日期 2018/05/01 修订日期 版本 A/01 版本 页数 6 页数 修订页次 NA 修订页次 初版制订； 修订摘要 XX电子科技有限公司 文件控制程序 文件编号 文件版本 制定日期 页 码 XXX-QSA-DCC001 A/01 2018-05-01 第2页，共6页 1.目的： 为使品质体系文件之制订、发行、变更、作废、修订、回收、能按一定程序进行，各相关单位能适时获得正确、有效之最新文件，且旧版或作废文件均能有效控制。 2.范围： 凡本司品质系统所有内部文件(含外来文件)与资料的管理均适用之。 3.权责: 文件种类 品质手册 程序文件 工作文件 表单及记录 4.定义： 无。 5.作业控制流程： 见附件。 6.作业内容： 6.1文件之制订、变更、作废在以下时机提出需求。 6.1.1文件制订时机： ⑴ 体系要求； ⑵ 客户要求； ⑶ 厂商提供之规格或技术资料； ⑷ 新产品； ⑸ 新购入仪器或设备之相关资料； ⑹ 引用之国家或国际标准。 6.1.2文件变更时机： ⑴ 客户要求之规格变更； 制 订 品质 各部门 权责单位 权责单位 签核 相关主办 单位 主管 主管 主管 / / 主管 / / 审核 管理代表 部门经理 主管 主管 核准 总经理 总经理 部门 最高主管 部门 最高主管 文控 编号 分发单位 主管级以上单位 主管级以上单位 相关单位 相关单位 文控 发行单位 XX电子科技有限公司 文件控制程序 文件编号 文件版本 制定日期 页 码 XXX-QSA-DCC001 A/01 2018-05-01 第3页，共6页 ⑵ 工程所需之规格变更； ⑶ 操作方法使用材料变更； ⑷ 内部稽核及纠正措施所发现问题之有效改善对策的更新。 6.1.3文件作废时机： ⑴ 文件已过时，且无参考价值； ⑵ 同一事项已有新规定并已公布发行； ⑶ 规定事项与现行作业状况不符合。 6.2文件制订、变更及作废之程序： 6.2.1文件制订： 各阶层文件依按《文件编码制作程序》撰写，经单位主管初审后提出【文件制订/修订/作废/补发申请单】在“文件申请说明”栏说明原因交于文件管控员； 6.2.2文件之变更、作废： 由权责单位将欲变更/作废文件的申请理由或相关内容注明于【文件制订/修订/作废/补发申请单】之“文件申请说明”栏，经单位主管初审后交于文件管控员。 6.3文件审核及核准： 文件管控员依照文件性质，并协调制订单位在【文件制订/修订/作废/补发申请单】上签核，再由主办单位交各相关单位审核会签。 6.3.1审核、核准： 请见第3项（权责）执行； 6.3.2若审核意见与主办单位意见不能达到一致时，由总经理裁决。 6.4文件的编码登录： 6.4.1核准后之新建文件由文控员依《文件编写及编码作业程序》，《文件进行统一编码，并登录于【文件资料目录表】上； 6.4.2核准之变更/作废文件须由文控员记录于【文件制订/修订/作废/补发申请单】及【文件资料目录表】上，以便追索。 6.5文件之发行： 6.5.1完成6.2～6.3填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】经审核后才能正式发行； 6.5.2文件分发参照【文件制订/修订/作废/补发申请单】之发行单位发行； 6.5.3原稿及定稿后的电子档由文件管控员保存，无电子档文件不准发行。 6.5.6文件的发行于每页加盖红色〔受控文件〕字样章，发行文件为参考或教育训练用时，则须XX电子科技有限公司 文件控制程序 文件编号 文件版本 制定日期 页 码 XXX-QSA-DCC001 A/01 2018-05-01 第4页，共6页 于每页加盖红色（参考文件）字样章，不得作为作业依据； 6.5.5文件分发后由接收单位于【文件发放记录表】签收； 6.5.6一、二及三阶文件发行时，须附上【文件制订/修订/作废/补发申请单】；【文件制订/修订/作废/补发申请单】由文管员归档保存，四阶文件不须附【文件制订/修订/作废/补发申请单】； 6.5.7四阶文件必须于表格上加盖红色（参考文件）字样章，并加注表格的编号及版本； 6.5.8为节约资源，凡文件生效前的旧表格，可继续使用至用完为止； 6.5.9文件生效时间以文件批准的时间为准。 6.6文件之管理: 6.6.1按照《生产文件管理规范》作业，各单位使用文件/资料时须查询电子文件： 网络上的程序/文控/体系文件，确保为最新版本； 6.6.2现场使用的文件必须置于作业场所，不得做个人私自收藏； 6.6.3使用单位不得私自影印（四阶文件除外）或销毁正式文件，不得拆页使用；若资料有缺页，破损或遗失或需增补时，填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】，经单位主管核准后，向文管员申请增发，文控在增发文件每页盖蓝色（增/补发）字样章，并在【文件发放记录表】上备注说明，以便追溯； 6.6.6任何人不得在正式文件上加以涂改，但需提示性或重点者，可在文件上可用萤光笔标示重点，但不能涉及文字、数字之修正； 6.6.5品质稽核员每半年至各单位核对持有文件版本的正确性，避免旧文件被误用； 6.6.6各单位主管或助理负责该单位文件的保管及维护，人员调动或调职需将文件资料交到接替人员或指定人员； 6.6.7旧版文件，文管员需保留使用最新版之前一版本,且作废的文件编号不得再使用； 6.6.8表单记录之管理，除有特殊要求外，其余对照《记录控制程序》之规定执行。 6.7文件变更管制： 6.7.1修改过之文件正式发行，文控同时收回各单位之旧版文件，并于【文件发放记录表】之“回收”栏签字后立即销毁或于每页加盖红色（作废文件）字样章； 6.7.2使用单位若要保留旧版本文件作参考时，则于封面及每页加盖红色（参考文件）字样章，且不得作为作业之文件依据，并于【文件发放记录表】之回收栏注记“保留”； 6.7.3文控收回保存之旧版文件存盘时，须于每页加盖红色（作废文件）字样章后存盘； 6.7.6工程变更参照《工程变更作业程序》。 6.8外来文件的管理： 接收到外来文件须盖上红色（外来文件）字样章，文控员登录于文件管控一览表，发行时加盖（受控文件）章，若作参考文件，需在每页加盖红色（参考文件）字样章，以便管理。 7.参考文件： XX电子科技有限公司 文件控制程序 文件编号 文件版本 制定日期 页 码 XXX-QSA-DCC001 A/01 2018-05-01 第5页，共6页 7.1《品质手册》； 7.2《文件编写及编码作业程序》； 7.3《记录控制程序》； 7.6《工程变更作业程序》。 8.相关表单： 8.1【文件制订/修订/作废/补发申请单】； 8.2【文件资料目录表】； 8.3【文件发放记录表】。 8.4 【记录控制一览表】 附件：作业控制流程 制定单位 文控 客户 相关单位 1.开始； 动作说明 2.文件制订、变更及作废提出； 3.1制定单位填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】，并交部门主管签核后交文控； 3.2变更、作废单位填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】，并交部门主管签核后交文控。 4.文件审核及核准，文管依照文件性质协调制订单位在【文件制订/修订/作废/补发申请单】上签核，再由主办单位交各相关单位审核会签。 5.1文控依《文件编码及制作程序》进行统一编码，并登录于【文件资料目录表】上； 5.2变更/作废文件须由文控记录于【文件制订/修订/作废/补发申请单】及【文件资料目录表】上。 6.1文件完成签核及编码登录后，填写【文件制订/修订/作废/补发申请单】经审核后才能正式发行； 6.2文件分发参照【文件制订/修订/作废/补发申请单】之发行单位发行； 6.3原稿及定稿后的电子档由文件管控员保存，无电子档文件不准发行； 6.4文件的发行于每页加盖红色〔受控文件〕字样
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