办公室管理形成性考核册答案(修改版)
谢顺昌 QQ:178596314 整理
办公室管理形成性考核册答案作业1
1.一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表
序号 国内一般性 国外一般性 国内企业(含外企)
(1) [文书撰写] 按上司的口头或书面指示完成信函。 记录上司指令及会谈、会议内容 (2) [文书制作] 复印资料。 打印文稿及表格
(3) [文书处理] 在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的处理。 (4) [档案管理] 档案管理。
(5) [会议组织] 安排会议事务,并做会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。 (6) [调查研究] 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。
(7) [信息资料] 准备好公司要公开的资料; 收集及整理各种信息
(8) [信访工作] 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。 (9) [接待工作] 接待来访宾客; 接待宾客和员工的来访。 (10) [协调工作] 以电话往来维持和外界的良好公共关系。 (11) [督查工作] 督导一般职员或速记员。 (12) [日程安排] 替上司定约会并做好记录;
(13) [日常事务] 阅读并分类信件 通讯事务、电话;
(14) [办公室管理] 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 (15) [其他临时 以速记记下上司交待的事项; 执行上司交办事项 交办的事项]
(16) 替上司申报交纳所得税及办理退税。
(17) 外出办事,如银行、邮局等。 公用易耗品主要包括哪些? 办公用易耗品主要有: (1)信封、纸张; (2)软盘、光盘等; (3)铅笔; (4)圆珠笔; (5)签字笔或钢笔; (6)修正液或修正带; (7)印盒;
(8)各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等; (9)小刀; (10)日历等;
(11)其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。
三、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何? 文员工作分为三个步骤:计划、实施和检查。
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(1)计划的步骤,要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最 佳。
(2)实施的步骤,要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的 工作无论是哪一种,都要正确地实施;配合上司预期的期限。
(3)检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 其次,说明三个步骤之间的关系。 三者的关系为:
先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。
文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。
四、按照“优先顺序”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。 本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计 划书,不要抄袭。
五、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。
1.请示方法和报告方法; 2.计划方法和总结方法; 3.受意方法; 4.传达方法; 5.进言方法;
6.变通方法和挡驾方法; 7.分工方法与合作方法。
受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文 件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易 于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。 受意方法要注意:
(1)善于领会上司意图,不要曲解上司意图; (2)备好记录本,记录下指示要点; (3)注意倾听,用心判断指示的用意;
(4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;
(5)如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度; (6)接受指示后,要不失时机地贯彻实施。 结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情,使我充分认识到,在受意时,充分做好记录的重要性。 才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。有一天,总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介,内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、 公司取得的成绩。当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;事后,又怕显 得自己没有能力,而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根 本就不行。后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意,
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才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性。
注意:同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答;而且要注意结合教材,联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点,又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受,同学 们在回答本题时要加以注意。
办公室管理形成性考核册答案作业2
一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 (1)都应先问好,再传达自己的信息; (2)都应保持耐性、热情的态度;
(3)通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情; (4)都应简明扼要表达自己的意思。 异:
(1)打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听。 (2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。 二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途,比较其与一般会议的不同, 谈各自的优劣或应注意的地方。 (1)基本用途:
“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象 带等资料。
“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国 际、国内或本市的电话会议,声音清晰宛如一室。 (2)两者与一般会议的不同: 可以消除时空上的局限性。 (3)各自的优劣: “电视会议”——
优:通达范围广,消除时空上的局限性,生动形象;劣:技术上的要求较高。 “交互式电话会议”——
优:方便、省时、高效,消除时空上的局限性,具有保密功能、报数功能和欢迎词播放 功能;劣:费用高,技术含量高。 三、简要回答邮件分拣的一般标准。 (1)按照收件人的姓名分拣; (2)按照邮件的重要性分拣; (3)按照收件部门的名称分拣。 四、怎样处理上司不在时的邮件?
答:(1)如果上司习惯于每天给办公室打电话,就应该把内部信件和外来的信件分开,同时把每封邮件的内容大致记录,这样就可以随时向上司汇报;
(2)如果上司没有每天给办公室打电话的习惯,应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他,或者传真一份给他;
(3)如果上司离开时间较长,应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他; (4)尽可能多处理一些邮件,在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题,或者把邮件交给公司其他人处理;
(5)把寄给上司的邮包连续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4),这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收
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到了。如果上司外出不止一地,在邮包上编号就显得尤为重要了;
(6)如果上司正在度假,并且不让秘书转交邮件时,可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来,并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复.
(7)把积压的邮件分别装入纸袋,标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。
五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访? ①上司正在开会时; ②上司繁忙时; ③上司即将外出时;
④远道来访或有重要事情的来访时。
办公室管理形成性考核册答案作业3
1、简要阐述会议记录内容与写法应注意的一些问题。 答:记录内容: a、 会议名称;
b、 会议记录人的姓名、盖章; c、 时间(开始时间、结束时间) d、 会议地点; e、 议题; f、 主持人、主席; g、 出席者名单;
h、 会议的经过情形及结论; i、 相关的资料;
j、 下次会议预定的日期; 注意事项:
a、 以决定事项为重点,逐项列出较易明了;
b、 简洁而有要领地写出会议经过,不必写所有人员的发言;
c、 要注意的是,要写什么议题?以怎样的顺序提出?这些议题是什么人发言?有什么答复?表决结果有没有定案?这些都要简要地写上;
d、 要写正确,写清楚,要注意会议内容有无疏漏之处?客观地记录内容,不可写记录的主观感觉,用主观意识去影响记录内容。
2、 日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例,编制一份××预定表。 答:日程按排计划表可分为:(1)年预定表(2)月预定表、周预定表、日预定表 (3)周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细。 年预定表 一月 5日(星期一) 开工典礼 8日(星期四) 董事长视察 4 / 8
二月 2日(星期二) 常务董事会 9日(星期一) 公司纪念日 25日(星期三) 成本会议 三月 2日(星期一) 常务董事会 3日(星期二) 分行经理会议 25日(星期三) 成本会议
4、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面? 提神醒脑的服务。
上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛 巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。 私事方面的协助。
协助的方法应视实际情况,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事: (1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所 以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利。
(2)纯私人性请求时——遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的 关系来协助他解决私人的事务。 财物管理。包括:
(1)薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪 金以外有超额的收入,都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候, 由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续。
(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票 簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。
其他。如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念保管。
3、根据国际惯例宴请程序及下表中所列的“工程和任务”,将相关内容进行归类,提出一个简约的工作任务单
国际惯例的宴请有以下程序:迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告辞。文秘人员经常要协助上司举办种类宴会。准备宴会需要精心、细心和耐心。正式宴请应该完全符合社交礼仪规则。文秘人员对参加宴会的每一个人都应彬彬有礼,温和体贴,不让任何人受到冷落。文秘人员自始至终都要留意细节问题。文秘人员应该准备一份备忘录,列出需要解决落实的事项。(如下图所示) 工程或任务 宴请人数 重要客人的陪同、接待 场地 完成任务情况 是否落实? 是否落实? 备注、提示 男女比例? 时间? 负责人 接待人? 完成进度 5 / 8