9. 收到资料不全的邮件，例如没有注明部门，或只写上人名及地址等，应向前厅部或人事部查询。
3.1.2 行政办秘书必须把其上司的信件细阅，然后指出重要的部份，节省其上司
的阅读时间。信件中会提及几个有关事项而需要知会不同部门，则可以下列方法处理：
3.1.3 发出的信件
由秘书预备好发出的信件： 1. 交给其上司签署。
2. 检查附件是否已放在一起。(把信件副本留作存档之用) 3. 核对信件与信封所写的收件人是否无误。 4. 摺起文件放入信封内并封口。
5. 由于酒店部门众多，应在信封上当眼位置用铅笔写上部门名称或代号，方便
信差计算各部门邮费及日后退件处理。 6. 集中所有发出的邮件，交由商务中心统一寄出。
3.1.4 中央信箱
1. 设置在各办公室职员容易到达的地方。 2. 信箱尺码宜于可放置标准信件。
3.1.5内部信封 使用内部信封,可节省传送内部文件的成本。
4. 复印文件
4.1 复印
复印操作的要点：
1. 尺码合用的纸张，以免造成不必要的浪费。 2. 各部门自带复印纸张。
3. 正确地摆放正本，使影印之副本（无论文件或图形）合理工整。 4. 按需要可将文件缩印，节省储存空间。
3. 每部门一格，设一格较大的来放置寄出的信件。
7. 计算信件重量，记录邮费。
8. 将一般信件与挂号、特快、航空邮件、包裹等分开，并且填妥所需的表格或
报关表等。
1. 把文件传阅各有关部门
2. 把正本交给须处理信件中重要事情的部门，再由他们负责传给其他。 3. 影印该文件送交各部门
5. 操作完毕，切记带走所有文件，尤其是正本。
6. 勿浪费不合用的副本，这些纸张之背面可作草稿。机密文件，应立刻销毁。
5. 出外公干的安排
5.1 出外公干主要涉及公干人员的交通、住宿的安排。
1. 查询预计出发、回程日期、目的地、公干人员正确姓名。 2. 查询航班时间表及到达时间，以配合预计行程。
3. 把以上资料交给旅行社代办，或直接与铁路局、轮船公司、航空公司联系。
4. 若不能符合预计中的安排，应尽快知会公干人员并落实修改行程与否。 5. 当所有安排确实后，尽快安排付款及取票。 6. 准备明细行程表给公干人员备用。
5.2. 住宿安排
在订房之前，应考虑酒店地点是否接近探访的机构,交通方便,价格适中。 酒店订房应提供的事项： 1. 入住公干人员的姓名 2. 入住及离店日期
3. 入住人数及房间数量（基本为双人标准客房） 4. 到达及离开时使用的交通工具及详细资料 5．若正值旅游旺季，应在订房时确保房间的预定。
6. 说明公司名称、地址、电话、传真等，以便酒店参考及方便进一步联络。
5.3. 行程表
行程表是预先对公干期间的安排及把需确认的事项列明，使
其上司能利用有限的时间作出最大的利益。当编制行程表时请注意以下各点：
5.4. 计划海外公干
搜集目的地一般资料，例如面积、人口、主要城市、气候、服饰、工作
1. 行程表应方便随身携带及翻阅。
2. 大城市通常有多个火车站（机场或码头），尽可能安排在同一地方进出境。 3. 留意交通工具的时间表，随时更新资料。
4. 留意各地时差，正确说明离境及到达目的地的当地时间。 5. 在公干期间，应花最短的时间在交通上。
时间等。入境方面则查询有关护照、入境签证、防疫注射、通用货币、生活习惯等；酒店及餐厅；邮务、电话及电讯设施；经济发展、进出口贸易条例、政府及工商机构、商务法则等。
1.公干费用：按已批准预算案向财务部申请公干费用，兑换目的地流通货币。
2．其它事项：
－确认交通、酒店订房、被访者的约会详情
－制作行程表，内容包括酒店、约会、会议日期、时间、地点、联络电话等。 －若其上司出外公干，出发前须集中一切行程中所需要的文件、文具交付。
6. 办公室文仪器材
6.1.计算机
操作计算机须先练习指法。 1. 保持机器清洁，用干抹布擦试。 2. 清洁鼠标内壁。
3.将计算机移走时应先关掉电源，并以机背为重心。 4.切勿把计算机放近热源。
5.切勿把计算机放进通道，容易被人碰倒。
6.计算机操作有偏差，可尝试找出根源，作适当调正。若修正无效或理由不明，应停止使用及通知维修人员。
6.2.碎纸机
旧档案或机密文件初稿不适合留存在办公室内，应利用碎纸机第一时间把它们毁灭，将纸张放在机内切成条状或碎屑。
6.3.订装机
为配合大型工商机构的需要，例如内部预算、计划书，可能有数十页纸之多，小型订装机便甚为全用。由于订装机款式形形种种，操作按个别种类而定。
7. 辅助记忆材料
7.1.日志
使用日志要点：
1.不确定之项目可用铅笔记下，方便更改。待确定后可用原子笔、墨水笔记下。 2.在有关日期之栏内记下时间，会面者之姓名（及公司名）、地点及话题。 3.遇上西式社交场合，应记下酒会时间及有关衣着服饰提示之类。 4.每天约会须按时间先后（分上、下午）记下。
5.一天工作开始，应先看日志，预备其上司的约会、备好会议所需要的文件。 6.一天工作完毕，确定日志上每一事项都已办理，没有遗漏。
为求部门运作过程中所有工作、资料不致遗漏，文职人员必须采取下列辅助工具作记录及跟催。
－预备当地的地图或交通图
从日志谈到安排约会应注意的事项： 1.记着其上司日常的工作，避免与会面重叠。 2.当其上司须外出会客，预留一些花在交通上的时间。
3.若来访者约会在其上司参加会议之后，应先向前者解释有可能延迟散会。除非其上司事先声明或来访者乃非常重要人物，否则不可骚扰会议的进行。
4.约会通常以电话联络，挂线后应补发信确认谈话内容，将信件副本存档，还须记录在其上司的日志内。
5.记下来访者的姓名、职衍、公司名称、地址、电话，若更改约会可与他（她）联系。
6.遇上社交场合须携伴出席，确定其上司的伴侣（女伴）是否有空才作回复。
7.2.约会卡
其上司可能一整天在外会面及拜访，不方便携带日志，这时便可替他预备一张约会卡。把当天约会卡连同有关文件放在他的桌上。
7.3.任务表
综合所有工作的清单，内容包括：记录日期、任务内容、预计完成日期、实际完成日期等各项。
7.4.年志
一页年志提供年、月、日、星期，方便记下每天大计。便于全
年事项一目了然，易于系统筹备。
8. 会议
8.1.议程
议程是有次序地列出会议中所要进行的项目。此外还有会议日期、星期、时间、地点。议程在会议前七至十四天发给出席者，令他们早作准备。每次会议日期在每一年度开始便已决定，并在上一次会议终结时重申。
会议是一个机构内不可缺乏的沟通方式。
议程由行政办经理制作，内容除了包括上次会议仍未解决之项
目外，行政办经理应咨询其上司其他新的事项。
会议主席议程
会议主席议程有别于一般议程，它包括会议中需要的额外资料，与及在议程中右方腾出空白部份，方便主席记下重点。
8.2.在会议前后总办主任的工作： 会议以前
1.咨询会议主席，预备议程并分发各与会者。 2.预备会议主席议程
3.预留会议场地（会议室、会客室或其他指定地点）
4.与会者若有任何动议或对议程中项目有重点意见，但因任何理由不能出席，应预早以书面列明有关事项，让行政办秘书转交会议主席在会上提出。 5.集中各项用品：
8.4会议记录
会议记录必须小心保存，每一项议决都是日后执行及参考的依据。它是一项永久的记录，亦有其法律效力。
8.3.会议结束
1. 确保所有文件已带回办公室。 2. 草拟会议记录待会议主席批阅。 3. 将批阅后的记录整理，并分发各出席者。 4. 预备议决后的跟催文件。
5. 把第4项及会议中使用的文件存档。 6. 把下次会议日期记在日志中。
开会当天
1. 提早到达会场，带备文具、文件、出勤记录等。 2. 若有需要，在会场通道放置指示牌。 3. 安排座位，放上名牌。 4. 派发纸张。
5. 安排开水及水杯、烟灰碟放在方便地方。 6. 检查出勤记录，确定所有出席者都已签署。 7. 读出上一次会议记录、缺席者通知书及其他信件。 8. 提供讨论事项的文件。
9. 详细记录会议过程内容、动议者、和议者及投票结果。
1.文具、纸张 2.议程副本 3.上次会议记录 4.有关议题的文件、档案 5.出勤记录 6.名牌
会议记录包括跟催上次会议内容、是次会议事项、下次会议的日期、时间及休会时间各项。
酒店行政规章制度及操作手册
