信息环境下院校档案管理的创新与发展
作者：韩晶晶
来源：《办公室业务》 2024年第1期
【摘要】我国大多数高等职业技术学校是由中等职业技术学校升级转化而来，学校档案管理工作是学校管理的一个重要部分，档案管理依然延续传统的管理方式，存在着诸多弊端，在信息化快速发展的今天，传统的管理方式是否需要改变呢？本文通过对当下档案管理的现状与信息化档案管理进行对比分析，详细阐述信息环境下创新院校档案管理的必要性。
【关键词】院校；档案管理；创新
如今一所院校的地位不只是从师资力量、教学水平和基础设施等方面来衡量，院校的软硬件和学生档案的管理也作为一项硬性指标来体现。随着信息技术的发展，无纸化办公已经成为主导，传统的档案管理模式也应该踏着信息化的波浪扬帆远航。因此，档案管理依托新环境下的信息技术提高一个档次是我们今后发展的重要目标，合理地运用新技术创新院校档案管理模式、开发新的档案管理信息资源是社会发展的必由之路。
一、院校档案管理存在的问题
（一）传统的档案管理模式及存在的弊端。《中国青年报》在2014年9月24日曾发表过一篇文章《传统的档案管理方式该改改了》。文中说：“中国青年报社会调查中心对2000多名大学生进行的调查显示，58.8%的受访者表示毕业办理户口、档案、组织关系时遇到麻烦。”从这个社会调查中不难看出，传统的档案管理模式存在诸多弊端。其一，档案都是采用档案袋将每个人每一阶段的情况以纸质的方式记录并封存，自己的档案自己不能随意查看，只有学校或者工作单位在调取档案对个人进行审查的时候才能查阅。并且个人的档案并非由个人填写封存，有许多的重要资料因不能及时的收集整理和归档而丢失，给个人造成很多不必要的麻烦。其二，传统的档案管理模式是以人为主，这个“人”是指管理的人员，因为档案的具体情况本人是无法看到的，只能是采用个人申请查看档案，档案的管理人员帮忙查找的方式，因此真正与档案零距离接触的是档案管理人员，然而，这些管理人员并没有上级监督者，所以以前经常会有档案改动、失真、丢失等现象的发生。
（二）传统的档案管理手段落伍，档案调取困难。传统的档案管理都是纯人工的管理方式，在档案的存档、管理、调取的时候相当麻烦也不安全。当计算机盛行的时候，档案管理工作也曾与时俱进过，将档案的管理工作与计算机挂接，借助计算机将档案进行分类归纳，并且能够使用目录来检索档案并查阅，但是也只是起到了“目录”的作用。尽管有计算机的辅助，但是档案管理也只停步在分类归纳、目录检索的水平，在调取档案的时候仍然是依托档案的管理人员进行查阅，因此档案的管理模式依然是落后的、孤立的。正因为如此，很多学校的学生档案管理工作不到位，档案的原始资料也受到很大的影响。
二、运用信息技术实现档案管理现代化
（一）数字化管理档案的意义。“以铜为镜可以正衣冠，以古为镜可以知兴替，以人为镜可以明得失。”人生是一场直播没有彩排，我们的档案就是我们的铜，是我们的历史，是我们的目标。档案对我们每个人来说都是非常重要的东西，在信息化如此发达的今天，应该运用新兴的科学技术来辅助我们管理好档案。以前我们的档案运用计算机管理是孤立的，而将档案管理数字化、信息化有很多的优点：第一，档案数字化不用担心纸质档案丢失补办等事宜，降低了原始档案数据破坏丢失的可能性。第二，档案数字化查阅、调取方便，大大提高了办事人员的工作效率。第三，档案数字化大大提高了档案的管理水平，从以前的纯人工升级成了信息化，
避免了人工会出现的各种错误，增强了档案管理的安全性。将档案管理数字化、信息化，提高了档案的利用率。例如，在传统的管理模式下，我们如果想调取学籍信息，必须办理各种繁杂的手续后从学校调取，在信息化的管理模式下，将我们的学籍信息全部录入学信网，现在如果想调取学籍信息，个人登录学信网就可以快速查阅学籍信息。
（二）切实提高信息化档案管理的能力。信息化的档案管理给我们提供了诸多便利，但是，要做到纯信息化档案管理还有些问题需要解决。随着各种办公软件的大量使用，无纸化办公已成为一种趋势，目前档案管理正处于纯人工纸质化管理向信息化数字化档案管理的过渡阶段，遇到的最大问题就是建档方式不同，之前的档案是纸质化的，现在的信息资料都是以电子文档的形式进行传阅和保存的；另外，随着高等职业院校的扩招，学生的数量急剧上升，所以目前档案管理人员的工作量非常大，而档案管理的专业人才又少之又少，所以这个过渡阶段还会持续一段时间。对于目前这种情况，学校的教学档案管理也受到影响，因此，压缩非教学的信息资料，整理现有的规章制度，优先处理教学档案是减少资源浪费的必要措施。如今，档案管理也是社会管理的一部分，如果说传统意义上的档案是硬件的话，新形势下的“诚信档案”作为软实力也蔓延开来。“诚信档案”有个人的也有团体的，打造诚信是促进社会发展、构建社会和谐的硬性指标。
总而言之，传统的档案管理模式已经落伍，数字化信息化的档案管理模式是今后档案管理的必由之路。设立档案管理相关专业，培养专业的档案管理人才，提高现有档案管理人员的自身素质和个人能力是各个院校的责任。作为档案管理人员，要不断学习新的知识，提高自己的服务能力。实现档案管理工作的数字化、信息化、现代化是完善社会治理的重要保证。
信息环境下院校档案管理的创新与发展
