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关于高速公路档案电子化浅析
作者:陆光梅
来源:《卷宗》2020年第14期
摘 要:立足新时期,高速公路的勘探、设计、建设施工等信息量呈现海量增长趋势,传统纸质档案管理方式凸显滞后性,尤其是面对信息技术的飞速发展,高速公路档案电子化势不可挡,强化档案管理效率与质量的全面提升,发挥档案价值,以期为大众提供更加优质的服务,推动高速公路事业实现稳定与健康发展。 关键词:高速公路;档案;电子化
依托电子化档案管理模式,档案管理现代化水平不断提升,为档案资料的开发与利用创造有利条件。在信息技术的支持下,借助计算机进行档案的收集、整理以及归档,最大限度维护档案的完整性与真实性,大大降低资源使用量,为档案的查询与利用创造便利,提升档案信息共享程度。因此,要正视高速公路电子化的价值,对其发展现状进行全面介绍,构建更加科学高效的发展策略,推动高速公路档案管理向着数字化方向发展。 1 高速公路档案电子化的必然性 1.1 适应新时期高速公路档案管理需求
面对高速公路的快速发展,高速公路行业构建了融多区域与多线路于一体的立体化信息网络,促使档案资料的类型、规模以及载体等发生变化,信息的传递以及存储也不再一成不变。在这种背景之下,高速公路档案管理模式也突破纸质档案的束缚,电子化成为新方式。从根本上讲,这是由新时期高速公路档案管理工作的实际需求决定的。 1.2 满足高速公路建设与监管的要求
在高速公路发展进程中,勘察与设计资料是重要组成,在高速公路建设中十分常见,极具规模性,需要进行有效的保存,为工程建设提供更加可靠的资料,更好服务于高速公路工程建设需求。传统纸质档案无法适应高速公路多线工程建设的需求,需要以电子化为新的管理模式,构建更加完善的信息支撑体系,充分发挥资源价值,增强管理有效性。 2 高速公路档案电子化的优势 2.1 档案管理效率大幅提升
高速公路档案实现电子化后,档案信息的实效性增强,网络性突出,满足信息自动更新,为档案查阅提供便利。另外,依托信息化手段,档案收集、整理等环节投入的时间大大缩短,
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工作效率顯著提升,这一优势明显优于纸质档案管理模式,节省人力、物力等资源的投入,更显档案管理方式转变的必然性,实现自动化管理目标,档案使用率随之提升,档案数据信息共享性获得保障。
2.2 维护高速公路档案的完整性与系统性
在纸质档案模式下,档案的查阅与使用主要借助手工方式实现,档案损坏与丢失现象时有发生,给档案的及时与有效的使用造成阻碍。在实施电子化管理之后,支持信息的在线收集、查阅以及使用,维护资料的完整性与系统性,达到档案资料及时使用的目的。也就是说,电子档案管理使得档案使用突破时空限制,依托电子档案系统,就能够进行信息的处理与使用,更具便捷性与实效性。
2.3 高速公路档案管理服务性更加突出
高速公路档案电子化实施之后,其职能性也发生变化,档案获取更显网络化的特征。也就是说,借助网络化管理模式,高速公路档案管理部门的职能更显服务型的特点,除了做好档案的管理、保存以及整理等工作,还要寻求突破,以档案开发与应用为方向,强化档案服务水平的提升,更显高速公路管理单位内部信息交流中心的功能。 3 高速公路档案电子化发展策略
3.1 积极转变管理思维,提升电子化档案管理重视度
在科技的带动下,现代信息技术应用领域不断扩大,高速公路档案管理也面临新的调整,发展环境不再一成不变,需要构筑全新的标准与要求。基于此,要重视高速公路电子化建设进程,对其给予高度重视,避免高速公路档案管理与时代脱节,影响档案资源的利用。立足新的发展形式,要重视结合自身发展实际,与信息技术优势进行结合,改变传统纸质档案管理模式,增强档案管理灵活性,构建科学高效的电子化档案管理方式。为了更加有效地引入新型管理手段,思想认识是关键,要深刻体会电子化档案管理的价值,积极转变思想观念,保证与时俱进,切实提升档案管理效率与质量,为高速公路建设事业提供更加全面与可靠信息支撑。 3.2 构建完善的档案管理制度,增强高速公路档案管理的规范性与高效性
在高速公路档案电子化管理应用中,完善与优化的档案管理制度是根本,是推广新型档案管理手段的依据。只有保证管理机制的科学性,才能维护档案管理工作的规范性、标准性与有序性,为档案的完整性与安全性提供保障。电子化管理的实施需要贯彻责任机制,保证档案管理的各个环节都责任到人,促使收集、管理、归档以及利用都按部就班地进行,做到责任清晰、落实到位。
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3.3 发挥多载体功能,确保档案保存的安全性与完整性
在高速公路电子档案管理中,保存是关键,需要落实备份制度,实施转机与备份机制,追求多载体保存,依托分布式双机备份方式,避免档案资源出现遗失,防止载体受到破坏,保证档案的完整性。另外,在电子化管理中,合理使用纸质与电子现结合的方式,对档案资料进行针对性标注,确保二者的一致性。这就使得保存中常见的档案丢失、破坏等问题得到解决,有力维护了高速公路电子档案的安全性,为利用创造有利条件。 3.4 选择极具适应性与科学性的电子档案信息管理系统
对于高速公路行业,不同企业的档案电子化管理模式也存在差异。因此,要结合实际情况,积极构建与选择相匹配的电子化管理系统。具体讲,要结合实际需求,综合考虑投入标准,选择操作灵活、性价比较高的档案管理系统,使用先进的管理软件,为数据库的建立服务,以有效减少人员配置,在降低成本的同时,有效提升工作效率;另外,完善的收录检查系统不可或缺,保证人员操作的规范化,确保收集资料的真实性、完整性与安全性;为了实现对高速公路多种类型文件的合理分类,要保证归纳与存储的有序性与科学性,发挥电子管理系统的功能,由专业的信息操作人员对网络权限进行分发,结合部门需求,保证权限的差异性与适当性,维护档案本身的安全性。依托科学有效的管理系统,能够为档案资料查阅与使用提供巨大便利,突破时空束缚,增强资源共享性,必将更好服务于高速公路事业对档案资源的应用。 3.5 重视专业培训与教育,构建高水平的管理队伍
在高速公路档案电子化发展中,管理人员是重要执行者,需要从思想意识到行为上都能够适应新的发展需求。因此,信息化建设背景之下,高速公路档案管理机构要加大对档案人员的培训与教育,促使其能够积极转变管理思维,正视电子化管理的价值,对自身知识结构进行更新,掌握全新的管理技术,学习新型设备,掌握使用方法。与此同时,信息素养的培养也至关重要,学习先进的计算机技术及网络技术,能够将其优势与高速公路档案管理实践相结合,切实提升档案管理人员整体能力与素质。 4 结束语
综上,在高速公路事业快速发展时期,高速公路档案管理也要与时俱进,以信息技术为先导,积极引入电子化档案管理方式。面对电子化的系统性与复杂性,要在全员范围内正确认识电子化的优势与作用,探讨其发展必然性,正视存在的不足,制定科学发展战略,依靠完善的制度以及高素质的人才,提升高速公路档案电子化的规范性与科学性,维护信息安全,更好服务于信息应用,为高速公路事业的稳定发展提供强大的保障。 参考文献
关于高速公路档案电子化浅析
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