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b)所有正式会议必须有明确的会议目的，会议结束后不能没有结果。 c)各类会议的时间原则上不超过2小时，会议主持人应根据会议安排严格控制时间。
d)需要与会方讨论决定的才提到会议议题上，严禁把会议开成“大杂会”。 e)会议方法可利用头脑风暴法和水平对比法进行。
f)会议内容及决议允许写在白板上，然后相关部门主管领导直接在白板上签名确认，再通过数码相机拍摄形成书面文件后为会议记录，但要求字迹清晰，主题鲜明，决议明确。
g)会议组织重点工作分解、落实到相关部门或个人，并有专人进行跟进。 h)会议期间，与会人员应严格遵守会议的各项纪律要求。
i)会议结束时，会议主持人必须根据会议议程及结果进行会议总结，对本次会议成果进行评价、总结会议达成的决议或共识。 5.4.3.6会议记录及审核发放
a)“会议记录”应反映出会议提出的主要问题、针对相关问题的决议、整体目标达成情况等。
b)由组织开会部门负责作“会议记录”，并把最后得出的决议书面归纳好，交由部门负责人审批，如果会议决议涉及到跨部门的要求的，须由相关部门的主管经理审核会签，主管经理批准（必要时总经理批准）才能发放。
c)“会议记录”在会后2个工作日内整理、批准并以OA电子信息或纸质文档发放相关部门和与会人员。
d)“会议记录”只能作为业务文件使用，不能直接作为受控文件使用，如有需要，须经过必要的版面调整和内容整理，并按受控文件形式发放。
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5.4.4所有员工都可利用合理化建议方式进行沟通、协商，各种建议或意见书以意见的形式经人力资源部收集，交管理者代表审核后，对可行性意见/建议提交会议讨论，确定其工作方法进行执行。 5.5员工参与
5.5.1公司建立员工参与机制，员工代表组织员工充分参与公司质量、环境和职业建立安全管理活动，如：合理化建议活动、对公司的管理工作进行评价的活动、自主管理活动等。
5.5.2在环境和职业健康安全管理方面，员工的参与和协商活动应形成具体文件，并使员工和其他方了解这些文件的规定。 5.5.3员工应：
a)参与环境因素和危险源的辨识，环境和风险评价和控制措施的确定； b)参与风险管理方针和程序的制定和评审；
c)参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化及可能对环境产生影响的因素；
d)参与职业健康安全和环境事务；
e)了解谁是职业健康安全的安全事务代表和指定的管理者代表。
5.5.4对达到预期的合理化建议，给予完善，提报人按公司之奖惩条例给予嘉奖。
5.6对于沟通、参与和协商中产生的所有记录按照按照《记录控制程序》执行，涉及应采取改进措施的按照《改进控制程序》执行。 6.0相关文件 6.1《记录控制程序》
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6.2《改进控制程序》 7.0记录 会议记录 会议签到表 会议通知 业务联络书
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会议管理流程图
确定会议主题及会议安排 NG OK 审核 会议通知 会议签到 会议召开 会议记录 审核 NG OK 发文 存档
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内外信息沟通协商和参与程序
