行政部门管理制度
为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工 作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
（ 一 ） 、文件收发规定
1、董事会和公司的文件由行政部门拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签 发，属公
司的由总经理签发。业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或部门经理 审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。
2、董事会和公司的文件由行政部门负责报送。 送件人应把文件内容、 报送日期、 部
门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报 送。
3、经签发的文件原稿送行政部门存档。
4、外来的文件由行政部门负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的 要求送达
有关部门，办好文件阅办 ; 属急件的，应在接件后即时报送。
（二） 、文印管理规定
1、所有文印人员应遵守公司的保密规定， 不得泄露工作中接触的公司保密事项。 2、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失 的，追究
当事人的责任。
3、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予
理。
10—100 元罚款处
4、公司发出的传真使用统一的传真格式。见附件。
5、公司的各种公文及内部交流的文字性材料执行统一的排版要求： 使用公司统一的页
眉、页脚；
标题：黑体，小二号字，加粗； 正文：仿宋_GB2312小四号字；
页面设置：上 2.54 厘米，下 2.54 厘米，左 2.8 厘米，右 2.8 厘米； 段落为两端对齐，倍行距。
（三） 、办公用品 购置领用规定
办公用品分消耗品和管理品两种：
1 、消耗品。铅笔、油笔、胶水、胶带等。
2、管理品。剪刀、裁纸刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、计算器等。 3、消耗品办公人员按需领用，注意节约。
4、管理品限人员使用，列入移交转送。如有故障和损坏，可以旧品换新品，如 遗失或人
为损坏将由个人或部门自购。
5、各部门每月 3 日前（遇节假日后延）报人事行政部办公用品使用计划，总经 理批准后
采购，当月八、九日发放。管理用品请领不受上述时间限制。各部门急需 或临时性的采购需求，需各部门经理统一报采购计划，报总经理批准后，有采购人 员统一采购，并按要求流程发放。
6、办公用品由行政专人负责管理，采购人员比价采购，人事行政部按工作需要 发放。 7、设立“办公用品领用记录” ，所需办公用品的部门到行政部门领用，办理出 入库手
续，控制办公用品领用情况，节约办公费支出。
8、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
9、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
（四）、档案管理：
1、档案。公司档案是指研究开发与技术、人力资源、营销策划、经营管理、行 政法律、
资本运作、对外联系、合同等一切活动中所形成的，以文字记载、图表、 电子制品、音像制品等方式可存储的信息，资料载体。
2、档案的种类。公司档案的种类主要分为：行政类、经营类、产品技术类、基 本建设
类、设备仪器类、会计档案类、合同类及职工档案类。
3、责任部门。公司档案的保存管理部门为人事行政部。各类档案形成、整理后 送交人事
行政部做好归档工作。
4、收集、整理、归档。档案责任部门的收集、整理、归档分日常和年度两种方 式进行。
责任部门年度内使用频次不高的，要在档案形成后整理完毕即随时移交给 人事行政部归档，使用频次较高和系列连续形成的档案，可依据实际情况每半年整 理完毕移交行政部归档。
5、档案的留存。文字、图表等印刷品要有形成的文件（手写、手绘）及责任者， 使用墨
水书写，电子制品和音像制品要有备份。
6、档案查阅。公司工作人员查阅档案，必须办理查阅手续。非密级档案，由人 事行政经
理批准，涉及技术、商业等密级档案，由总经理批准。查阅档案要技术归 还，不得转借。需要复制的应在复制前获得批准。所有查阅者负有保密责任。如有 违反，承担相应责任。
7、档案销毁。因保管期限达到或再无保存价值的档案可进行销毁，销毁的档案 编列详细
目录，按密级管理，由责任领导审批，由包括监督人员在内二人以上负责 销毁。
8、电子档案的管理：公司对每位员工的工作内容进行电子档案存档，每位员工 干完每一
项工作后，需及时到人事行政部门的备份硬盘内进行备份，同时进行登记。 备份的工作内容做为员工工作考核的依据。 （五）、人员编制管理：
1、公司各部门实行定岗定编制， 公司依据各部门的工作任务量， 确定人员编制 2、各部门人员的适用情况由部门经理确认，对于不适用岗位需求的员工进行及 时的辞退
或调岗。如因人员不能适用岗位工作而造成的工作滞后的，由部门经理负 全责，对公司工作造成损失的，由部门经理承担赔偿。
3、部门经理应对本部门人员的工作情况进行考核， 对人员进行科学合理的配置， 同时
有部门人员编制的建议权
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