3. 秘书做毕接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约
定等事项并向有关主管汇报。
访客接待流程
访客 总台询问
总台应对
出迎进专案室 出迎进接待室 出迎进办公室 电话业务员 电话受访人 电话秘书 推销商 客户 朋友 董事长/GM朋友 文员上茶 责任人：总台、秘书、文员 监督人：各级主管
秘书上茶 十 办公用品
（一）文具
1． 行政部负责办公文具的采购与领用登记
2． 行政部须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材（铁圈、封面纸、封面薄膜）及文件夹的存量，以保证公司业务程序的正常进行 （二）茶、水
1． 行政部负责茶、水等日用品的采购与使用登记
2． 定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公秩序
3． 公司举办培训、讲座等大型活动时，行政部应及时了解情况，备足茶、水、杯用品，以保证活动的正常进行
十一 采购
1. 公司办公日用品和低耗品由行政管理部在为公司节约总成本和控制办公
费用总额度的基础上统一购置。
2. 办公设备维修、邮件投递等业务委托中行政部统一处理。
3. 行政部须对固定供应商建立完整的档案系统，以节约成本之原则，选择、
跟换供应商。
4. 公司各业务部门将需要购置的固定资产以申请单形式上报行政管理部，经
批准后，由行政管理部对采购物资的数量、质量、规格、供应商、价格进行统计、分析、比较，作出清单，递交总经理批示，经批准后由行政管理
部下达采购指令，予以履行同供应商进行市场询价、报价、谈判及草拟合同条款，最后确定采购价格及合同条款，委任采购人员进行其它后续工作。合同文本交行政管理部门备案。
采购作业流程
一般采购 采购申请 GM批示 采购申请单 大宗采购
行政专员
责任人：行政专员
验收付款流程
定货合同 固定供应商/商店 行政专员 询价/比价 GM复议 通报会计 询价/比价单 验收付款流程
采购合同 会计支付定金 到货 行政/财务验收 验收报告 采购申请单 询价/比价单 退货 接收 请款 请款十二 固定资产管理
1. 行政管理部对公司所有固定资产进行登记注册
2. 固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者,由使用部门或管理
部填制“固定资产处分申请单”一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处分原因、处分方式及其他有关资料分别转送财物部填入购买金额、累计折旧、残值后,依核决权限送呈签核。 3. “固定资产申请单”一式二联,经核准后,由使用部门分送如下：第一联送
财务部；第二联送行政管理部。
4. 财务部收到“固定资产处分单”后如处分方式为报废或遗失时，应备有
报废或损失清单及有关机关之核准或证明文件，在据以转帐及更改财产目录。如为出售则暂时存档。
5. 行政管理部收到“固定资产处分单”后，应依核准之方式处理资产，并
将处分日期、处分原因、处分金额（出售时填）填入“财产管理卡”后抽出并“固定资产处分申请单”存档。
6. 固定资产如遭窃盗或破坏者，管理部应提出损失清单及向警察单位报案
办理。
十三 物业
1． 2．
行政管理部负责公司办公室的各项物业管理 负责与物业管理公司协调水、电、信函及安全事宜
公司行政管理完全手册[1]
