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什么高超的技巧，不过，自从我进入秘书这一岗位，我便根据自己的才能、性格、兴趣、单位实际等信息做了一个职业规划。并将目标设定为终身、长期、中期和短期目标，短期目标又设定为年目标、月目标、周目标、日目标等”。由此我们可以知道，秘书涛之所以能在秘书工作岗位上做得出色，很重要的一个原因便是她能为自己设定完整而清晰的目标，通过不断完成阶段性目标来实现其最终目标。逐步成为一名优秀的秘书工作人员。
（二）计划原则
时间管理，必须遵循目标原则。目标明确了，就需要制定行动计划。计划是行动的指南。作为秘书工作人员，每天都要面临在一定时间完成多项工作的问题，如果事情不能按照计划来完成的话，工作势必会一团糟。因此，对于秘书工作人员而言，做事首先进行计划再去执行是非常重要的，只有这样，秘书工作人员在做事时才能有条不紊，忙而不乱。
时间是有限的，但我们可以对时间进行有效的管理，方法就是制定计划。制定科学合理的时间管理计划是为了实现既定目标，时间管理计划制定得越好，就越能提高办事的效率，越能出色的完成任务，越早地实现设定的目标。时间管理计划适用于各个领域和群体，任何一个秘书工作人员都必须对自己的工作、领导的安排等进行规划，从而确保各项事务顺利开展。计划一旦确定，就要严格按照计划实施，迅速采取行动，保证按时完成每一项任务，这样才能成为管理好自己的时间。
（三）有序原则
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科学的时间管理还需要有序性。所谓有序性就是先做什么后做什么，要有条理。时间管理，在一定意义上说，就是选择一个较佳的时间次序，从而增加单位时间的功效。
在美国广泛流传着一个施瓦布实行“拟办事项表”的故事：美国伯利恒钢铁公司总裁查尔斯·施瓦布，为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维·寻求帮助，希望能卖给他一套思维方法，告诉他如何在有限的时间里完成更多的工作。艾维·告诉他把明天必须要做的六件大事记下来，再按照重要程度编上序号。明天早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止，然后用同样的方法对待第二项工作，第三项工作，第四项工作……直到下班为止。即使花了一整天的时间才完成了第一项工作，也要这么做，只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。最后再推广到全公司。艾维·说：“这套方法你愿意试多久就试多久，最后你掂量它值多少钱就给我多少”。几个星期后，施瓦布便给艾维·寄去了一二万五千美元的支票，并注明这是他得到的最为有益的忠告。五年后，伯利恒钢铁公司从一个默默无闻的小钢铁厂成为整个美国最大的私营钢铁企业。
这就是著名的“六点优先工作制”——价值 2.5 万美金的时间管理原则。它启示人们每天按照重要性标准处理事项，有序完成工作，从而使单位时间的生产力最高。
有序原则是时间管理的一条重要原则。无头绪的盲目工作，往往效率低下。秘书工作人员应该首先明确自己的工作是什么，并使工作秩序条理化、工作方法多样化、工作容简明化，从而有效地利用时间，掌握时间管理主动权。
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善于利用时间的秘书工作人员，具有深思熟虑的能力，并能选择做事的最佳方法。正确的方法将使秘书工作事半功倍。在开始每天的工作之前，首先按照事情的轻重缓急排列顺序，并做好标记，记录任务要求的期限日期，把握重点，优先完成重要且紧急的工作。
目标原则、计划原则、有序原则，此外还有效率原则、平衡原则等都是秘书时间管理的一些基本原则。这些原则并非孤立单一的使用，要将这些原则进行巧妙的组合和变换，以使时间发挥出最大的效益。
三、秘书时间管理方法
时间是现代管理的重要容，在实际工作中要求秘书工作人员必须具备科学管理时间的能力。因此，秘书工作人员必须学习科学的时间管理方法，尽量减少时间的浪费，提高时间的利用率。
（一）时间计划表控制法
时间计划表是管理时间的一种有效手段，时间计划表是将某一段时间中已经明确的工作任务、工作容，清晰明确地记录和标明下来的表格，是用来提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的方法。
一般而言，时间计划表分为年度计划表、月计划表、周计划表、日程表四种形式。时间计划表的编制需要在准备充分的基础上完成，必须对整体工作安排了如指掌才能真正编制出完善可行的计划表。
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秘书工作人员应科学、合理利用时间计划表来控制时间的使用，以使时间得到有效管理和控制，发挥最佳效益。
（二）ABC 时间管理法
秘书工作人员每天面临着纷繁复杂的工作，而且有许多是无法预料的。如突如其来的上级命令、同事询问、接听、接待访客等，占去了秘书的大部分时间。因此，秘书工作人员必须把有限的时间进行科学的分配，只让少数重要的工作占用宝贵的时间，从而更好地实现预定目标。
1. ABC时间管理法的基本原理
19世纪末20世纪初，意大利经济学家帕累托偶然注意到19世纪英国人的财富和收益模式。在调查取样中，他发现大部分的财富流入了少数人手里。在经过大量研究后，他指出在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此，只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这就是现今为管理学界所熟知的“二八法则”，亦称为“帕累托法则”、“犹太法则”等。“二八法则”广泛用于各个领域，同时也适用于时间管理领域。ABC时间管理法的基本原理就是抓住工作的百分之八十的价值，集中在工作的百分之二十的组成部分这一法则，运用“关键的事情占少数，次要的事情占多数”这一普遍规律，根据其价值不同而付出不同的努力来定量管理自己的时间支出，其目的在于用二分的努力达到八分的效果。这是一种分类管理、重点控制的时间管理方法。其具体模式是：
表1
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分类特征时间分配
A类最重要、最迫切，具有本质上的重要性和时间上的迫切性占总工作的60%—80%
B类重要，一般迫切 40%—20%
C类无关紧要，不迫切 0
秘书人员可以根据自身的实际工作状况及所属公司的具体情况来确定每种类型的工作容，制定一符合自身个人特点和工作实际的工作计划表。
2. ABC时间管理法的使用
时间是一个固定的数值，公平的分配给每一个人，我们不能储存、增加、转让时间，但我们可以科学利用时间，提高时间利用率。为了有效利用时间，秘书人员在使用 ABC时间管理法时，应该注意以下几点：
第一，明确职责围。即必须清楚领导安排给自己的任务中有哪些工作是需要亲自完成，哪些工作是协助他人完成，哪些工作不参与等。
第二，区分工作的轻重缓急。在领导安排工作后，必须判断工作的重要程度和迫切程度，排列出事情的先后次序，先做重要的、紧急的工作，科学有序地一项一项完成任务。
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谈秘书工作的时间管理艺术
