××××有限公司企业标准
Q/HL.801.026-2017
物资采购管理办法
1.范围
本办法规定了物资采购过程中的具体要求，确保采购的物资符合产品图样和技术文件的要求。
本办法适用于公司所需的原材料、外购外协件，标准件的采购管理。 2.职责
2.1公司办负责组织对合格供方质量保证能力进行评审，建立评审档案和《合格供名录》。 2.2技质科负责编制采购技术文件，如物资图样、加工要求、质量等级、采购标准和有关的技术规范等；负责外协件产品的供货计划安排，合同的签订和进货、供货情况资料的管理。 2.3营销科负责原材料、外购件、标准件的采购计划的编制、合同签订和所需物资的采购、并负责对合格供方年度评价资料和需要新供方的资料管理。
2.4技质科负责对进货物资的质量检验，供方质量状况资料及年度供货质量记录。 2.5物资仓库负责对采购物资的进货数量的验收和入库管理。 3.工作程序
3.1采购技术文件的编制
3.1.1采购技术文件由技质科负责编制 3.1.2采购技术文件包括：
1）物资类别、名称、型号规格、等级及其它准确标识方法； 2）产品图样、技术标准、检验规范的名称和适用版本； 3）加工要求或技术协议； 3.2供方、外协的识别与管理
3.2.1对供方、外协进行识别，按照不同的供货需求量提出对应的管理要求并组织实施。 3.2.2对供方、外协组织质量保证能力的评审，只有在评审合格的情况下才可进行采购活动，具体见Q/HL.801.025-2017〈供方质保能力评审与管理规定〉 3.3采购计划
采购计划必须在经过与供方或外协方进行沟通达成一致的情况下，并签订合同和质量保证协议后才可编制和发出。
3.3.1营销科根据公司生产计划大纲、销售计划及合理库存量，签订年度采购合同及月采购计划。
3.3.2生产科根据公司生产计划大纲、销售计划及合理库存量，安排外协件的生产任务。 3.4物资的采购
3.4.1办公室按标准要求组织对供方质量的保证能力评审，建立评审记录和〈合格供方名录〉，并将名录及时发到采购和验收部门。 3.4.2营销科、生产科对产品所用物资的采购必须按〈合格供方名录〉中的名单进行定点供应，不得自行选择名录外的厂家采购进货。
3.4.3供货合同应明确品种、规格、质量要求、检验方法、价格、数量、供货方式等，在建立采购关系前，应现其签订质量保证需要协议，要求将各项要求、及重要度、风险等到内容列出，消除一切可能产生的疑惑和不明确点。
3.4.4一般物资的采购合同由营销科、生产科的负责人审批，大宗、重要的物资合同由总经理
审批。
3.5采购物资的验收
3.5.1采购物资的进厂时，库管员应先核对所进材料厂家是否符合〈合格供方名录〉或审批手续要求，如不符合应拒收或向主管负责人反映情况待处理，若符合，则应及时通知检验员验收，检验需按〈检验规范〉的规定进行。
3.5.2检验员在验收进货物资时，应先按有效的〈合格供方名录〉核对厂家，不再名录内的拒绝验收。
3.6采购物资的入库
3.6.1经验收合格的，库房管理工作员进行核对数量后，办理入库手续安排入库。 1）凭〈外购外协件产品质量检查报告〉填写〈来货进库登记表〉 2）将物资堆放至指定区域或货架上，挂上物资标识卡
3）签收、入帐并验证帐物数相吻合是，及时将结果输入库房管理帐内。 3.7采购物资的退货
对检验不合格的物资由技质科及时通知相应供货部门，安排退货或处理。 4评审所涉及的记录
《合格供方名录》 《工矿产品购销合同》
《外购外协件产品质量检查报告》 〈来货进库登记表〉 〈不合格品退货单〉
附加说明：
本标准由公司办提出。 2017年03月28日期第一次制定 本标准由公司办负责解释。
本标准由公司办负责起草。 第二版： A 本标准起草人：江武
007-物资采购管理办法
