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关于高速公路档案电子化浅析
作者：陆光梅
来源：《卷宗》2020年第14期
摘 要：立足新时期，高速公路的勘探、设计、建设施工等信息量呈现海量增长趋势，传统纸质档案管理方式凸显滞后性，尤其是面对信息技术的飞速发展，高速公路档案电子化势不可挡，强化档案管理效率与质量的全面提升，发挥档案价值，以期为大众提供更加优质的服务，推动高速公路事业实现稳定与健康发展。 关键词：高速公路;档案;电子化
依托电子化档案管理模式，档案管理现代化水平不断提升，为档案资料的开发与利用创造有利条件。在信息技术的支持下，借助计算机进行档案的收集、整理以及归档，最大限度维护档案的完整性与真实性，大大降低资源使用量，为档案的查询与利用创造便利，提升档案信息共享程度。因此，要正视高速公路电子化的价值，对其发展现状进行全面介绍，构建更加科学高效的发展策略，推动高速公路档案管理向着数字化方向发展。 1 高速公路档案电子化的必然性 1.1 适应新时期高速公路档案管理需求
面对高速公路的快速发展，高速公路行业构建了融多区域与多线路于一体的立体化信息网络，促使档案资料的类型、规模以及载体等发生变化，信息的传递以及存储也不再一成不变。在这种背景之下，高速公路档案管理模式也突破纸质档案的束缚，电子化成为新方式。从根本上讲，这是由新时期高速公路档案管理工作的实际需求决定的。 1.2 满足高速公路建设与监管的要求
在高速公路发展进程中，勘察与设计资料是重要组成，在高速公路建设中十分常见，极具规模性，需要进行有效的保存，为工程建设提供更加可靠的资料，更好服务于高速公路工程建设需求。传统纸质档案无法适应高速公路多线工程建设的需求，需要以电子化为新的管理模式，构建更加完善的信息支撑体系，充分发挥资源价值，增强管理有效性。 2 高速公路档案电子化的优势 2.1 档案管理效率大幅提升
高速公路档案实现电子化后，档案信息的实效性增强，网络性突出，满足信息自动更新，为档案查阅提供便利。另外，依托信息化手段，档案收集、整理等环节投入的时间大大缩短，
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工作效率顯著提升，这一优势明显优于纸质档案管理模式，节省人力、物力等资源的投入，更显档案管理方式转变的必然性，实现自动化管理目标，档案使用率随之提升，档案数据信息共享性获得保障。
2.2 维护高速公路档案的完整性与系统性
在纸质档案模式下，档案的查阅与使用主要借助手工方式实现，档案损坏与丢失现象时有发生，给档案的及时与有效的使用造成阻碍。在实施电子化管理之后，支持信息的在线收集、查阅以及使用，维护资料的完整性与系统性，达到档案资料及时使用的目的。也就是说，电子档案管理使得档案使用突破时空限制，依托电子档案系统，就能够进行信息的处理与使用，更具便捷性与实效性。
2.3 高速公路档案管理服务性更加突出
高速公路档案电子化实施之后，其职能性也发生变化，档案获取更显网络化的特征。也就是说，借助网络化管理模式，高速公路档案管理部门的职能更显服务型的特点，除了做好档案的管理、保存以及整理等工作，还要寻求突破，以档案开发与应用为方向，强化档案服务水平的提升，更显高速公路管理单位内部信息交流中心的功能。 3 高速公路档案电子化发展策略
3.1 积极转变管理思维，提升电子化档案管理重视度
在科技的带动下，现代信息技术应用领域不断扩大，高速公路档案管理也面临新的调整，发展环境不再一成不变，需要构筑全新的标准与要求。基于此，要重视高速公路电子化建设进程，对其给予高度重视，避免高速公路档案管理与时代脱节，影响档案资源的利用。立足新的发展形式，要重视结合自身发展实际，与信息技术优势进行结合，改变传统纸质档案管理模式，增强档案管理灵活性，构建科学高效的电子化档案管理方式。为了更加有效地引入新型管理手段，思想认识是关键，要深刻体会电子化档案管理的价值，积极转变思想观念，保证与时俱进，切实提升档案管理效率与质量，为高速公路建设事业提供更加全面与可靠信息支撑。 3.2 构建完善的档案管理制度，增强高速公路档案管理的规范性与高效性
在高速公路档案电子化管理应用中，完善与优化的档案管理制度是根本，是推广新型档案管理手段的依据。只有保证管理机制的科学性，才能维护档案管理工作的规范性、标准性与有序性，为档案的完整性与安全性提供保障。电子化管理的实施需要贯彻责任机制，保证档案管理的各个环节都责任到人，促使收集、管理、归档以及利用都按部就班地进行，做到责任清晰、落实到位。
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3.3 发挥多载体功能，确保档案保存的安全性与完整性
在高速公路电子档案管理中，保存是关键，需要落实备份制度，实施转机与备份机制，追求多载体保存，依托分布式双机备份方式，避免档案资源出现遗失，防止载体受到破坏，保证档案的完整性。另外，在电子化管理中，合理使用纸质与电子现结合的方式，对档案资料进行针对性标注，确保二者的一致性。这就使得保存中常见的档案丢失、破坏等问题得到解决，有力维护了高速公路电子档案的安全性，为利用创造有利条件。 3.4 选择极具适应性与科学性的电子档案信息管理系统
对于高速公路行业，不同企业的档案电子化管理模式也存在差异。因此，要结合实际情况，积极构建与选择相匹配的电子化管理系统。具体讲，要结合实际需求，综合考虑投入标准，选择操作灵活、性价比较高的档案管理系统，使用先进的管理软件，为数据库的建立服务，以有效减少人员配置，在降低成本的同时，有效提升工作效率;另外，完善的收录检查系统不可或缺，保证人员操作的规范化，确保收集资料的真实性、完整性与安全性;为了实现对高速公路多种类型文件的合理分类，要保证归纳与存储的有序性与科学性，发挥电子管理系统的功能，由专业的信息操作人员对网络权限进行分发，结合部门需求，保证权限的差异性与适当性，维护档案本身的安全性。依托科学有效的管理系统，能够为档案资料查阅与使用提供巨大便利，突破时空束缚，增强资源共享性，必将更好服务于高速公路事业对档案资源的应用。 3.5 重视专业培训与教育，构建高水平的管理队伍
在高速公路档案电子化发展中，管理人员是重要执行者，需要从思想意识到行为上都能够适应新的发展需求。因此，信息化建设背景之下，高速公路档案管理机构要加大对档案人员的培训与教育，促使其能够积极转变管理思维，正视电子化管理的价值，对自身知识结构进行更新，掌握全新的管理技术，学习新型设备，掌握使用方法。与此同时，信息素养的培养也至关重要，学习先进的计算机技术及网络技术，能够将其优势与高速公路档案管理实践相结合，切实提升档案管理人员整体能力与素质。 4 结束语
综上，在高速公路事业快速发展时期，高速公路档案管理也要与时俱进，以信息技术为先导，积极引入电子化档案管理方式。面对电子化的系统性与复杂性，要在全员范围内正确认识电子化的优势与作用，探讨其发展必然性，正视存在的不足，制定科学发展战略，依靠完善的制度以及高素质的人才，提升高速公路档案电子化的规范性与科学性，维护信息安全，更好服务于信息应用，为高速公路事业的稳定发展提供强大的保障。 参考文献
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