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内蒙古自治区电子文件归档与
电子档案管理试行办法
第一章 总则
第一条 为适应内蒙古自治区信息化建设的需要，规范自治区电子文件与电子档案的管理，保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)以及有关政策法规，结合自治区档案工作实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于内蒙古自治区各级国家机关、团体、企事业单位及其他组织从事电子政务与电子商务及其相关公务活动产生的电子文件归档与电子档案管理。
第三条 电子文件，是在电子政务与电子商务活动中产生并依赖各级办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的电子数据。
电子档案，是经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
归档电子文件元数据，是描述电子文件的内容、背景、结构及管理过程的数据。
第四条 电子文件归档与管理工作，应当遵循电子文件保
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真、保密、保存的原则，坚持有价值的电子文件必须归档和归档的电子文件必须规范的原则，确保电子文件安全管理。
第五条 内蒙古自治区档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对本级国家机关、团体、企事业单位及其他组织的电子文件归档及电子档案管理实行监督指导。
第六条 利用计算机网络在线办公的单位，应当在计算机信息管理系统中设置相应的档案管理子系统，对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用。
第二章 电子文件真实性、完整性和有效性保证 第七条 电子文件的真实性、完整性和有效性归档前由电子文件形成部门负责，归档后由档案管理部门负责，并逐级校验。
第八条 电子文件运行系统和档案管理系统均应有与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全技术保障措施。
第九条 为保证电子文件的真实性，文件形成单位应当在计算机中设置安全防护技术措施。
(一)建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制等技术措施，防止非法侵入；
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(二)设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；
(三)对电子文件采用可靠的防错漏和防调换的标记；
(四)对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。 第十条 为保证电子文件的完整性，档案部门应当加强对形成电子文件人员的业务指导，从电子文件形成开始，连续地对电子文件产生、处理、归档等一系列操作过程进行管理登记。
（一） 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）；
（二） 登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）；
（三） 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）；
（四） 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识； （五） 采取相应的技术措施采集电子文件背景信息和元数据。
第十一条 为保证电子文件的有效性，文件形成单位应当建立电子文件有效性管理制度。
(一)根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环
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境、相关的数据及参数等；
(二)对于加密电子文件，应当解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应当将其解密程序同时归档；
(三) 特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。
(四)定期对备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取恢复措施，并根据软硬件升级情况适时对电子文件进行迁移。
第三章 电子文件的归档与整理 第十二条 电子文件的归档 （一） 归档要求
（1）归档电子文件基本数据类型及其存储格式为： 文本文件 （XML TXT PDF RTF） 图像文件 （GIF TIFF JPEG ） 视频文件 （AVI MPEG） 音频文件 （MP3 WAV） 数据库文件 （DBF）
（2）归档的电子文件中应当包括《电子文件元数据表》（见
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附件一）所列项目信息。 （二）归档范围
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行。
（三）保管期限和密级的划分
电子文件保管期限和密级的划分，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与电子文件的保管期限一致。 （四）归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应当与纸质文件同步进行。 （五）归档方式
逻辑归档：将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
物理归档：凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，应当定期拷贝至耐久性好的载体上并向档案部门移交。
第十三条 归档电子文件的档号按《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》（DB32/505-2002）的规定编制。
第十四条 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套
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（整理）内蒙古自治区电子文件归档与电子档案管理试行办法
