出差管理制度(附出差标准)
总 则
第一条 为统一、规范公司员工出差管理事项,特制定本管理制度。
第二条 本制度适用于总经办各分、子公司、办事处因公出差的各级员工,出差涉及事项均须按本制度规定执行。
第三条 本制度涉及审批的事项中,主管领导因故无法实施的,可指定代理人或指定授权人代理实施,未经明确权限的人员代理无效。
出差管理细则
第四条 出差类型
(一)近距离出差。即为当日出差可往返者。
1、近距离出差之乘车费用,凭乘车证明可予以实际报销。
2、近距离出差人员不得在外住宿,但因实际需要住宿的,事先按程序向主管部门及主管领导审核批准后按远途出差办理,如是临时情况需住宿的,则需要电话申请、批准。
3、近距离出差一般情况下公司不派公务车,且不得乘坐出租车,特殊情况下需要派公务车或乘坐出租车的,事前须填写{派车单}由主管领导及主管部门审核批准方可予以报销。
(二)远途出差。即出差必须在外住宿者。 1、远途出差之交通费凭票实际报销。
2、远途出差在其区域内有公共汽车或火车的,须乘坐公共汽车或火车,因时间紧急或其他特殊原因可乘出租车或动车或飞机(但须事前申请批准方可)。
1)副总经理以上人员出差可乘坐飞机(经济仓);依程序办理好出差申请后,凭审核通过后的《出差申请单》,由行政主任统一订购机票。
2)部门经理及以下人员出差,乘坐公共汽车或火车,乘坐火车以硬卧为准,若自己需要乘坐软卧的,按硬卧报销,超出部分自己支付;特别情况下需要乘坐飞机的,必须经总经理审核同意后,将书面批准材料报行政办统一订购机票。
3、自备车辆出差者,公司可补贴适当的油费,但不报销交通补贴费。
4、出差人员之交通工具,除可利用公司或本人车辆外,以乘坐公共汽车、火车为原则。但因特急事宜,经公司总经理审核批准后方可改乘飞机。
第五条 出差签核程序 (一)个人申请出差
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1、出差人员须提前2~5日提出书面出差申请,做好书面出差计划,填写《出差申请表》。并按以下程序进行审批。
2、公司部门经理以上人员(含副总经理)出差,或分店、办事处经理须出差2天以上,须报公司总经办审批方可(分店、办事处经理可通过电子邮件方式申请审核)。
3、部门主管及以下人员出差,由部门经理根据实际需要安排,报总经办审核,总经理最后签批;分、子公司部门经理出差,由分店、办事处经理批准。
(二)公司指派出差。
1、即由公司领导根据工作需要指派出差的。
2、指派出差的,受派人填写书面《出差申请表》,指派人及相关领导审批后方可。 (三)其他规定
1、员工出差时限由有权限审批的领导审批通过后,方可办理出差。
2、因公务紧急,未能按公司规定办理出差手续的,出差前可由通讯方式电话请示批准,并委托部门员工或同事予以代办出差手续,出差结束后补签字。
3、出差员工(总公司总经理以上人员除外)在出差前须到管理部办理出差登记,并将通过审核的出差申请报管理部备案。
4、出差期间,因工作实际需要延长出差时间的,须报请主管领导批准后方可,并将批准结果报行政办备案。 5、因病或意外事件需要延长出差时间的,回公司后提供相关的有效证明,经调查核实后,补办相关请假事宜手续。
6、出差人员到达出差目的地后,须第一时间用当地座机电话向行政办报道,如不执行的,不予报销。
第六条 出差费用标准及相关规定 1、出差费用标准
出差报销标准(住宿)
北京、上海、深圳广州每天费用标准 省级城市 每天费用标准 住宿 地区级城市 每天费用标准 住宿 县级城市 住宿 备注 类 别 住宿 1、公司特别安董事长 不限 2
总经理 总监/副总监 大区经理、 办事处主管 部门经理/主任 主管及一般员工 不限 320元 280元 250元 280元 220元 200元 250元. 180元 150元 排的活动除外 2、对方招待220元 的,公司不予报销; 3、两名同性别150元 员工到同一地出差的,住宿费只按一人标120元 准报销 90元 180元
150元 120元 出差报销标准(伙食)
北京、上海、深圳广州每天费用标准 省级城市 每天费用标准 伙食 地区级及以下城市每天费用标准 伙食 备注 类 别 伙食 董事长 总经理 总监/副总监 办事处主管 部门经理/主任 主管及一般员工
2、销售部门人员出差,根据公司年度核定的差旅费用,由分管领导进行出差时间及差旅费用的预算计划,报总经理进行审核,审核后分管领导根据计划安排部门员工出差及控制差旅费用。
3、销售主管领导严格审核销售人员的出差时间、出差路线,做好差旅费用控制。
第七条 出差费用预支及报销程序 (一)出差费用预支方式
1、因公出差的员工需要预支出差费用的,凭已核准的《出差申请单》到财务部依财务程序办理出差费用预
支。
2、出差人员亦可自己垫付出差费用,出差结束后凭正规票据进行差旅费用报销。
(二)出差费用报销程序
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出差乘坐火车或公共汽车晚上住宿在车上的,按此标准进行补贴,不计住宿费用。(指火车或汽车到达时间在零晨5:00以后到达出差目的地) 不限 不限 120元 90元 80元 70元 100元 70元 60元 50元 80元 60元 50元 40元 1、报销规定
1)、住宿费用按标准报销,超标部分自付,低标不补。由对方接待或公司安排的餐饮费、住宿费、交通费、交际费公司不予重复报销。
2)、交际费用额度事先经总经理审核批准,后经总经理核实证明方可。
3)、所有报销项目均需凭发票或正规票据报销、如若确实无法取得正规收据(例如坐机车..等等),可由主管判定核可,不得虚报、冒领,上述情形一经查实,除追加报销费用外,另按公司制度进行处罚。
4)、当日出差者不报销住宿费。
5)、出差人员未经核准而擅自延长出差时间的,或擅自更改计划出差路线的,所产生的费用不予报销,同时按旷工论处。
6)、本制度涉及报销的费用,如遇特殊情况超支的,须报总经理审核同意后方可报销。 7)、若出差住宿费无相应凭证,则按实际应报销住宿费用的50%予以报销。 8)、报销发票遗失的,只按核准报销费用的50%进行报销。
9)、出差人员乘坐火车或汽车在早上5:00后到达出差目的地的,不予报销住宿费。 10)、员工出差期间一律不计加班,若遇国家法定假日需要出差的,可进行调休。
2、报销程序
1)员工出差结束后3个工作日内进行差旅费用报销,并提交一份出差总结报告及拜访客户详细名单一份,否则不予报销。
2)从财务部领取《差旅费报销单》后,依财务规定的标准粘贴正式的报销票据,餐费补贴、市内交通费用补贴可不提供正式发票,但需填写付款证明单。
3)填好报销单的所有明细后,依程序进行审核。 A、部门主管领导或分管领导审核; B、管理部审核; C、财务审核; D、总经理审核; 3)财务部门复核程序
A、财务主管按本制度规定,复核单据的规范情况、票据的张贴、金额复核、主管领导审核意见、报销
时间等。
B、经其复核确认无误后,报总经理进行最后审批。 C、对于超标部分,不予报销。
D、对于超过报销时间的,只报销实际费用的50%。 E、出差人员为两人或两人以上差旅费报销、支出说明;
1)出差小组须指定专人负责差旅费用的管理与支出,其他人员要进行签字证明。 2)《费用报销单》中的补贴金额由报销人根据公司的报销标准进行分发。
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3)出差报销的费用中,若遇公司不予报销的部分费用,由出差小组人员进行分摊。
第八条 附则
(一)本制度由公司管理部负责解释。
(二)本制度的拟定、修改由管理负责,报总经理审核批准后颁发。
第九条 附表
出差申请表
出差申请人 预计出差时间 出差日程 安排 部门 姓名 职务 出差目的地 年 月 日 --- 年 月 日,共计 天 出差事由 去:□汽车 □火车 □船泊 □飞机 □自驾车 回:□汽车 □火车 □船泊 □飞机 □自驾车 交通费 住宿费 餐费 业务招待费 总经办确认 财务审核 总经理审批 其他费用 合 计(元) 乘坐交通 费用预算 预借费用 部门经理签字 管理部确认 (备注:省外或者省内出差期间,逢节假日出差人因履行职责需要延长工作时间,均不计加班工资,不计补休。 )
参展人员报销管理补充条例
为进一步规范参展费用管理,提高营销人员工作效率和销售业绩,特制定本出差管理补充条例。 参展费用报销由于参展地区的不同,例如国内或国外参展? 或一级城市、二级城市,随着地区不同,有不同的消费,故而无法采用统一标准,因此对外参展的费用报销,公司采用{专案处理},由带队团长填好{参展计划表}。经公司批准执行。
参展计划表 展会名称 展会地点 带队团长 参展人数及人员名册 另列清单 5
出差管理制度及出差标准
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