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附件三
经营档案管理细则
第一条 为了详实记录和反映公司经营管理活动的重要资料和证据,特制定本细
则。
第二条 本细则适用于公司经营相关的销售、租赁等活动中的经营档案资料的管
理,包括:
(一) 从项目前期调研到后期策划、宣传推广、销售(租赁)的各类市场调研报
告、活动方案、客户资料、楼书及针对客户的工作联系单等;
(二) 各类计划、合同、协议和各类统计报表及其它有效证件等档案的管理。 本管理细则不适用于工程发包合同、采购合同的管理(属于合同管理的范
围),也不适用于制度、办法、报表等的管理(属于文书档案管理的范围)。
第三条 职责
(一) 营销部负责公司经营档案的归档和移交。
(二) 公司办公室负责监督本细则的执行情况,负责接管营销部移交的经营档案。 (三) 营销部和物业管理公司分别备存客户资料。 第四条 归档时间
项目经营档案应在合同签订后的当月向公司办公室移交。各部门可保留合
同的复件或复印件。
第五条 档案要求
(一) 经营档案的装具和装订方法与文书档案相同。一份合同为一个立档单位(一
卷)。卷内文件按文件的重要程度排序:重要的在前,附件及说明在后。
(二) 卷内文件要逐份编号,用打印或钢笔字迹填写卷内文件目录。
(三) 案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确,标题内容、名称等要完整、准
确,文字要简练通顺,标题不要超过三十个字。
第六条 经营档案的编号
开发以项目名称为编号,一个楼房号为一个流水号。其他产品以产品名称
和型号为编号。
第七条 经营档案在移交前,应按照《档案管理办法》的有关规定做好保管工作。 第八条 经营档案原则上不外借。需要查阅的,可以由档案管理员协助查阅;必须
外借的,需经公司分管领导同意。
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第九条 未尽事宜,由公司办公室负责解释。 第十条 本细则与《档案管理办法》一并颁布施行。
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附件四
会计档案管理细则
第一条 会计档案是公司经营管理的重要资料,为了保守公司的机密,维护会计档
案的安全与完整,特制订本制度。
第二条 本细则适用于公司本部各类会计档案的管理,包括:
(一) 会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。 (二) 会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会
计账簿。
(三) 财务报告类:月报、季报、年度财务报告,包括会计报表、附注及财务状
况说明书,其他财务报告。
(四) 其它类:银行存款余额调节表、银行对账单、付款签报及招待费申请单及
其他应当保管的会计核算专业资料、会计档案移交清单、会计档案保管清单等。
第三条 职责
(一) 财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅等管理,严防毁损、散失
和泄密。
(二) 公司办公室负责监督本细则的执行情况。
第四条 会计凭证登记完毕后,必须按照分类和编号顺序保管,不得散乱、丢失。 第五条 记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序折
叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证起止号码,由装订人在装订线封签处签名或盖章。
第六条 会计档案的保存
(一) 财务审计部应指定专人负责保管会计档案,定期将财务审计部归档的会计
资料按类别、按顺序立卷登记有效。
(二) 会计档案的保管期为永久保存和定期保存两类,具体类别和保管年限详见
附表。
第七条 会计档案的借用
(一) 财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定借阅,及时归还原处,
若要查阅入库档案必须履行查阅会计档案登记手续。
(二) 公司内部其他人员若因公需要查阅会计档案时,必须经财务部经理同意后,
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方能由档案管理人员接待查阅。
(三) 外来单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有效证明,并经总经理批准
后,方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅事由。
(四) 会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况,需带出室外复印时,应由档
案管理人员进行复印。
第八条 会计档案需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经总经理批准
后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册,销毁时应由财务审计部经理共同参加,并在销毁清册上签名,销毁清册永久保存。
第九条 由于公司会计人员的变动等需要转交会计档案时,应办理转交手续,并由
监交人、移交人、接受人签字。
第十条 未尽事宜,由公司办公室负责解释。
第十一条 本细则与《档案管理办法》一并颁布施行。
附表
会计档案保管期限表
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 档 案 名 称 记账凭证及原始凭证 银行存款余额调节表及对账单 手工会计簿账 计算机账簿 辅助账 各种报表 年度会计报表 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 保管期限(年) 15 5 15 永久 15 3 永久(包括文字说明) 15 永久 永久
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附件五
工程档案管理细则
第一条 工程档案为工程质量验收的重要组成部分,工程档案管理是工程管理的重
要内容之一,也是公司档案管理的重点。为了加强工程档案的规范化管理,提高工程管理水平,保证工程质量,制定本细则。
第二条 工程档案资料的整理可另参阅《建筑工程施工技术资料归档范围及要求》。 第三条 工程档案范围
(一) 项目开发前期档案: 1、土地投标“中标通知书”; 2、计划任务书及批复文件; 3、建设用地钉桩成果通知单; 4、规划设计任务通知书; 5、规划设计条件通知书; 6、审定规划方案通知及总平面图; 7、人防规划总平面图; 8、市政工程方案会议纪要;
9、环境、消防、卫生及水、电、煤气、热力报装协议; 10、配套项目(如文教、商业、绿化、交通等)协议、合同; 11、勘探、测绘、设计、招投标、监理文件; 12、建设项目选址报告及土地、规划部门批复; 13、建设规划许可证及批准用地范围图; 14、建设用地批准许可证及用地图; 15、国有土地使用证;
16、有关拆迁安置协议、拆迁实施办法等主要文件; 17、拆迁许可证。 18、单体工程项目文件 19、建设工程规划许可证; 20、建设工程开工许可证;
21、建设工程招投标文件、施工合同、工程结算; 22、建设工程施工监理合同、监理计划及监理月报、
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企业公司行政管理制度大全
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