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公司会议管理制度
（ISO9001-2015）
1.0目的
为了提高沟通的效率，科学合理的安排会议，使会议能在有限的时间内达到目的，避免会议本身导致资源的浪费。 2.0适用范围
本实施细则适用于公司会议的管理。 3.0定义：
3.1大型综合会议：集团各子公司、相关部门参加的会议，由集团公司领导发言指示、安排部署工作，主持召开的重要会议。 3.2小型会议：公司内部人员参加的会议。
3.3专题会议：部门根据实际工作有关需要，召集的会议。
3.4例会：具有固定周期（如每天、每周、每月、每年）内固定频次的会议，其参加对象和会议的主要议程、内容也基本保持不变的会议，如晨会、质量例会、安全例会、TPS例会等。
3.5视频会议：因需参加会议的人员不能聚集到现场开会，使用视频作为通讯工具，召开的会议。 4.0职责
4.1会议组织者：预定会议室，准备好会议召开所需视讯设备；通知与会人员会议召开的时间、地点、议题、与会应携带的资料和会前准备事项；预备会议所需各项资料；列出会议上需要讨论研究解决的问题；布置会议的记录人员；
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会议结束后发布会议纪要。
4.2与会人员：遵守会议纪律，完成会议议程和要求。
4.3总经办：负责非常规性会议的短信群发通知提醒、会议室协调、登记、及会议纪律的考核，收集归档除部门内部会议外的其他会议的会议纪要。 4.4品保部：负责公司级别质量工作例会的召开。 4.5企管部：负责公司安全例会和TPS例会的召开。 4.6项目管理部：负责公司项目例会的召开。 5.0工作程序 5.1会议纪律
5.1.1各部门要组织会议，会议召开部门以邮件形式发会议通知（紧急会议需加电话通知），会议通知（常规性例会以外）除发到会议相关人员外，还必须抄送总经办前台文员，总经办前台文员会根据会议通知，对所有与会人员作短信群发通知和提醒。如果会议时间地点有冲突，由总经办协调并重新指定会议时间、地点。
5.1.2会议前，与会人员应事先了解会议的议程及需要讨论的事项，准备好相关资料，供会议发言或讨论。
5.1.3所有与会人员应按时参加会议，如遇特殊情况不能参加会议，需提前通知会议召集方，得到召集部门同意后安排其他人员参加。
5.1.4会议期间手机应设置为静音状态，原则上不得接听或拨打电话，如遇紧急电话需离开会场后接听或拨打。
5.1.5召集部门应准备《会议签到表》，并向总经办IT组借录音笔，形成会议录音纪要，同时召集部门需要起草《会议纪要》，并发放。对于有决定形成的会
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议，会议纪要应由相关领导审核，定稿后以邮件形式发至所有与会部门领导、与会人员、及相关部门，审核的纸质文档存会议组织部门备查，电子档发给总经办进行存档。
5.1.6 会议纪要的编码规则如下2019-□-□□-□□□
三位流水号 月份 部门代码
例如2019年7月份由总经办召集的第一次会议，编号为2019-ZJB-07-001，具体部门代码与《文件和资料控制程序》8.2保持一致
5.1.7对于会议形成的决议，负责单位应及时落实执行，主办方及时跟踪处理、及时反馈。执行结果作为下次会议的议题进行检查讨论。 5.1.8小型会议的召开时间原则上控制在90分钟以内。 5.2大型综合会议
5.2.1公司领导下达召开会议的指示，确定会议主题、与会对象范围。 5.2.2新誉集团办全面负责会议的组织安排工作。包括收集议题、安排场所、确定议程、会议通知、签到、记录、服务。 5.2.3会议议程需经集团公司领导批准。
5.2.4议程中涉及的相关人员，应根据要求积极准备，保证会议质量。 5.2.5与会人员应严格遵守会议纪律，有异常情况及时与会议主办部门进行沟通。
5.2.6新誉集团办全程跟踪会议，为企业宣传提供素材。 5.3例会
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5.3.1质量工作例会
5.3.1.1品质保证部为加强质量管理和质量控制，通过定期会议的进行质量信息沟通和跟踪质量问题。
5.3.1.2项目管理部把客户反馈的质量信息统计、汇总、分析，形成质量分析报告，反馈给品保部。
5.3.1.3质量工作例会的参加人员为企管部、项目管理部、技术中心、工程技术部、采购部、制造部、物流部等各部门经理、主管、车间主任、邀请公司总经理、总工程师参加。每月15日（节假日顺延），在公司第三会议室召开。品保部需在会议召开前一天给各与会部门及人员提供质量工作例会资料并发出会议通知。
5.3.1.4例会上，品保部进行上月质量业绩通报。各部门、车间就质量业绩报表中的异常问题进行原因分析、纠正预防措施落实情况的汇报。
5.3.1.5各部门、车间提出在质量工作方面需公司领导协调解决的主要问题，公司高层、相关部门负责协调解决，总条数应不超过3条，以避免时间过长。 5.3.2安全例会
5.3.2.1安委会及其常设机构企管部通过定期会议的形式，加强各部门之间安全生产工作的沟通，及时了解公司安全状态，推进安全管理。
5.3.2.2安全例会原则上为每月第二周的周三召开，地点在第三会议室，如遇特殊情况有临时变更时由企管部安全员负责通知。
5.3.2.3安全例会的参加人员为安委会主任及全体成员、制造部经理、物流部经理、各车间主任、项目管理部经理、品质保证部经理、采购部经理等部门负责人，并根据工作需要邀请相关领导参加。
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5.3.2.4会议由安委会主任主持，宣读会议主要内容，传达上级部门有关文件和会议精神，针对生产状况，学习有关安全规程和安全技术；企管部总结汇报当月安全工作情况，布置下月安全计划和工作重点；各部门交流安全管理方面经验及问题，提出需要安委会协调解决的事项，做好会议记录，追踪执行情况。 5.3.3总经理办公例会
5.3.3.1公司领导为加强各分管条线之间信息沟通，及时协调解决经营管理工作中的重大问题，落实追踪各项工作计划，提高公司整体工作效率与管理水平，召开总经理办公例会。
5.3.3.2例会原则上确定为每周一下午15:00，地点在第三会议室，会议时间一般控制在90分钟以内，会议的召集由总经办负责。例会议题的收集截止时间为每星期六下班前，发布时间为每星期一上午，例会纪要批准下发时间在会议第二天下班前，遇特殊情况由总经办通知调整时间。
5.3.3.3会议一般由总经理主持，总经理外出时，由副总裁主持，或指定专人主持。
5.3.3.4会议的参加对象为公司所有高层领导、总经办主任、企管部经理、财务部经理、项目管理部经理、制造部经理、动能保障部经理、品保部经理、工程技术部经理、物流部经理，其他部门视讨论议题的需要，由总经办通知其参加。
5.3.3.5会议内容一般包括：上期会议布置的工作计划、任务和进展情况检查，本期会议议题的发布讨论，重要商业计划、业务计划讨论，其他重要事项如管理评审、机构变更、职责调整等事项。
5.3.3.6各部门与会人员应在每周六中午前完成以下内容的准备，形成书面资
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公司会议管理制度（含表格）
