消防档案管理制度
档案管理制度 一、目的
为了规范公司档案管理工作保证档案的完整性及保密性理顺工作程序明确工作职责杜绝资料流失特制定本制度 二、档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定认真细致地做好档案保管以及利用工作充分发挥档案资料的作用
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导
三、归档制度
1、凡是反映公司战略发展、企业管理、经营活动等事项具有查考利用价值的文件资料均属归档范围
2、凡属归档范围的文件资料均由公司集中统一管理任何个人不得擅自留存
3、各部门归档的文件资料原则上必须是原件原件用于报批不能归档或相关部门保留的综合部保存复印件
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；
以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查
5、由公司对外签订的经济合同应保留三份原件综合管理部保存一份投资部及风险部各保存一份特殊情况只有一份原件时由综合部保存原件
6、在归档范围内的其他资料由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室部门需要使用的可复印或复制归档范围外的由各部门自行保管
7、所有归档的文件及其他资料都要建立电子档案由各部门制作扫描件并整理归档归档完成后在综合部档案管理人员的监督下统一在档案室进行电子档案备份 四、档案保管制度
1、公司综合部设档案室各部门应根据保存档案数量设置存放档案的箱柜并具备防火、防潮、防虫等安全条件 2、归档资料要进行登记编制归档目录
3、档案管理员要科学地编制分类法根据分类法编制分类目录；根据需要编制专题目录完善检索工具以便于查找
4、档案要分类、分卷装订成册保管要有条理主次分明存放科学 5、库存档案必须档案台账与实物相符电子档案与纸质档案相符 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料了解利用者的需求掌握利用规律
7、严格遵守档案安全保密制度做好档案流失的防护工作
8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作方可办理调动手续
五、档案借阅制度
1、档案属于公司机密未经许可不得外借、外传外单位人员未经公司领导批准不得借阅
2、借阅档案资料须经档案保管部门负责人批准阅档必须在办公室指定的地方不得携带外出需要借出档案的须经档案保管部门负责人批准
3、借阅档案必须履行登记、签收手续
4、借出档案材料的时间不得超过一周必要时可以续借过期由档案管理员催还需要长期借出的须经分管副总经理批准
5、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件归还时保证档案材料完整无损否则追究当事人责任
6、借出档案材料因保管不慎丢失时要及时追查并报告主管部门及时处理
7、重要档案、机密档案不得借阅必须借阅的要经分管副总经理同意必须外借的由总经理审批 六、其他
1、本制度综合部负责修订、完善并解释 2、本制度自公布之日起执行 2xxx年4月20日
消防档案管理制度
