机关公文写作基础知识
公文，全称是公务文书，一般是指在管理国家治理社会的实践活动中用来办理公务、有法定效力和规范格式的应用文。关于公文的处理，中共中央办公厅和国务院分别于1997年和2000年印发了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对本序列的机关公文的种类、格式、行文规则、发、收文办理、归档与保密等进行了规范。目前，不少谈公文写作的书籍大多都以上述两份文件作为依据和蓝本。本文关于机关公文写作的有关知识也以此作为基本依据。
一、公文的种类
所谓公文种类，是指公文的制发机关根据公文的内容、性质、和所承担的任务而确定的行文形式和名称。
（一）从内容性质及其作用看，公文大致可分为三类：
1、专用公文。它是一定的工作部门在一定的业务范围内，根据公务特殊专门使用的公文。如外交部门使用的文书、照会、备忘录、护照、条约等；司法部门使用的起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门用的经济合同、经济分析报告、商品广告等。
2、技术公文。它在教学、科研、生产、基建等领域，根据公务办理的需要使用的公文，如说明书、图纸、图表等。
3、通用公文。它是机关、单位根据公务活动的需要使用的公文。如计划、总结、大事记、办法、规定、条例等。2000年8月24日由国家院发布的《国家机关公文处理办法》列举了13种，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。而经中共中央批准、中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。
（二）按行文方向分，公文也大致分作三类：
1、下行文。即上级机关单位向下级机关单位的行文。如命令（令）、议案、决定、通知、批复等。
2、平行文。即平级机关单位、不相隶属的机关单位之间互相行文。如函。 3、上行文。即下级机关单位向上级机关单位的行文。如报告、请示、议案。 公文最讲究的是“对号入座”，即根据发文目的和内容该用哪一种文种行文，就用哪一种文种行文，不能用错。比如说，向上行文，该用请示的，用了报告，发文目的就可能达不到。因为你的行文目的是请求上级批准或指示，而报告则是用来“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的文种，不允许“夹带请示事项”。而上级机关对下级机关的报告不作批复。又如，平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，如果用了通知或者批复，对方就可以认为你是在摆架子、不尊重
别人，从而影响公务办理。选准文种，也是公文规范化的一个重要内容。因此，行文时，应从行文目的、内容和机关单位的“职权范围”以及“隶属关系”等方面去考虑，选择一个恰当的文种，不能错用文种。错用文种，往往会影响公务办理。
二、公文的格式
公文格式，指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸、装订与公文文面结构。公文具有规范的格式是其一大特点。
公文格式，看起来属于形式问题，其实，除了书写用纸、装订等项目外，其他的项目，都和公文的内容密切相关。如公文的标题、主送机关、附件、附注、用印等，本身就是公文内容不可分割的有机组成部分。因此，在撰写公文的过程中，除了要考虑它们安放在哪里、如何安放外，对它们的内容更要字斟句酌，这样才能实现公文格式的规范化、科学化。
（一）公文的构成
《国家机关公文处理办法》第三章，对公文格式的各个方面做出了明确而具体的规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”
这里明确了机关公文有18个组成部分。 （二）公文的格式
完整的公文格式，是由文头、主文、文尾三大部分组成。上述的18个部分，分别安排在相应的部分里。各个部分、各个项目，都要围绕着主文部分的正文，从不同的方面、不同的角度，反映、传达发文机关的撰写意图，组成一个形式与内容相结合的有机系统，为公文在传递过程中能得到正确的处理，发挥各自应有的作用。
1、公文格式简表
份号 | 份号：000019 文 秘密等级 | 机密☆10年 头 紧急程度 | 特急
部 发文机关标识| 广州市人民政府文件 分 发文字号 | 穗府[2005]17号 签发人 | 张三
|--------------------------------- 标题 | 关于开展元旦春节
| 慰问活动的通知
主 主送机关 |各区、县人民政府，市直各单位：
| x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x
文 正文 |x x x x x x x x x x x x x x x x x x |x x x x x x x x x x x
|x x x x x
部 附件说明 | 附件：1、x x x x x x x x
| 2、x x x x x
分 印章 | （印）
成文日期 | 二○○五年十二月九日 附注 |附注：1、x x x x x x 文 | 2、x x x x x
主题词 |主题词：x x x x x x x x x 尾 抄送机关 |抄 送：x x x x x x
|------------------------------------------------------
部 印发机关和 |广州市人民政府办公厅 二○○五年十二月十日
印发日期 |------------------------------------------------------ 分 印刷份数 | （共印xxx份）
我司发文格式如下：
文号5号加粗宋体
标题字三号加粗宋体
主送单位：
1、各基层单位发给公司的各类行文必须以管理处名义发放，各部门不得越级发文；
2、所有发文必须统一使用有公司名称、标志的文头纸张；
3、各类行文使用的字体均设置为宋体（特殊情况除外）、文号字号为五号加粗，标题使用字号为三号加粗，正文使用字号为四号，行距、间距均设为标准值(上、下、左、右页边距各2.5厘米)；段落首行请选用“首行缩进”格式。
4、正文右下方需注明落款、成文日期，并加盖管理处公章； 5、文底必须注明主报、成文格式、日期及共印份数。 （空一行）
附件：1、XXXX
2、XXXX
发文单位 二○○X年X月X日
抄送： 发文单位 二○○X年X月X日印
（印发日期正下方）共印 份
右空两格 2、具体要求 （1）文头部分
文头又称版头。由发文机关标识、发文字号、签发人、份号、秘密等级、紧急程度等项目组成。这一部分，占文件首页的三分之一篇幅，由一条间隔横线将文头与主体部分分隔开。如果是常用的各级机关的文件，则在这条横线中间印上一颗红色的五角星，以示同行政机关的文件的区别。
①发文机关标识
发文机关标识是指发文机关的固定称呼。由发文机关称谓加“文件”二字组成。如“中共中央文件”、“国务院文件”“广东省人民政府文件”、“广州市人民政府文件”等。它处于文头部分的中心位置，多用红色宋体大号字印刷，目的是要让人一看就明了发文机关。
发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党中央委员会”，可简称为“中共中央”，“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。如果是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。
②发文字号
发文字号简称文号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代定、年份、序号三部分组成。如“中发[2005]30号”，表示中共中央在2005年度内发的第30号文。“穗府[2005]4号”，表示广州市人民政府在2005年发的第4号文。“中办发[2005]17号”，表示中共中央办公厅在2005年发的第17号文。“粤府办[2005]14号”表示广东省人民政府办公厅在2005年发的第14号文。
发文字号的主要作用有三：一是便于登记，发文机关和收文机关，发文和收文一般都登记发文字号；二是便于分类、归档，或是按发文机关或是按发文年份分类和归档，都要使用发文字号；三是便于查找、引用，一篇公文，标题可以有相同的，但发文字号绝对没有相同的，因此，只要你知道了“发文字号”，就很容易在档案室找到你所需要的公文。而对于一些标题较长的公文，如要引用，则引有用其发文字号比引用标题要准确、简便得多。
发文字号的位置，在发文机关标识的正下方，字体一般同正文。
发文字号中的机关代字，要由一定范围内领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编编定，以免重复、混乱。机关代字的字数一般不超过3个，编好后要保持稳定。
发文机关的年份，要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2005”简化成“05”；年份要用方括号“[]”括住，不要用半圆括号“（）”。
联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。 ③份号
份号，又称编号、流水号，是指一份具体文件在该文总印发数中的实际序号。如份
机关公文写作基础知识
