公司档案分类、归档范围、保管期限表 - 图文

文书档案 行政 管理 类 a2 事务 后勤福利 4 5 料、调查材料、审判结果等。 部 短期 长期 10年 10年 10年 10年 10年 2、其他法律事务材料 1、员工生活福利的请示和批复。 2、签订的福利合同或其他合同。 3、公司关于后勤福利、信访等管理方面的规章、制度等文件材料 4、福利费使用的计划、报告、报表等材料 5、公司关于福利费提取的标准与相关文件 6、公司职工住房、卫生防疫等方面的文件 7、办公用房及物业后勤管理的相关合同等材料 8、其他材料 行政管理部 医疗卫生 6 1、上级颁发的公司应贯彻执行的文件 2、职工医疗保险的方针政策 3、各类慢性病病种及名册 4、公司医改政策性文件资料 5、医疗事故、纠纷调查处理决定 6、计划生育工作的计划、报告、总结等材料 10年 管理10年 部 永久 10年 永久 10年 8、其他材料 类目及代码 档案 文书档案 大一级类目 二级类目 文件归档范围 1、公司改革、改制、重组、并购等重大经营决策 2、公司发展规划、经营战略、机构架构等文件 3、公司改制工作中实施的各项方案、请示与批复、总结、报告等 4、公司股东会、监事会、董事会等会议的通知、议案、决议、报告、纪要等材料 5、公司年度经营情况分析会等会议材料 6、公司重要的股东大会文件 类 名称 代码 名称 代码 保管 保存 期限 单位 永久 永久 永久 永久 10年 永久 永久 永久 10年 10年 10年 短期 10年 永久 永久 经营 a 管理 类 a3 经营决策 1 总经办与各总部 7、监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等 8、其他材料 生产经营计划 2 1、公司中、长期生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料 2、生产经营计划任务书 3、各项专业发展的年（季）度计划表 4、生产技术、经济指标完成情况分析 5、各部门的工作计划、总结。 生 产 部 6、其他材料 统计工作 财务 管理 1、统计工作制度、规定、办法、通知 2、公司的生产、技术、经济统计报表 3、公司综合性统计分析工作报告、报表 4、其他统计材料 1、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复 2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等 各 部 门 财 务 部 永久 10年 文书档案 经营 a 管理 类 a3 财务3 管理 3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料 6、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 7、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 8、其他材料 10年 永久 10年 10年 10年 长期 永久 资产管理 4 1、银行借款合同书、借款担保书等。 2、企业兼并、重组等资产运作材料。 3、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复 4、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等 5、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 6、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 7、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料 8、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 9、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 10、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等材料 11、其他资产管理材料。 永久 10年 10年 永久 10年 10年 10年 10年 永久 永久 长期 长期 长期 财 务 部 董事会 5 1、年度股东大会材料，议案、决议、纪要、记录等。 2、年度历次董事会决议及会议记录等。 3、董事会对上级单位重大请示及有关批复。 4、董事会公告、通知、决定。 5、上市公司季报、年报。 6、其他董事会有关材料。 董事办或总经办 长期 长期 监事会 工商管理 6 7 1、监事会决议、报告。 2、监事会会议记录、公告。 6、其他监事会有关材料。 1、历次工商登记变更材料。 2、每个法人单位的工商执照、各类权证、章程、验资报告、审计报告、机构变更等材料。 3、各法人单位历史沿革记录。 4、集团公司及其下属企业与其它单位签订的资产合同、协议。 5、商标材料、商标注册登记证等。 6、其他有关工商管理材料。 永久 永久 永久 永久 永久 行 政 部 保管 保存 期限 单位 长期 长期 短期 长期 永久 永久 类目及代码 档案 文书档案 文一级类目 二级类目 大类 名称 代码 名称 代码 经营 a 管理 类 文件归档范围 1、各类经济责任制方案及考核实施办法材料。 2、签订的经营承包责任书。 3、对控股、参股子公司的管理性文件。 4、企业CI管理材料。 5、其他应企业管理材料。 a3 企业管理 8 各 单 位 采购与财 1、房屋资产的管理材料。 2、固定资产卡片。 书档案 a 经营 管理 类 a3 物资管理 9 3、公司物资分配计划 4、重要物资的采购计划、审批手续、招投标合同、协议等材料 5、办公设备及用品的采购计划、审批手续、招投标、采购、调拨、保险、事故等文件 6、仓库管理规章制度、台帐、统计报表 7、其他物资管理材料 长期 永久 长期 长期 10年 10年 10年 10年 永久 务部 产品销售 10 1、产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录及纪要等 2、产品销售合同、价格、协议等材料 3、市场分析及用户调查材料 4、售后服务材料 5、其他管理材料 销 售 部 合同管理 信用管理 11 12 1、各类业务合同，包括商务合同、合同协议、销售合同、购销合同、外贸合同、及相关资质附件材料等。 2、其他材料。 1、公司认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等 2、公司形象宣传、展览会文件 3、公司获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励 4、其他材料。 永久 10年 永久 各 部 门 管 理 部 行 政 部 管 理 部 永久 永久 永久 永久 长期 短期 短期 知识产权管理 物业管理 13 1、公司企业标识和商标标识等方面的材料 2、公司专利、其他知识产权方面的申报、证明、审批及管理方面的材料 3、其他材料。 14 1、房屋所有权证和财产保险合同。 2、办公用房租用合同。 3、租用房屋面积汇总表及费用分摊表。 4、商房屋物业管理的有关文件。 5、其它材料。 类目及代码 档案 文书档案 大一级类目 二级类目 文件归档范围 1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。 2、各类统计报表。 3、生产调度工作计划、总结、报告 4、生产调度会议纪要 5、生产调度的职责、制度、规程 6、生产活动综合分析材料。 7、其他材料。 类 名称 代码 名称 代码 保管 保存 期限 单位 短期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 长期 a 生产 技术 管理 类 a4 生产管理 1 生 部 部 质量管理 2 1、质量管理工作，质量检测工作形成的材料。 2、ISO9000系列质量认证材料。 3、质量体系认证及质量控制形成的材料。 4、公司质量管理工作计划、措施、总结 5、质量管理制度、办法、规定 行政与品管部 长期 长期 文书档案 文 a 生产 技术 管理 类 a 生产 a4 a4 档案 科技 管理 计量与 标准 安全管理 环境管理 能源管理 6、产品质量检测、化验、试验报告、记录材料 7、产品质量达标、创优证书 8、质量事故分析、处理材料 9、其他材料。 长期 长期 长期 长期 短期 10年 10年 10年 长期 长期 短期 3 1、能源管理的规划、计划、请示、批复 2、节能工作检查、汇报、统计表、表彰材料。 3、能源管理规章制度。 4、能源消耗定额管理材料 5、节能降耗工作方案、措施、总结 各部门 4 1、环境保护工作的规划、制度、总结、环保责任书、统计、表彰、处罚材料。 2、ISO1400系列环境认证材料。 3、三废排放、治理情况、措施及监测数据。 4、环保工作计划、规划、总结 5、环保制度及管理办法 6、环保检测、调查、分析材料 7、环境污染防、治及节能减排措施 8、其他材料。 各部门 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 短期 短期 10年 10年 10年 10年 永久 10年 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 短期 10年 10年 10年 5 1、安全生产的制度、计划、总结、统计报表、安全责任书等材料。 长期 2、ISO18000系列职业健康安全管理认证材料。 3、公司安全工作管理规定、技术安全规范、总结、会议记录等材料 4、工伤事故报告、调查分析及处理材料 5、公司安全生产检查通知、简报、情况说明、整改措施等材料 6、公司职工安全教育活动的材料 7、公司消防安全、交通安全管理等方面的文件材料 8、其他材料。 各部门 6 1、计量工作计划、总结 2、计量工作管理规定 3、计量设备、仪器等相关资料及检测、检查记录 4、公司标准化管理制度、规划、办法、规定 5、生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准 6、标准化管理工作计划、总结 7、其他计量与标准材料 各部门 7 1、科技发展规划、计划及管理规定等 2、新产品开发、科技成果管理、技术引进 3、技术革新、引进新技术、技术改造等材料 4、学术论文、专题报告 5、技术革新评奖材料。 6、专利工作文件。 7、企业现代化和信息化建设、规划、计划、总结。 8、档案、图书、情报工作有关材料。 9、其他材料。 1、公司档案工作计划、总结 2、档案工作规划及规定等材料 3、公司档案管理规章制度 研发技术 部 各部门 书档案 技术 管理 类 和信 8 息管 理 4、档案移交清单、销毁清册 5、档案利用成果材料 6、信息化建设发展规划 7、信息化管理的规章制度 8、信息化工作计划、总结 9、其他档案与信息材料 永久 10年 10年 10年 10年 类目及代码 二级类目 一级类目 档大案 类 名称 代码 名称 代码 文件归档范围 一、计划阶段 1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料 2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告 3、技术建议书、协议书、委托书、合同 4、专题分析报告、会议纪要 5、其他材料 二、试制阶段 1、产品试验报告 保管 保存 期限 单位 长期 长期 短期 短期 短期 长期 长期 长期 长期 10年 永久 10年 10年 永久 10年 10年 永久 10年 10年 永久 永久 锚 栓 m 背 栓 b 龙 骨 挂 件 锁 扣 2、试制计划、方案、报告 3、试制工艺的文件和工艺装备文件 4、工艺评审报告 5、试制过程的记录、化验记录及产生的其它文件 6、试制质量分析报告 7、试验计划、方案、规程 8、试验仪器与设备 9、试验原始数据与材料、试验总结报告 10、试验分析报告、试验项目记录 11、试验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录） 12、标准化审查报告 13、鉴定验收书 14、其他材料 三、生产阶段 科技档案 产品 生产 b 类 l g bc 生 产 部 与 相 关 各 部 门 1、产品研制完成报告 2、产品生产许可证、合格证 3、产品生产鉴定书 4、投产报告、批复、通知 5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范 6、公司技术标准 7、生产定型设计结构或配方 8、工艺文件、说明书 9、重大质量事故分析、处理结果 10、各流程操作记录、产品检验报告 永久 永久 永久 10年 10年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 s 14、其他材料 四、评优 1、产品的鉴定、评优文件材料。 2、其他评优材料 五、认证