如何做好企业办公室主任
干过办公室主任岗位工作的人都知道,办公室主任工作不好干。不好干的原因:
一是因为岗位特殊。这种特殊性,有人把它描述为“上级、下级、同一级,级级来找;大事、小事、麻烦事,事事缠身。” 二是因为岗位重要。这种重要性,有人把它归纳为是“参谋长”、“总调度”、“执行官”和“大管家”。
三是因为职责重大。就是必须对上对下全面负责,对内对外全面协调,大事小事全面关心;既要务实又要务虚,既要动手又要动脑,既要瞻前又要顾后。通俗点说,也就是“上管天,下管地,中间还要管‘空气’”。
四是因为能力要求较高。有人戏言,衡量一名办公室主任的工作是否称职到位,“摆平就是水平,搞定就是稳定,无事就是本事,人缘就是资源,酒量就是力量。”如此等等。 一、办公室主任扮演的十种角色 1、智多星角色 2、耳目嘴角色 3、胳膊腿角色 4、代首脑角色 5、联络员角色 6、监察员角色
7、外交官角色 8、红管家角色 9、万金油角色 10、老黄牛角色
二、办公室主任应具备的几种素质 1、讲政治、善思考
一是政治上、思想上同党中央保持一致,对人民、对职工负责,保持办公室的政治方向。
二是围绕党委、经营班子的中心工作部置办公室工作。 三是讲党性,按照党性的原则办事,切忌只凭个人恩怨、个人兴趣。
四是无私奉献,清正廉洁。要带头维护领导的权威,对领导的指示和决策带头执行,对领导交办的事不折不扣地落实,对领导的批评虚心接受,有则改之,无则加勉。 2、讲严细,求高效
胆大包天,心细如发,守口如瓶,有“一叶落而知天下秋”的敏感。善于从行为变化发现隐伏其中的大问题,小中见大。 3、讲技能,多面手
适应领导同志的多种需求,做到“三熟两强”: 上情熟,下情熟,政策熟;
办事能力强,文字水平综合能力强。 拿起笔能写,开口能讲,有事能办。
4、讲奉献,肯吃苦
甘于吃苦,甘于寂寞,甘于清贫; 学会克制自己,既任劳又任怨;
受到批评时,着重检查自身,不能有委屈感; 一切从工作出发,一切从大局出发; 做到“不可能左右天气,但可以改变心情。” 5、讲纪律,守规矩
自重、自醒、自警、自励;切忌影响机关形象和领导声誉。
要加强个人品德修养,洁身自好,慎独慎微。 不仁之人不交,不义之才不取,不礼之言不说,不规之事不做。做一个品德高尚、遵纪守法、清正廉洁的人。 心细如发,守口如瓶是办公室主任的职业品质;粗枝大叶,口无遮拦的人是不能当办公室主任的。
保守机密。要有强烈的保密意识,领导嗜好、性格、特点不能对不相关人提起。
泄密原因:脑子缺少保密这根弦,言谈中不注意;喜欢吹牛,好炫耀;推不开人情。
要过好人情关,朋友关。做到不该看的不看、不该听的不听、不该问的不问、不该传的不传。 6、讲团结,顾大局
内讲团结,顾全大局;外讲协作,维护整体。
注意几个方面:
(1)以忠诚之心维护领导班子团结
把握四点:处理好主与次的关系;处理好趋与避的关系,对领导班子成员关系谨慎从事,既不失职又不失败;处理好远与近的关系,不可突破红线,不搞人事依附,多汇报,多沟通;处理好传与瞒的关系,有利于团结的活传,可能不利于团结的活瞒。
(2)以热情之心增进与其他部门领导的团结,当好部门之间的纽带。
把握三点:满腔热情的搞好人际关系协调;积极主动的搞好部门之间沟通;热情周到地搞好后勤服务。 (3)以真诚之心促进与下属之间团结
把握三点:学会关心下属,对优点鼓励,对缺点进行善意的批评;学会理解下属,设身处地为下属着想,分析原由,冷静处置;学会尊重下属,爱人者,人恒爱之,敬人者,人恒敬之。
三、办公室主任应树立的意识 1、服务意识
服务是办公室主任的天职。为领导服务,为各部门服务,为下级和各基层服务,当好助手。 2、全局意识
站在全局高度去考虑、研究、处理问题。有领导的眼光。
(二人定律,领导把80%精力放在工作的要务上。) 一要吃透上情,掌握下情;二要爱学习,勤思考,有真知灼见;三要熟知特定环境、人物、事件的构成要素和一定时期的工作重心;四要有良好的心理素质和适应能力,审时度势,恰到好处。 3、参谋意识 4、换位意识
换位不是越位,参谋不是参与,助手不是阻手。 5、协调意识
及时汇报,不等,不拖,不靠、更不推诿。协调不是指令也不是决策,而是协商,是以平等态度商量需要解决的问题。
6、应变意识
从容应对。常绷一根弦,随时准备应付突发事件。沉着应付、忙而不乱。有冷静的作风,镇定自若,忙中求快,快而不乱。有应变的措施。 7、效率意识
四、办公室主任应有的修养 1、豁达大度
有容人的雅量和风度。对上受宠不惊,受辱不怒;对下有平和宽厚的胸怀,一视同仁,与人为善。对下属的缺点和失误,不以点盖面,耐心帮助。表里如一,言行一致。