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Access数据库在县域民生档案信息化管理中的应用
作者：蔡宏炳
来源：《办公室业务》2024年第05期
【摘要】本文阐述了Access数据库在县域民生档案管理中的作用，介绍了运用Access数据库创建档案管理数据库的实施步骤。
【关键词】Access数据库;档案信息化管理;县域民生
随着信息化技术的飞跃发展，给各行各业带来前所未有的冲击和技术革命，通过利用计算机信息技术来加强和提高档案管理水平，已成为档案信息化管理发展的趋势和要求。充分利用计算机对档案信息进行信息化管理，与传统的手工管理相比，具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等无法比拟的优势和特点。利用专业档案管理软件可实现计算机辅助立卷、整理和各类目录的自动编排打印等工作，提高档案管理的信息化水平，使档案员从繁复的整理装订案卷、誊抄目录中解放出来，从而达到降低劳动强度、提高劳动效率的效果。档案管理信息化的发展是档案部门实现科学化、正规化管理的必要条件。 对于县域民生，由于资金和设备投入上还存在一些差距，推广应用专业档案管理软件还有一定难度，如何通过利用信息化技术手段提高档案管理水平，解决使用专业档案管理软件投资大、设备性能要求高等问题，已成为解决县域民生档案管理信息化的迫切要求。经过几年的实践与探索证明，通过充分利用Access数据库对档案进行信息化管理，运用到县域民生日常档案管理工作中，可较好地解决困扰县域民生档案管理信息化的问题。县域民生档案管理实施Access的意义Access作为数据库管理程序，主要用于管理某个特定主题的信息的集合。比如维护和管理若干个人档案资料，管理和维护某一个单位全体人员的工资，管理和维护同学通讯录等。在Access数据库的应用中，可实现大到管理某一个企业集团的人事、财务、营销、库存等，建立一个集成化综合信息管理系统;小到应用到家庭，建立家庭财务管理等。且Access数据库具有简单易学、易于掌握、维护便利等特点，可满足一般的数据管理及处理需要。 利用Access数据库程序建立档案管理数据库，通过把档案资料目录按设定的数据库格式录入到计算机中，建立档案管理信息数据;通过扫描仪、刻录机的运用做到脱机载体电子文件归档的工作;通过OLE控件链接相关内容，实现文件内容全文数字化检索;通过直接查阅相关电子档案内容即可实现档案查阅，双套制归档的传统载体档案一般不需再提供利用;采用计算机进行目录检索，只需在标题检索中键入关键字，输入参数，计算机即能在几秒钟内检索出包含此关键字的所有文件，档案利用的查准率和查全率可达到100%;并可根据需要设置报表模块，
Access数据库在县域民生档案信息化管理中的应用
